Benutzer:Simone Dewald

Grundlegendes zu PowerPoint / Begriffserklärungen

Bevor beschrieben wird, wie man mit PowerPoint eine neue Präsentation erstellt, sollen vorab zum besseren Verständnis ein paar PowerPoint Begriffe erklärt werden:

Präsentation

Eine Präsentation ist eine Datei, die in PowerPoint erstellt wurde. Sie kann aus beliebig vielen Folien bestehen. Die Folien können Texte, Bilder, Videos, Diagramme oder Tabellen enthalten.

Im engeren Sinn bedeutet der Begriff "Präsentation", dass ein Inhalt einem Publikum möglichst spannend vorgestellt wird. Das gesprochene Wort wird durch Texte, Bilder, Symbole, Graphiken oder Filme ergänzt. Die Vorführung ist abhängig von einer Präsentationsfläche. In der Regel ist die Präsentationsfläche eine Leinwand. Das Bild wird über einen Beamer oder über einen Overheadprojektor übertragen. Als Präsentationsflächen können aber auch Whiteboards, Flipcharts, Pinnwände oder Tafeln dienen.

Folie

Jede neue Seite/ jedes neue Blatt einer Präsentation wird in PowerPoint als Folie bezeichnet.

Eine Folie wird standardmäßig im Querformat erstellt und hat auf dem Bildschirm folgendes Format:
Bildschirmpräsentation (4:3), Breite: 25,40cm, Höhe: 19,05cm. Dieses Format kann aber je nach Ausgabemedium angepasst werden.

Im Ausdruck hat eine Folie die Größe eines DIN-A4-Blattes, das im Querformat mit den Maßen 21cm x 29,7cm erstellt wurde.

Folienlayout

Jede Folie besteht aus einzelnen Bereichen, Platzhalter genannt, die während des Erstellens mit verschiedenen Inhalten gefüllt werden.

Im Folienlayout werden der Typ und die Größe der einzelnen Platzhalter sowie deren Anordnung bestimmt. Die Standardeinstellung für eine neue Folie ist das Layout "Titel und Inhalt". Dieses Layout enthält einen Platzhalter für einen Titel und darunter einen Inhaltsplatzhalter. Will man aber zum Beispiel etwas vergleichen, so braucht man zwei Inhaltsplatzhalter nebeneinander, dies wäre im Layout "Vergleich" vordefiniert.

Es werden vier Platzhalter unterschieden, die in unterschiedlicher Anzahl und Position innerhalb der verschiedenen Layouts zur Verfügung stehen.

1. Titelplatzhalter & Untertitelplatzhalter für Titel
2. Inhaltsplatzhalter bzw. Objektplatzhalter können sowohl mit Text als auch mit Objekten wie Grafiken, ClipArts, Diagrammen, .... gefüllt werden.
3. Textkörperplatzhalter bzw. Textplatzhalter nur für Texte
4. Platzhalter bzw. Bildplatzhalter können nur mit grafischen Objekten gefüllt werden. Es kann kein Text eingetippt werden.

Foliendesign

Im Foliendesign werden das Foliendesign, ein zugehöriges Farbschema und eine Schriftartengruppe für einzelne oder alle Folien festgelegt.

Zusätzlich kann der Folienhintergrund formatiert werden.

Das Foliendesign bestimmt das Aussehen einer Folie. Hier stellt PowerPoint eine Vielzahl von Designs zur Verfügung. Gleichzeitig bestimmt ein Design auch die Anordnung und Größe der einzelnen Platzhalter innerhalb eines Layouts.

Master

Im Master wird die Gestaltung aller Folien, Handzettel und Notizenseiten festgelegt.

Es wird folglich zwischen dem Folienmaster, dem Handzettelmaster und dem Notizenmaster unterschieden.

Im Master werden das Design der Folien, das Aussehen der Schriften, die Aufzählungszeichen, die Anordnung und Größe der Platzhalter, sowie die Anordnung der Fußzeilenfelder bestimmt. Im Folienmaster können sogar neue Folienlayouts erstellt werden.

Entwurfsvorlage

Die Entwurfsvorlage enthält alle Master und das Foliendesign mit Farbschemata, Schriftartengruppe und Hintergrund.

Entwurfsvorlagen haben die Endung .potx (PowerPoint-Vorlage).

Sie können als Vorlage für neu zu erstellende Präsentationen diesen.

Erste Schritte in PowerPoint

PowerPoint Starten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um PowerPoint zu starten.

• PowerPoint ist genauso wie Word über das Startmenü zu finden.
  • Mit STRG+ESC oder WINDOWS/CMD/START das Startmenü öffnen.
  • "PowerPoint" eintippen und mit EINGABE bestätigen
  • Eine Präsentation kann auch über Windows-Explorer geöffnet werden. Eine PowerPoint-Präsentation erkennt man an der Endung .pptx (bei älteren Präsentationen auch .ppt).

Eine bereits bestehende Präsentation öffnen

Um eine bereits bestehende Präsentation zu öffnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Man öffnet die Präsentation vom Arbeitsplatz aus.
• Man öffnet das Dokument von PowerPoint aus über das Register DATEI Menüpunkt ÖFFNEN (kurz: ALT+D,F bzw. STRG+O).
  Hierdurch öffnet sich das Dialogfenster "Öffnen" (siehe Kapitel: Dialogfenster "Öffnen").
• Handelt es sich um eine Datei, die zuletzt verwendet wurde, so kann man diese auch über das Register DATEI Menüpunkt "Zuletzt verwendet" (kurz: ALT+D, F, V) öffnen.

Dialogfenster "Öffnen"

Standardmäßig sucht PowerPoint seine Dateien im Ordner "Eigene Dateien".

