Access 2010: Arbeiten in der Tabellen-Datenblattansicht

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Arbeiten in der Tabellen-Datenblattansicht

Datensatz löschen

  1. Navigieren Sie in die Zeile des Datensatzes, den Sie löschen möchten.
  2. Wählen Sie den Menüeintrag BEARBEITEN - DATENSATZ LÖSCHEN (ALT,B,Ö).
  3. Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage des erscheinenden Dialogfeldes mit JA.

Spalte löschen

Innerhalb der Datenblattansicht ist es möglich, direkt eine Spalte der Tabelle und alle Einträge dieser Spalte in allen Datensätzen zu löschen. Dieser Befehl sollte nur mit größter Vorsicht benutzt werden. Vor dem Löschen der Spalte wird zwar ein Dialogfeld mit einer Sicherheitsabfrage eingeblendet, aber dieses wird durch ein unachtsames Drücken von EINGABE automatisch mit JA beantwortet. Es ist anschließend nicht mehr möglich, die Aktion rückgängig zu machen.

  1. Navigieren Sie innerhalb eines beliebigen Datensatzes in die Spalte, die Sie löschen möchten.
  2. Wählen Sie den Menüeintrag BEARBEITEN - SPALTE LÖSCHEN (ALT,B,L).
  3. Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage des erscheinenden Dialogfeldes mit JA.

Datensatz auswählen

Möchten Sie einen Datensatz oder vielleicht sogar alle Datensätze einer Tabelle auf einmal auswählen, etwa um sie über die Zwischenablage in eine andere Tabelle oder in ein anderes Dokument zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor.

  1. Navigieren sie zum gewünschten Datensatz.
  2. Wählen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN - DATENSATZ AUSWÄHLEN (ALT,B,W).

Um alle Datensätze auf einmal auszuwählen, drücken Sie STRG+A oder wählen Sie den Menüeintrag BEARBEITEN - ALLE DATENSÄTZE AUSWÄHLEN (ALT,B,A).

Datensatz sortieren

Die Darstellung jeder Tabelle lässt sich nach einer Spalte sortieren. In der Voreinstelliung wird jede Spalte in aufsteigender Reihenfolge nach dem Inhalt der ersten Spalte sortiert. Möchten Sie eine Sortierung nach einer anderen Spalte oder in einer anderen Reihenfolge, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie in die Spalte, nach der Sie die Tabelle sortieren möchten.
  2. Wählen Sie den Menüeintrag DATENSÄTZE - SORTIEREN (ALT,S,S) und entscheiden Sie sich für eine Sortierreihenfolge. AUFSTEIGEND SORTIEREN (ALT,S,S,U) sortiert von A nach Z, ABSTEIGEND SORTIEREN (ALT,S,S,A) von Z nach A.

Datensatz suchen

Für das Suchen eines Datensatzes stellt Access gleich eine Reihe unterschiedlicher Werkzeuge bereit. Diese unterscheiden sich beträchtlich in ihrer Komplexität und reichen von der einfachen Textsuche, wie man sie auch aus Anwendungen wie Microsoft Word kennt, bis hin zu komplexen Filterfunktionen.

Suchen und Ersetzen

Die einfache Textsuche SUCHEN sucht nach einer beliebigen Zeichenfolge. Die Funktion ERSETZEN im gleichnamigen Reiter erlaubt es zudem, die gefundenen Ergebnisse mit einer frei wählbaren Zeichenkette auszutauschen.

  1. Drücken Sie STRG+F oder wählen Sie den Menüeintrag BEARBEITEN - SUCHEN (ALT,B,S).
  2. Geben Sie im erscheinenden Dialogfeld SUCHEN UND ERSETZEN die Zeichenkette, nach der Sie suchen möchten, in das Eingabefeld (ALT+S) ein.
  3. Mit TAB können Sie weitere Einstellungsmöglichkeiten anspringen, über welche sich die Suche verfeinern lässt.
    • SUCHEN IN (ALT+C) - beschränkt die Suche auf eine bestimmte Spalte der Tabelle oder sucht bei Wahl des Tabellennamens als Suchort gleichermaßen in allen Spalten der Tabelle.
    • VERGLEICHEN (ALT+V) - steuert die Suche der Zeichenfolge innerhalb eines Feldes.
      1. GANZES FELD - Der Suchbegriff muss das ganze Feld einnehmen, in dem gesucht wird.
      2. TEIL DES FELDINHALTES - Der Suchbegriff muss im Feld an einer beliebigen Stelle vorkommen. Eine Suche nach 'BE' könnte BErgzabern, BamBErg, oder BErlin als Ergebnisse liefern.
      3. ANFANG DES FELDINHALTES - Der Suchbegriff muss am Anfang des Feldes stehen. Eine Suche nach 'BE' könnte BErgzabern oder BErlin als Ergebnisse liefern, nicht aber BamBErg.
    • SUCHEN (ALT+U) - entscheidet darüber, in welcher Richtung die Suche stattfinden soll. Ausgangspunkt ist immer der aktuelle Datensatz.
      1. ALLE - durchsucht alle Datensätze
      2. AUFWÄRTS - sucht vom aktuellen Datensatz aus in allen Datensätzen, die über ihm stehen.
      3. ABWÄRTS - sucht vom aktuellen Datensatz aus in allen Datensätzen, die unter ihm stehen.
    • GROSS-/KLEINSCHREIBUNG BEACHTEN (ALT+K)
    • FORMATIERUNG BEACHTEN (ALT+F) - beschränkt die Suche auf Ergebnisse, deren Formatierung (Textauszeichnung etc.) genau mit dem Suchbegriff übereinstimmt.
  4. Starten Sie den Suchvorgang mit EINGABE.