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld mit SHIFT+TAB in die Listenansicht (JAWS: Strukturansicht) der Ordner wechseln. Mit den Pfeiltasten kann der gewünschte Ordner ausgewählt werden. Durch Betätigen von EINGABE gelangt man in den ausgewählten UNTERORDNER. Mit RÜCK-Taste kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner. Im neu gewählten Ordner kann die gesuchte Datei mit den Pfeiltasten ausgewählt und mit EINGABE geöffnet werden.

Alternativ kann der Ort und Name der Datei (Pfadname) direkt über das Eingabefeld "Dateiname" eingegeben werden. Dazu gibt man den Pfad wie folgt ein:

E:\Eigene Dateien\Präsentationen\Übungspräsentation

Windows hilft bei der Eingabe des Pfads wie später im Kapitel "Eine Präsentation an einem bestimmten Ort speichern" noch beschrieben wird.

Zuletzt verwendete Präsentation öffnen

Will man eine Präsentation bearbeiten, die man "zuletzt" bearbeitet hat, so kann man dies schnell über das Register DATEI Menüpunkt "Zuletzt verwendet" (kurz: ALT+D, F, V) tun.
Es öffnet sich eine Liste der zuletzt bearbeiteten Präsentationen, die sich mit RECHTS ansteuern lässt. Man kann nun mit AUF/AB die gesuchte Präsentation auswählen und öffnet sie mittels EINGABE. Alternativ kann man 1 für die zuletzt genutzte Präsentation, 2, für die vorletzte Präsentation usw. drücken.

Zwischen mehreren offenen Präsentationen wechseln

Hat man mehrere Präsentationen geöffnet, gibt es mehrere Möglichkeiten zwischen den Präsentationen zu wechseln.

• Man wechselt mit ALT+TAB zwischen den Präsentationen, man wechselt damit aber auch in alle anderen geöffneten Programme.
• Man wechselt die Präsentation über das Register ANSICHT Gruppe FENSTER Menüpunkt "Fenster wechseln" (kurz: ALT+F, E). Es erscheint eine Liste aller geöffneten Präsentationen. Mit AUF/AB sucht man die gewünschte Präsentation und wählt sie mit EINGABE aus.
• Man wechselt mit STRG+F6 ringförmig von Präsentation zu Präsentation.

Das PowerPoint Anwendungsfenster

Nach dem Start von PowerPoint wird das PowerPoint Anwendungsfenster geöffnet. Es enthält die typischen Windows-Standardelemente wie Titelleiste, Symbolleiste und Statusleiste.

Auf dem Bildschirm erscheint für sehende Nutzer ein viergeteilter Bereich. Ein fünfter Bereich kann noch hinzugefügt werden.

Durch mehrmaliges Drücken von F6 können die verschiedenen Fensterbereiche ringförmig angesteuert werden.

FOLIENFENSTER

In der Mitte des Fensters erscheint eine leere Folie, die bearbeitet wird (Titel, Text, Bild).
Dieser als FOLIENFENSTER bezeichnete Bereich wird nach dem Fertigstellen während des Vortrags und der Übertagung auf einen Beamer ausschließlich zu sehen sein.

Register FOLIEN und GLIEDERUNG

Links vom Folienfenster befindet sich ein Ausschnitt mit FOLIEN oder GLIEDERUNG. Standardmäßig befinden sich beim Start des Programms im linken Fenster die FOLIEN. Mit ALT +F, I oder STRG+SHIFT+TAB kann in die Gliederungsansicht und wieder zurück gewechselt werden.
Im Register FOLIEN werden die Folien durchnummeriert und können als Miniaturansicht betrachtet werden.
Im Register GLIEDERUNG werden alle Textinformationen einer Präsentation auf einen Blick angezeigt.
Dieses Register eignet sich für blinde PC-Anwender besonders gut, da alle Textinformationen der Folien in der durchnummerierten Abfolge dargestellt werden.
Die Nummerierung der Folie und die Gesamtzahl der Folien (in der Folienansicht) wird von JAWS angesagt.

MULTIFUNKIONSLEISTE

Oberhalb dieser beiden Fenster befindet sich die Multifunktionsleiste (JAWS: oberes Menüband).
Fast alle Befehle und Funktionen von PowerPoint werden über die Multifunktionsleiste aufgerufen. Die Multifunktionsleiste ist in Register und Gruppen unterteilt. Sie kann mit STRG+F1 ein- und ausgeblendet werden.
Die Steuerung erfolgt am besten mit den bekannten Kurztasten-Kombinationen; für das Register DATEI ALT+D, für START ALT+R usw.
Mit Hilfe von ALT und mehrmals RECHTS bzw. ALT und mehrmals LINKS kann man die Register wie Datei, Start, Einfügen, Entwurf, ... nacheinander anwählen. Durch TAB oder AB springt man in das angewählte Register, in welchem man mit STRG+RECHTS/STRG+LINKS von Gruppe zu Gruppe und mit TAB bzw. SHIFT+TAB von Menüpunkt zu Menüpunkt navigieren kann. Durch AUF gelangt man wieder zurück in die Registerleiste.

NOTIZENFENTER

Unter dem Folienfenster können in einem Notizenfenster ergänzende Notizen, die für den Vortrag wichtig sind, geschrieben werden.
JAWS sagt diesen Bereich an ("Notizenausschnitt"). Auf der Braillezeile blinkt der Cursor im Eingabefeld.

AUSWAHL UND SICHTBARKEIT

Durch Drücken von ALT+F10 kann noch ein fünfter Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit" rechts neben dem FOLIENFENSTER geöffnet bzw. durch ein weiteres ALT+F10 wieder geschlossen werden. Dieser Bereich ist standardmäßig nach dem Öffnen von PowerPoint NICHT geöffnet.
Der Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit" enthält eine Liste aller Objekte und Platzhalter die auf einer Folie vorhanden sind. Über diese Liste

• können Objekte markiert (auch mehrere gleichzeitig) werden, um sie bearbeiten zu können
• kann die Reihenfolge der Objekte verändert werden
• können Objekte ein- und ausgeblendet werdet
• können mehrere Objekte zu einer Gruppe zusammengefasst werden.

Eine Präsentation speichern

Eine Präsentation speichert man über das Register DATEI. Mit AB wählt man den Menüpunkt "Speichern" und bestätigt ihn mit EINGABE (kurz: ALT+D,C).

Alternativ kann man auch mit STRG+S "speichern".

Wurde die Präsentation noch nie gespeichert, öffnet sich das Dialogfeld "Speichern unter" und der Präsentation muss ein Name gegeben werden. Ansonsten wird die Präsentation unter ihrem bisherigen Namen gespeichert und die vorherige Version ist damit überschrieben.

Bei dem Dialogfeld "Speichern unter" (ALT +D, H) kann entschieden werden, wo die Datei abgespeichert werden soll. Es öffnet sich ein Fenster und mit ALT +H, O öffnet sich der Explorer und der Cursor steht dann im kombinierten Eingabefeld "Dateiname". Hier schlägt PowerPoint einen Namen vor, den man mit EINGABE akzeptieren oder übertippen kann. PowerPoint bietet bei diesem Menüpunkt auch die zuletzt verwendeten Speicherorte an, die mit RECHTS und dann AB/AUF angesteuert werden können. Ebenso kann mit 1 der zuletzt verwendete Speicherort angesteuert werden usw.

Schließt oder beendet man PowerPoint ohne alle Aktionen gespeichert zu haben, so fragt das System "Möchten sie die Änderungen in Dateiname speichern?". Beantwortet man diese Frage mit dem "Speichern"-Schalter, so werden auch die letzten Änderungen gespeichert. Man kann aber auch mit TAB "Nicht Speichern" oder "Abbrechen" auswählen, um die noch nicht gespeicherten Änderungen zu verwerfen.

Eine Präsentation an einem bestimmten Ort speichern

Standardmäßig werden die PowerPoint-Dateien in dem Ordner "Eigene Dateien" gespeichert.

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld "Speichern unter" den Punkt "Durchsuchen" wählen und mit TAB (mehrmals drücken) in die Listenansicht (JAWS: Strukturansicht) der Ordner springen. Mit den Pfeiltasten kann man den gewünschten Ordner auswählen. Durch Betätigen von EINGABE gelangt man in den ausgewählten UNTERORDNER. Mit RÜCK-Taste kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner zurück. Im neu gewählten Ordner gelangt man durch TAB in das kombinierte Eingabefeld "Dateiname". Dort wird der Dateiname eingetragen und anschließend mit EINGABE die Speicherung ausgelöst.

Der Pfad der Präsentation kann aber auch direkt im Eingabefeld "Dateiname" eingeben werden. In der EDV Sprache bedeutet Pfadname, dass die Datei mit Ort (Ordner) und Dateiname angesprochen wird, Beispiel für den vollständigen Pfadnamen unserer Datei "Übungspräsentation":

E:\Eigene Dateien\Übungen\Übungspräsentation

Windows hilft bei der Eingabe des Pfads, indem schon bekannte Ordner nach Eingabe des ersten Buchstabens vorgeschlagen werden. Nach Eingabe von "E:\E" schlägt Windows alle Dateien/Ordner in einer Liste vor, die mit "E:\E" beginnen (ist die Liste leer, gibt es keine Dateien/Ordner mit dem Anfangsbuchstaben "E"!) z.B. "E:\Eigene Dateien". Mit AUF/AB kann man die Liste durchsuchen. Windows vervollständigt automatisch den Pfadnamen mit dem ausgewählten Namen, so dass man z.B. gleich mit "\Ü" für "\Übungen" weitertippen kann. Als letztes gibt man einen Dateinamen z.B. "\Übungspräsentation" an. Handelt es sich im Eingabefeld "Dateiname" um einen Ordner, so bewirkt EINGABE, dass in diesen Ordner gewechselt wird. Handelt es um einen Namen, so bewirkt EINGABE das Speichern der Präsentation unter diesem Namen im angegebenen oder aktuellen Ordner.

Einen anderen Ordner als Standardordner festlegen

Wenn die erstellten Präsentationen grundsätzlich oder häufig in einen anderen, neu erstellten Ordner gelegt werden sollen, kann im Register DATEI Menüpunkt OPTIONEN diese Einstellung vorgenommen werden. Vorgehen:

• ALT+D, O
• Es öffnet sich das Dialogfenster "PowerPoint-Optionen".
• Mit AB/AUF den Menüpunkt "Speichern" wählen.
• Mit TAB in das Listenfeld "Lokaler Standardspeicherort für Datei" springen.
• Dort den PFAD eintragen (Beispielsweise C:\Dokumente und Einstellungen\Präsentationen).
• EINGABE schließt das Dialogfenster

Eine Präsentation mit einem anderen Dateityp speichern

Im Dialogfeld SPEICHERN UNTER befindet sich unter dem Eingabefeld "Dateiname" das Eingabefeld "Dateityp". Standardmäßig ist hier die Dateiendung "PowerPoint-Präsentation" (.pptx) eingestellt, die das Programm üblicherweise verwendet.

PowerPoint bietet hier in einer Ausklappliste ältere PowerPoint-Versionen an.
Ebenso kann das Dateiformat Webseite mit der Endung .html ausgewählt werden.
Präsentationen lassen sich auch als Bilddateien speichern (JPEG-Format mit der Dateiendung .jpg, PNG-Format mit der Dateiendung .png oder im TIFF-Format mit der Dateiendung .tiff). PowerPoint speichert die Bilddateien in einem neuen Unterordner. Wenn Präsentationen als Bilddatei gespeichert werden, kann die Dateigröße deutlich verkleinert werden, wenn man den Ordner komprimiert. Dies ist manchmal beim Versenden von PowerPoint-Dateien von großer Bedeutung. Ein ZIP-komprimierter Ordner in PowerPoint ist fast genauso groß wie die Ursprungsdatei.