Um das Suchergebnis zu sehen, müssen Sie das Dialogfeld verlassen. Zur weiteren Suche muss es erneut mit STRG-F aufgerufen werden.

Möchten Sie Werte der Tabelle durch eine beliebige Zeichenkette ersetzen, wechseln Sie aus der Suche zum Karteireiter ERSETZEN, oder rufen Sie das Dialogfeld ERSETZEN direkt aus der Tabelle über den Menüeintrag BEARBEITEN - ERSETZEN (ALT,B,E) oder mit der Tastaturkombination STRG+H auf. Das Dialogfeld ERSETZEN ist im Aufbau weitgehend identisch zur Suche. Es enthält zusätzlich das Eingabefeld ERSETZEN DURCH (ALT+D), in welches man die Zeichenkette einträgt, durch welche die Suchergebnisse ersetzt werden sollen.

  • Der Schalter WEITERSUCHEN (ALT+W) sucht lediglich nach einem Eintrag, der dem Suchbegriff entspricht.
  • Der Schalter ERSETZEN (ALT+E) ersetzt den gefundenen Eintrag durch die gewählte Zeichenkette
  • Der Schalter ALLE ERSETZEN (ALT+T) ersetzt ohne weitere Rückfrage alle Einträge, die dem Suchkriterium entsprechen.

Auch die Funktion ERSETZEN muss mit Bedacht eingesetzt werden, da sich der Vorgang nicht rückgängig machen lässt.

Filter

Filter ermöglichen es, Datensätze mit gemeinsamen Eigenschaften aus einer großen Datenmenge herauszusuchen. Dabei kann der Benutzer die Eigenschaften frei wählen. Ein Unternehmen könnte seine Kundendaten zum Beispiel nach den Kriterien "Frau, jünger als 30, älter als 20, Wohnort Mannheim" filtern, um einen Werbe-Serienbrief an diese Zielgruppe zu versenden.

Formularbasierter Filter

Der formularbasierte Filter wird - wie der Name schon vermuten lässt - eher aus einem Formular heraus aufgerufen, lässt sich allerdings auch aus einer Tabelle starten. Die Idee dieses Filters ist es, den Anwender beim Finden seiner Filterkriterien dadurch zu unterstützen, dass er eine Auswahl von Filtermöglichkeiten angezeigt bekommt, aus denen er nur noch wählen muss. Genau diese Möglichkeit der Auswahl funktioniert beim Aufruf des formularbasierten Filters aus einer Tabelle heraus nicht. Stattdessen muss der Anwender seine Filterkriterien von Hand eingeben.

  1. Öffnen Sie die Tabelle, auf welche Sie Filterkriterien anwenden möchten.
  2. Wählen Sie den Menüpunkt DATENSÄTZE - FILTER - FORMULARBASIERTER FILTER (ALT,S,F,F).
  3. Alle Datensätze der Tabelle verschwinden. Die einzige verbleibende Zeile unterhalb der Spaltenüberschriften ist leer. Mit ALT+AB kann man aber in jedem Feld eine Ausklappliste öffnen, welche die Einträge IST NULL und IST NICHT NULL enthält.
    • IST NULL - setzt den Filter, dass dieses Feld im gesuchten Datensatz keinen Wert enthalten darf.
    • IST NICHT NULL - setzt den Filger, dass dieses Feld im gesuchten Datensatz unbedingt einen Wert enthalten muss.
  4. Weitere Filter können nur direkt über Text in die Felder unter den Spalten eingegeben werden, auf die das Filterkriterium angewendet werden soll. Mehr zum Formulieren von Filterausdrücken unter Access: Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke.
  5. Um die gesetzten Filter auf die Daten in der Tabelle anzuwenden, wählt man den Menüpunkt DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN (ALT,S,O).
  6. In der Tabelle werden nur noch diejenigen Datensätze angezeigt, die den Filterkriterien entsprechen.
  7. Von hier aus kann man entweder erneut den formularbasierten Filter über das Menü aufrufen und Veränderungen an den Filterkriterien vorzunehmen, oder man kann über den Menüeintrag DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ENTFERNEN (ALT,S,N) alle Filter löschen und zur normalen und vollständigen Ansicht der Tabelle zurückkehren.
Auswahlbasierter Filter

Der auswahlbasierte Filter ist sehr leicht anzuwenden. Er verwendet den Wert des aktuell ausgewählten Feldes als Filterkriterium.