Präsentationen können auch als Textdatei im RTF-Format mit der Dateiendung .rtf (Rich Text Format) gespeichert werden.

Vorgehen:

• ALT+D, H, O
• Mit TAB in das Listenfeld DATEITYP
• mit AUF/AB GLIEDERUNG/RTF wählen.

Aber Achtung: Dateien, die nicht im Format "PowerPoint-Präsentation" gespeichert wurden, können unter Umständen später nicht mehr mit PowerPoint verändert werden, also auch immer einmal als "PowerPoint-Präsentation" (.pptx) speichern.

Eine Präsentation schließen

Manchmal möchte man eine einzelne Präsentation schließen, ohne PowerPoint zu beenden: dies kann man über das Register DATEI Menüpunkt SCHLIESSEN (kurz: ALT+D,L). Noch kürzer geht es über die Tastenkombination STRG+F4.

PowerPoint beenden

Zum Beenden von PowerPoint gibt es zwei Möglichkeiten:

• über das Register DATEI Menüpunkt BEENDEN (kurz: ALT+D, B)
• oder ganz kurz: ALT+F4

Ansichten im Vergleich

PowerPoint bietet zur Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen unterschiedliche Ansichten an.
Sie können im Register ANSICHT (ALT+F) Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN ausgewählt werden.

Nach dem Öffnen von PowerPoint erscheint die Normalansicht, in der alle zur Bearbeitung wichtigen Bereiche angesteuert werden können. Für sehende PC-Anwender hat jede Ansicht seine eigenen Bearbeitungsvorteile.

Normalansicht

In die Normalansicht wechselt man im Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN Menüpunkt NORMAL (kurz: ALT+F, K).

Die Normalansicht ist die Standardansicht von PowerPoint.

Die Normalansicht besteht aus den Bereichen:

• Miniaturansicht der Folien bzw. Gliederungsansicht
• Folienbereich
• Notizenbereich
• Menüleiste
• Zusätzlich kann der Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" mittels ALT+F10 ein-/ausgeblendet werden, um mehr Möglichkeiten der Markierung von Objekten/ Platzhaltern zu haben.

Mit F6 werden ringförmig alle Fensterbereiche angesprungen.

Nutzungsmöglichkeiten der Normalansicht:

• Im Register GLIEDERUNG Text eingeben und bearbeiten.
• Sehende bearbeiten vor allem im Folienfenster ihre Folien auch den Text.
• Grafiken einfügen und bearbeiten
• Objekte zeichnen
• Animationseffekte einfügen
• Notizen erfassen

Im Folienfenster springt man ringförmig mit TAB die Platzhalter und Objekte einer Folie an und kann sie dadurch auswählen, markieren und bearbeiten.

Foliensortierungsansicht

In die Foliensortierungsansicht wechselt man im Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN Menüpunkt FOLIENSORTIERUNG (kurz: ALT+F, U).

Für sehende PC-Anwender erscheinen dann alle erstellten Folien in Miniaturansicht auf dem Desktop. Diese Ansicht eignet sich besonders bei umfangreichen Präsentationen, wenn Folien gelöscht, eingefügt oder verschoben werden sollen, da die Reihenfolge mit "einem Blick" erfasst werden kann.

JAWS sagt in dieser Ansicht, die Nummer der Folie und den Titel an, auf der Braillezeile wird weder in der Foliensortierungsansicht noch im FOLIENREGISTER der Normalansicht etwas dargestellt.

Mit RECHTS/ LINKS kann sehr einfach durch die Folien gewandert werden.
Mit den bekannten Befehlen können die Folien gelöscht ENTF, ausgeschnitten STRG+X, kopiert STRG+C und verschoben STRG+V werden.

Nutzungsmöglichkeiten:

• Folien einfügen, löschen, kopieren, verschieben
• Animationseffekte einfügen

Notizenseite

In die Notizenansicht wechselt man im Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN Menüpunkt NOTIZENSEITE (kurz: ALT+F, P).

Für sehende PowerPoint-Nutzer ist die Folie in der oberen Hälfte auf einem DIN A4 Blatt verkleinert dargestellt. In der unteren Hälfte des Blattes können nun Notizen hinzugefügt werden. Diese werden dann häufig ausgedruckt und bei einem Vortrag neben den PC gelegt und gelesen. Bei einem Vortrag ist es besonders günstig, wenn die Inhalte im Kopf sind und frei gesprochen werden. Bei Zahlen und Fakten, die nicht im Kopf sind, sollten diese auf der Folie dargestellt werden. Bei einem erforderlichen Ausdruck ist es also für blinde PC-Anwender zu überlegen, ob die Notizen auch in Word oder im Editor erstellt und ausgedruckt werden können. Wenn die Folien bei der Präsentation nicht auf der Braillezeile mitgelesen werden müssen, kann der Vortragende die Notizen auf der Braillezeile lesen.

Wechselt man in die Notizenansicht, so muss mit TAB der Fokus auf die Folie setzen. Mit erneut TAB gelangt man zu den Notizen, kann sie lesen und bearbeiten.

Während der Bildschirmpräsentation können Notizen in JAWS mit STRG+SHIFT+N gelesen werden. Die Tastenkombination STRG+SHIFT+N muss pro Folie neu gedrückt werden, um die Notizen zu lesen.

In der Normalansicht können die Notizen zwar mit F6 angesprochen und bearbeitet werden, JAWS liest sie aber nicht vor.

Leseansicht

In die Leseansicht wechselt man im Register ANSICHT Gruppe PRÄSENTATIONSANSICHTEN Menüpunkt LESEANSICHT (kurz: ALT+F, C).

In der Leseansicht wird die Präsentation vorgeführt, jedoch im Gegensatz zur Bildschirmpräsentation nicht im Vollbildmodus, sondern lediglich im PowerPoint Fenster.

Bildschirmpräsentation

In die Bildschirmpräsentation wechselt man Register BILDSCHIRMPRÄSENTATION Gruppe BILDSCHIRMPRÄSENTATION STARTEN Menüpunkt "Von Beginn an" (kurz: ALT+L, V) oder ganz kurz mit F5.

Auf dem Bildschirm erscheinen die Folien nun im Vollbildmodus, also so wie sie der Zuhörer sehen soll. Sie könnten jetzt über einen Beamer auf eine Leinwand übertragen werden. Die Ansicht Bildschirmpräsentation dient also zur Präsentation und zur Kontrolle der Präsentation.

Mit LEER, EINGABE oder BILDAB wechselt man zur nächsten Folie und mit RÜCK-Taste oder BILDAUF zur vorhergehenden. Die Bildschirmpräsentation wird mit ESC oder "-" beendet. Ist man am Ende der Präsentation angelangt, wird eine schwarze Folie mit einem Hinweistext angezeigt.

Wie eine Bildschirmpräsentation erzeugt wird, die automatisch abläuft, wird an einer späteren Stelle erläutert.

Über das Register BILDSCHIRMPRÄSENTATION Gruppe BILDSCHIRMPRÄSENTATION STARTEN Menüpunkt "Ab aktueller Folie" (kurz: ALT+L, T) kann man die Bildschirmpräsentation mit der Folie starten, die gerade bearbeitet wird. Dies ist sehr hilfreich, wenn man die aktuelle Präsentation beim Erstellen kontrollieren möchte.

Während eines Vortrags kann man mit einen Punkt "." einen schwarzen Bildschirm erzeugen (für Pausen). Beim nächsten "." wird die Präsentation weiter angezeigt.

Vorgehen: Die Normalansicht/Gliederungsbearbeitung in Extras/Optionen als Standardansicht einstellen

Die Standardansicht mit der PowerPoint beim Aufruf beginnt, kann über das Register DATEI Menüpunkt "Optionen" (kurz: ALT+D, O) festgelegt werden.

• Es öffnet sich das Dialogfeld "PowerPoint-Optionen".
• Mit AUF/AB wechselt man zur Optionengruppe "Erweitert".
• Durch mehrmals TAB (oder ALT+O) sucht man die Ausklappliste "Alle Dokumente in dieser Ansicht öffnen".
  Für blinde PC-Anwender bietet sich besonders die Ansicht "Normal - Gliederung, Notizen und Folien" an. In dieser öffnet PowerPoint in der Normalansicht mit den Bereichen FOLIENFENSTER, dem Register "Gliederung" und dem NOTIZENFENSTER. Diese drei Bereiche können so sofort mit F6 angesprochen werden.
• Mit EINGABE wird die neue Einstellung übernommen und das Dialogfenster geschlossen.

Eine erste Präsentation im Register Gliederung erstellen

In der Gliederungsansicht können Überschriften und Aufzählungspunkte auf einfache Weise erzeugt werden. Der gesamte eingegebene Text wird auf der Braillezeile dargestellt.

Aber Achtung: gibt man mehr Fließtext ein als in eine Zeile passt, so erzeugt PowerPoint am Zeilenende einen automatischen Zeilenumbruch. Die Zeilen der Folienansicht haben aber eine andere Länge als die Zeilen der Gliederungsansicht, so dass die automatisch erzeugten Zeilenumbrüche der Gliederungsansicht nicht mit denen der Folienansicht übereinstimmen. Der Betrachter sieht später die Zeilenumbrüche der Folienansicht.
Will man einen Zeilenumbruch an einer bestimmten Stelle haben, muss man ihn mit SHIFT+EINGABE erzwingen.

Die folgende Übung sollte parallel zum Lesen dieses Textes in PowerPoint erarbeitet werden.

PowerPoint starten

• PowerPoint über den Startschalter öffnen.
• Mit F6 in die Miniaturansicht/Gliederungsansicht der Folien wechseln.
• Wurde als Standartansicht "Normal, Gliederung, Notizen und Folien" eingestellt (siehe Vorgehen: Die Normalansicht/Gliederungsbearbeitung in Extras/Optionen als Standardansicht einstellen), so befindet sich der Cursor nun bereits in der Registerkarte Gliederung.
  Ansonsten muss mit STRG+SHIFT+TAB noch von der Registerkarte Miniaturansicht zur Registerkarte Gliederung gewechselt werden.

Der Cursor befindet sich in der Titelzeile der ersten Folie, so dass mit der Eingabe des Titels begonnen werden kann.

Titel und Untertitel erzeugen

Der Titel ist die Überschrift. Das Publikum sieht an der auffällig anders formatierten Überschrift, um was es geht.
Die Unterpunkte sind zwar immer noch deutlich zu lesen, werden aber dennoch auffällig kleiner dargestellt.
Der Titel unserer ersten Präsentation soll heißen: "Was ist eine Sehbehinderung?". Suche einen passenden Untertitel dazu.