  1. Öffnen Sie die Tabelle, auf welche Sie Filterkriterien anwenden möchten.
  2. Navigieren Sie in das Feld, welches den Wert enthält, nach dem Sie die Tabelle filtern möchten.
  3. Wählen Sie den Menüpunkt DATENSÄTZE - FILTER - AUSWAHLBASIERTER FILTER (ALT,S,F,W).
  4. In der Tabelle werden nun nur noch diejenigen Datensätze angezeigt, die den Wert des Filterkriteriums in der entsprechenden Spalte enthalten.
  5. Die Funktion des auswahlbasierten Filters lässt sich wiederholt nacheinander anwenden und auch mit dem auswahlausschließenden Filter kombinieren. Dazu navigieren Sie innerhalb der gefilterten Ergebnistabelle zu einem anderen Feld und rufen die gewünschte Funktion über das Menü auf.
  6. Möchten Sie die Filter wieder entfernen, rufen Sie den Menüeintrag DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ENTFERNEN (ALT,S,N) auf und kehren dadurch zur vollständigen Ansicht der Tabelle zurück.
Auswahlausschließender Filter

Der auswahlausschließende Filter funktioniert ähnlich wie der auswahlbasierte Filter. Statt eines Wertes, den jeder Datensatz enthalten MUSS, legen Sie hier fest, welchen Wert ein bestimmtes Feld in keinem Fall enthalten DARF.

  1. Öffnen Sie die Tabelle, auf welche Sie Filterkriterien anwenden möchten.
  2. Navigieren Sie in das Feld, welches den Wert enthält, nach dem Sie die Tabelle filtern möchten.
  3. Wählen Sie den Menüpunkt DATENSÄTZE - FILTER - AUSWAHLAUSSCHLIESSENDER FILTER (ALT,S,F,C).
  4. Die Funktion des auswahlausschließenden Filters lässt sich wiederholt nacheinander anwenden und auch mit dem auswahlbasierten Filter kombinieren. Dazu navigieren Sie innerhalb der gefilterten Ergebnistabelle zu einem anderen Feld und rufen die gewünschte Funktion über das Menü auf.
  5. Möchten Sie die Filter wieder entfernen, rufen Sie den Menüeintrag DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ENTFERNEN (ALT,S,N) auf und kehren dadurch zur vollständigen Ansicht der Tabelle zurück.

Access: Übung Filter

Spezialfilter/-sortierung

Der Spezialfilter ist der mächtigste Filter in Access, seine Bedienung ist allerdings recht komplex. Mit ihm lassen sich alle Filterwünsche erfüllen und die Daten können im gleichen Arbeitsgang auch sortiert werden. Alle durch andere Verfahren gesetzte Filter lassen sich mit Hilfe des Spezialfilters nachbearbeiten und weiter verfeinern.

Der Spezialfilter wird über den Menüeintrag DATENSÄTZE - FILTER - SPEZIALFILTER/-SORTIERUNG (ALT,S,F,S) eingeschaltet. Dabei öffnet sich ein eigenes Filter-Fenster, welches dem Fenster gleicht, über welches Abfragen erstellt werden. Prinzipiell sind die Filterfunktionen von Access nichts anderes als Abfragen innerhalb einer einzigen Tabelle.

Das von links nach rechts langgezogene Fenster besteht aus zwei Bereichen, zwischen denen man mit F6 wechseln kann. Im oberen Teil wird die Tabelle angezeigt, auf welche die Filter angewendet werden sollen. Die Tabelle wird als sogenannte Feldliste angezeigt. Eine Feldliste zeigt die Spaltenüberschriften einer Datentabelle in Listenform, also in vertikaler Ausrichtung, an. Im unteren Teil des Fensters befindet sich der Kriterienbereich. Er besteht aus einer Tabelle. Die Zeilen der Tabelle sind wie folgt beschriftet:

  1. FELD:
  2. SORTIERUNG:
  3. KRITERIEN:
  4. ODER:

Die Spalten haben keine Beschriftung.