Bei folgender Übung soll nur in der Gliederungsansicht gearbeitet werden:

1. Nach Starten von PowerPoint steht der Cursor in der Titelzeile der ersten Folie. Diese Folie hat das Layout "Titelfolie" und besteht aus den beiden Platzhaltern Titel und Untertitel.
   Der Titel "Was ist eine Sehbehinderung?" kann nun eingetippt werden.
2. Durch tippen von EINGABE wird automatisch eine neue Folie erzeugt und der Cursor springt in die Titelzeile der nächsten Folie.
3. Mit TAB wandelt man den Titel der neuen Folie in einen Untertitel oder Listentext der vorherigen Folie um.
   Die neue Folie ist damit gelöscht.
4. Überlege Dir einen Untertitel und gebe diesen ein.
5. Erzeuge mit EINGABE, SHIFT+TAB eine zweite Folie.
6. Jede neue Folie hat das Layout "Titel und Inhalt" und bietet Platz für mehr Text.
   Als erstes muss wieder ein Titel eingegeben werden, der mit EINGABE, TAB abgeschlossen wird.
7. Der Cursor steht nun im zweiten Platzhalter der Folie "Inhalt".
8. Nun kann der Inhalt der Folie eingetippt werden.
   Der Text kann wie in Word als Text einer Liste eingegeben und später oder sofort formatiert werden.
   Wird am Ende des Textes EINGABE betätigt, so wird ein zweiter Text in derselben Ebene erzeugt. Jedes weitere EINGABE erzeugt einen Listentext derselben Ebene.
   Jeder neue Listentext beginnt in einer neuen Zeile mit einem Aufzählungszeichen. Falls dieses nicht gewünscht ist kann, es durch RÜCK-Taste gelöscht werden und ist somit auch für nachfolgende Listentexte gelöscht.
   Versuche in der Übung mind. zwei Punkte der Ebene eins zu erzeugen.
9. Mit einem TAB (irgendwo in der Zeile) wird eine weitere tiefere Gliederungsebene erzeugt.
   Der Text wird ein Stück weiter nach rechts eingerückt und erhält ein neues Aufzählungszeichen.
   Versucht in der Übung zum letzten Punkt noch zwei Unterpunkte zu finden. Jeder Unterpunkt wird durch EINGABE abgeschlossen.
10. Mit SHIFT+TAB geht man wieder eine Ebene zurück bis zu der Ebene, die eine neue Folie erzeugt.
    Wenn also wie hier durch zwei TAB's die zweite Gliederungsebene erzeugt wurde, muss zweimal SHIFT+TAB eingegeben werden, um die Titelebene einer neuen Folie anzusteuern.
    Erzeuge eine dritte Folie.
11. Gebe auch der dritten Folie einen Titel und als Inhalt mind. zwei Unterpunkte ein.
12. Auf diese Weise können in der Gliederungsansicht beliebig viele Folien mit Text gefüllt werden.

Grafiken und Symbole, die auf der Folie enthalten sind, werden in der Gliederungsebene nicht dargestellt.

Präsentation speichern und PowerPoint beenden

Über das Register DATEI Menüpunkt SPEICHERN (kurz: ALT+D,C) kann unsere erste Präsentation nun unter dem Namen "Erste_Präsentation" gespeichert werden.

Mittels ALT+F4 kann PowerPoint beendet werden und unsere erste Präsentation ist fertig.

Hier ein erstes Beispiel für eine Erste_Präsentation: Erste_Präsentation.pptx

Einfügen und Formatieren von Text

Titelfolie

Nach dem Öffnen einer bereits bestehenden oder neuen Datei befindet man sich auf der ersten Folie. In PowerPoint wird in der Standardeinstellung für die erste Seite das Layout "Titelfolie" gewählt. Diese Folie ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Für sehende sind die Bereiche im Folienfenster durch Kästen mit gestrichelter Linie zu sehen. In der Mitte der Folie ist zentriert ein Kasten für den Titel markiert. Tippt man in der Gliederungsansicht einen Titel in die erste Zeile, so erscheint dieser fett und groß in diesem zentrierten Feld.

Gibt man nach dem Titel noch weiteren Text in der zweiten Ebene ein ("Titel", EINGABE, TAB, "Text 2. Ebene"), erscheint dieser im zweiten Bereich. Dieser liegt ebenfalls zentriert unterhalb des Titelbereiches. Hier könnte der Referent oder ein Untertitel des Vortrages erscheinen. Der voreingestellte Font ist kleiner als der Font des Titels und nicht fett gedruckt.

Beide Bereiche sind reine Textfelder. Es könne keine Grafiken eingefügt werden.

Eine Folie mit dem Layout "Titelfolie" ist wirklich nur als Titelfolie geeignet. Da der zweite Bereich noch unterhalb des Titels steht, kann hier nicht viel Text eingegeben werden. Man sollte sich auf maximal vier bis fünf Zeilen beschränken.

weitere Folien

Mit Ausnahme der ersten Folie, erzeugt PowerPoint jede weitere Folie im Layout "Titel und Inhalt" (jedenfalls solange man nicht expliziert die Folie in einem anderen Layout erstellt, dazu aber später). Das Layout "Titel und Inhalt" besteht ebenfalls aus zwei Bereichen/ Platzhaltern, dem Titel (Textbereich) und dem Inhalt (Bereich für Text und Objekte, wie Grafiken).

Der Titel ist ein großes Feld, das sich über der gesamten Breite am Kopf der Folie befindet. Das zweite Feld befindet sich als großer Platzhalter darunter.

Wenn in der Gliederungsbearbeitung Text eingefügt wird, ist für den sehenden PC-Anwender folgendes wahrnehmbar:
Im Folienfeld wird ein Rahmen auf der Folie mit Text gefüllt und ist in seiner optischen Wirkung direkt bei der Eingabe offensichtlich.

• Passt das Aussehen des Textes?
• Wäre eine andere Schriftart besser?
• Ist die Textfarbe kontrastreich, groß genug und zum Inhalt passend?
• Ist der Titel zu lang und zu groß?
• Sollte der Text nicht zentral sondern linksbündig eingegeben werden?
• Der Text wird in seiner optischen Wirkung direkt überprüft.

In PowerPoint kann die Schriftgröße und die Schriftart geändert werden. Die Lesbarkeit einer Folie ist ganz entscheidend von diesen Faktoren abhängig. Schriften können altmodisch, verspielt oder schlicht wirken. Wichtig zu wissen ist, ob die gewählte Schriftart und -größe für die Zuschauer gut lesbar ist und zum Inhalt passt.

Die grundsätzliche Überlegung sollte sein, ob die Änderungen der Schriftart und Schriftgröße für einen Titel oder Untertitel geändert werden sollen oder für alle Folien. In einer Präsentation wirkt es besonders professionell, wenn die Folien "einheitlich" gestaltet werden. PowerPoint-Präsentationen, die mit allen "Tricks" hergestellt werden, wirken auf den Zuhörer und Zuschauer häufig überladen und lenken vom eigentlichen Thema ab. Eine Textfolie sollte das Wesentliche enthalten. Dabei sollte Folgendes beachtet werden:

• Den Text auf Kernaussagen reduzieren.
• Keine ganzen Sätze verwenden, sondern wesentliche Stichpunkte nennen.
• Abkürzungen vermeiden.
• Wesentliches kann hervorgehoben werden.

Hervorhebungen

empfehlenswert:

• Fettdruck
• Helle Schrift auf dunklem Hintergrund (gelbe oder weiße Schrift auf dunkelblauem Hintergrund)
• Die Schrift "Schatten" erklärt sich durch den Namen. Hinter jedem Buchstaben ist ein leichter Schatten sichtbar.
  Schattenfarbe und -größe können nicht verändert werden, dagegen die Schattenausrichtung und -stärke. Empfehlenswert ist ein Schatten, der eng am Buchstaben anliegt und nicht dunkler ist als die Schriftfarbe.

Nicht empfehlenswert:

• Unterstrichen (ist für Schwarzschriftbuchstaben mit sogenannten Unterlängen problematisch, z.B. bei j und g)
• Kursiv (Bei der Projektion werden kursiv gestellte Buchstaben wegen ihrer Schrägstellung nicht deutlich genug wahrgenommen.)
• Relief-Schriften erscheinen auf weißem Hintergrund fast unsichtbar. Der dreidimensionale Reliefcharakter ist nur auf farbigem Hintergrund sichtbar.

Es ist grundsätzlich empfehlenswert, die klassische Hervorhebung Fettdruck zu benutzen. Zur Unterscheidung - falls eine zweite, deutlich sichtbare Texthervorhebung eingesetzt werden sollte - kann eine zweite Schriftfarbe gewählt werden.

Um den Text individuell zu formatieren, kann dies vor, während oder nach der Texteingabe geschehen.

Die Formatierung erfolgt wie in Word über das Register START Gruppe SCHRIFTART und dem entsprechenden Menüpunkt oder über eine Kurztastenkombination

• fett: ALT+R, 1 oder STRG+SHIFT+F
• kursiv: ALT+R, 21 oder STRG+SHIFT+K
• unterstrichen: ALT+R, 3 oder STRG+SHIFT+U
• Textschatten: ALT+R, 5
• Wechsel zwischen Groß- und Kleinschreibung: ALT+R, 7
  es öffnet sich ein Menü in dem man mit AUF/AB wählen kann zwischen:
  • Ersten Buchstaben im Satz großschreiben
  • kleinbuchstaben
  • GROSSBUCHSTABEN
  • Ersten Buchstabe im Wort Großschreiben
  • gROSS-/kLEINSCHREIBUNG umkehren.
    

Durch SHIFT+F3 wird der markierte Text abwechselnd in GROSSBUCHSTABEN, kleinbuchstaben und Erste Buchstabe im Word Großbuchstabe umgewandelt.

• Textfarbe: ALT+R, A, C, mit TAB oder Cursor-Tasten eine voreingestellte Farbe wählen oder mit W "Weitere Farben ..." wählen. (Genaueres unter: Extra - Dialogfenster FARBE)

Standardmäßig zeigt die Braillezeile mit JAWS nur die Formatierung Großbuchstaben bzw. Kapitälchen mit dem Punkt 7 an. Andere Formatierungen werden zunächst nicht angezeigt. Wenn man die Formatierung von einem Textteil genauer wissen möchte, dann liest die Sprachausgabe mit JAWS-Taste+F die Formatierungseigenschaften an der Cursorposition vor.

Die Schriftgröße und -art einstellen

Die Schriftgröße wird in Punkt angegeben. Da ein Punkt ca. 0,04 cm groß ist, entsprechen 4 Punkte einem Millimeter, 12 Punkte demnach 3 Millimetern. Damit ist noch nicht klar, in welcher Schriftgröße PowerPoint am besten gestaltet werden sollte.

Das ist von folgenden Kriterien abhängig:

• Dem Ausgabemedium (Beamer, O-Folie)
• Dem Abstand zwischen dem Betrachter und dem Ausgabemedium
• Dem Abstand zwischen Leinwand und Projektor
• Zu große und auch zu fette Schriften wirken unangenehm und erschlagen den Betrachter
• Zu kleine Schriften lassen den Inhalt unwichtig erscheinen und prägen sich nicht gut ein
• Zu viele Schriftarten irritieren

Im Allgemeinen sollte je nach Schriftart die Schriftgröße für eine Präsentation nicht kleiner als 16 Punkt sein. Als klare, serifenlose Schriftarten eignen sich hier besonders die Schriftarten: Arial und Verdana. Weniger bekannt, aber auch geeignet, sind die Schriftarten Franklin Gothic oder AvantGarde. Sie wirken etwas moderner.

In einer Präsentation sollte nur eine Schriftart verwendet werden. Schriften, die zu einer Familie gehören,können vermischt werden, wie Arial Black (Überschrift), Arial und Arial Narrow. Das Aussehen unterscheidet sich nur durch die Stärke der Linie.

Einstellen der Schriftgröße

Die Schriftgröße kann im Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt SCHRIFTRGRAD eingestellt werden (kurz: ALT+R, H, C).

Es öffnet sich eine Ausklappliste, in der mit AUF/AB eine Schriftgröße ausgewählt werden kann.