Um einen Filter zu erstellen, geht man wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie mit den Pfeiltasten in ein freies Feld in der ersten Zeile der Tabelle. Jaws sagt ein Eingabefeld an.
  2. Mit ALT+AB öffnen Sie die Ausklappliste des Feldes. In ihr befinden sich alle Spaltenüberschriften der Tabelle, in der Sie filtern möchten. Mit AB und AUF navigieren Sie zu der Spaltenüberschrift, in der die zu filternden Daten stehen, drücken ESC und danach AB (!!! nicht EINGABE!!!). Kennen Sie den Namen der Spaltenüberschrift auswendig, können Sie ihn auch ohne die Ausklappliste einfach direkt in das Eingabefeld eingeben. Access unterstützt Sie bei der Eingabe, indem es versucht, anhand der bereits getippten Buchstaben zu erkennen, welche Spaltenüberschrift gewünscht ist und diese automatisch ergänzt. Übernommen wird der Eintrag durch Drücken von AB. (!!! erneut: nicht EINGABE!!!)
  3. Der Cursor sollte nun in der gleichen Spalte eine Zeile tiefer im Feld SORTIERUNG stehen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:
    • Soll keine Sortierung vorgenommen werden, lassen Sie das Feld frei und gehen mit AB in die nächste Zeile.
    • Wünschen Sie eine Sortierung, so legen Sie deren Art durch Öffnen der Ausklappliste mit ALT+AB fest. Zur Wahl stehen AUFSTEIGEND, ABSTEIGEND und KEINE SORTIERUNG. Drücken Sie anschließend ESC und dann AB. Selbstverständlich können Sie die Art der Sortierung auch wieder durch direkte Eingabe in das Eingabefeld durch Ausschreiben des entsprechenden Begriffes festlegen. Access unterstütz sie auch hierbei. Beenden Sie Ihre Eingabe in diesem Fall mit AB.
  4. Der Cursor steht nun im Feld KRITERIEN. Formulieren Sie hier Ihre Filterkriterien mit Hilfe von Operatoren und Platzhaltern (Siehe auch: Access: Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke). Gehen Sie nach Ihrer Eingabe mit AB in die nächste Zeile.
  5. Sie befinden sich im Feld ODER. In diesem Feld können Sie mit Operatoren und Platzhaltern ein zweites Filterkriterium angeben, nach dem innerhalb der gewählten Spaltenüberschrift gesucht werden soll. Diese Funktion wird häufig zum Herausfiltern von Bereichen benötigt, zum Beispiel um Menschen zu finden, die jünger als 30, aber älter als 20 sind. Drücken Sie nun EINGABE und nicht AB. Der Cursor bleibt in der gleichen Zeile, springt aber eine Spalte weiter nach rechts.
  6. Sie haben nun zwei Möglichkeiten:
    • Sie navigieren in der freien Spalte wieder in die erste Zeile, um ein neues Filterkriterium zu definieren und wiederholen diesen Vorgang, bis Sie alle von Ihnen gewünschten Filter eingegeben haben.
    • Sie wenden den Filter auf die Tabelle an, indem Sie den Menüeintrag FILTER - FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN (ALT,R,O) wählen. Sie können nach Betrachten des Filterergebnisses durch erneutes Aufrufen des Spezialfilters jederzeit Korrekturen vornehmen.

Möchten Sie die Filter wieder entfernen, rufen Sie den Menüeintrag DATENSÄTZE - FILTER/SORTIERUNG ENTFERNEN (ALT,S,N) auf und kehren dadurch zur vollständigen Ansicht der Tabelle zurück.


Access: Übung Spezialfilter

Tabelle: Entwurfsansicht

In der Tabellen-Entwurfsansicht von Access wird die Struktur einer Tabelle angelegt und bearbeitet. Die Tabellen-Entwurfsansicht kann auf unterschiedliche Weise aufgerufen werden:

  • aus dem Datenbankfenster:
    • Navigieren Sie auf eine bestehende Tabelle und drücken Sie die APPLIKATIONSTASTE. Wählen Sie ENTWURFSANSICHT (APPLIKATIONSTASTE,W).
    • Rufen Sie die Objektgruppe TABELLEN auf. Gehen Sie anschließend im Inhaltsbereich auf den Eintrag ERSTELLT EINE TABELLE IN DER ENTWURFSANSICHT.
    • Wählen Sie den Menüeintrag EINFÜGEN - TABELLE (ALT,E,T). Im sich öffnenden Dialogfeld wählen Sie ENTWURFSANSICHT und bestätigen mit EINGABE.
  • aus einer geöffneten Tabelle heraus: Wählen Sie den Menüeintrag ANSICHT - ENTWURFSANSICHT (ALT,A,W).

Die Entwurfsansicht besteht aus zwei Fensterbereichen, dem Feldeingabebereich in der oberen Fensterhälfte und dem Feldeigenschaftenbereich mit dem Informationsbereich in der unteren Bildschirmhälfte. Zwischen den beiden Bereichen kann mit der Taste F6 gewechselt werden.