Eine beliebige Schriftgröße kann im Dialogfenster "Schriftart" eingestellt werden. Dieses wird im Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt "Dialogfeld Schriftart" (kurz: ALT+R, T, C) geöffnet.
Mit TAB zur Option SCHRIFTGRAD springen und den Schriftgrad direkt eintippen. Mit EINGABE wird der eingetippte Wert übernommen und das Dialogfenster geschlossen.

Schriftart wählen

Die Schriftart wählt man im Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt SCHRIFTART (kurz: ALT+R, S, C). Mit AUF/AB kann in einer Ausklappliste der gewünschten Font ausgewählt und mit EINGABE übernommen werden.

Einstellung: Titeltext an Platzhalter automatisch anpassen / Untertiteltext an Platzhalter automatisch anpassen

Um zu vermeiden, dass man über das Textfeld hinaus schreibt, bietet sich für blinde PC-Anwender folgende Arbeitsweise an: Mit einer Autokorrektur-Einstellung passt sich die Schriftgröße automatisch an das Textfeld an, d.h. PowerPoint verkleinert automatisch den Schriftgrad sobald der Text mit dem eingestellten Schriftgrad nicht mehr ins Textfeld passt.

Dazu folgende Einstellung vornehmen (sollte standardmäßig eingestellt sein):

• Register DATEI Menüpunkt OPTIONEN (ALT+D, O)
• mit AB Dokumentprüfung auswählen und mit TAB zu "AutoKorrektur-Optionen...", EINGABE
• Es öffnet sich das Dialogfenster "AutoKorrektur" mit mehreren Registerkarten.
• Mit STRG+TAB die Registerkarte "AutoFormat während der Eingabe" öffnen
• Mit einmal AUF/AB zu den Kontrollkästchen
• Kontrollkästchen "Titeltext an Platzhalter automatisch anpassen" suchen; dieses kann mit LEER wechselweise aktiviert und deaktiviert werden; es sollte aktiviert sein
• Durch ein weiteres AB zum Kontrollkästchen: "Untertiteltext an Platzhalter automatisch anpassen"; auch dieses mit LEER aktivieren.
• Durch EINGABE werden die Einstellungen übernommen und das Dialogfenster "AutoKorrektur" geschlossen.
• Man befindet sich wieder im Dialogfenster der Optionen, mit TAB zu "OK", so dass es ebenfalls geschlossen werden kann

Ob man durch diese automatische Anpassung schon bei der Schriftgröße 16 Punkt oder weniger angelangt ist, kann man nur im Dialogfenster "Schriftart" überprüfen. Dieses wird über das Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt SCHRIFTART ... geöffnet (kurz: ALT+R, H, C). Mit TAB zur Option "Schriftgrad" gehen. JAWS liest nun die aktuelle Schriftgröße vor. Mit EINGABE wird das Fenster wieder geschlossen.
Sollte der Schriftgrad schon kleiner als 16 sein, so ist zu überlegen, ob der Text gekürzt oder auf zwei Folien aufgeteilt werden kann.
Kürzt man den Text, so wird der Schriftgrad ebenfalls automatisch angepasst, d.h. wieder erhöht bis zu dem Schriftgrad, der ursprünglich eingestellt war.

Ausrichtung des Textes

Die Textausrichtung kann im Register START Gruppe ABSATZ und entsprechenden Menüpunkt eingestellt werden. Es werden vier horizontale Absatzausrichtungen unterschieden:

• ALT+R, I, I oder STRG+L Text linksbündig ausrichten
• ALT+R, R, Z oder STRG+E Text zentrieren
• ALT+R, R, E oder STRG+R Text rechtsbündig ausrichten
• ALT+R, O, L Blocksatz

Der Blocksatz sollte vermieden werden. Da PowerPoint über keine integrierte Silbentrennung verfügt, werden die Worte zu weit auseinandergezogen.

Zeilenabstand

Die Abstände zwischen den Zeilen werden im Register START Gruppe ABSATZ Menüpunkt ZEILENABSTAND festgelegt (kurz: ALT+R, I, Z). Mit AUF/AB kann ein Zeilenabstand aus einer Liste gewählt und mit EINGABE übernommen werden.

Innerhalb eines Absatzes sollten sie zwischen 1 Zeile und maximal 1,5 Zeilen liegen. Sowohl zu eng liegende Zeilenabstände, als auch zu weit auseinanderstehende Zeilenabstände werden als Einheit wahrgenommen.

Absatzabstände

Voreingestellt sind 7,68 Pt. vor einem Absatz und kein Abstand danach. Diese Einstellung sollte nicht vergrößert werden, da der Text sonst nicht mehr zusammengehörig wirkt.

Der Abstand vor und nach einem Absatz wird im Register START Gruppe ABSATZ Menüpunkt ABSATZ (kurz: ALT+R, B, A) definiert. Es öffnet sich das Dialogfenster "Absatz".

Mit TAB springt man von Menüpunkt zu Menüpunkt.

Im Menüpunkt "Abstand Vor:" wird der Abstand vor und im Menüpunkt "Abstand Nach:" der Abstand nach einem Absatz definiert.

In diesem Dialogfenster kann auch den Zeilenabstand nochmal definiert werden. Er kann hier Punktgenau festgelegt werden, dazu muss unter "Zeilenabstand" in einer Ausklappliste "Genau" ausgewählt werden. Hiernach kann nach einem weiteren TAB der genaue Wert unter "Maß" eingetippt werden.

Markieren von Text

Änderungen der Schriftart, des Schriftgrads, der Schriftfarbe, des Blocksatzes, des Zeilenabstandes usw. wirken sich aus

• entweder auf markierten Text
• oder wenn kein Text markiert ist, für Text, der nach der Änderung im gleichen Platzhalter eingegeben wird,
  d.h. wird die Textfarbe Rot gewählt und man tippt danach z.B. den Titel ein, wird dieser in Rot dargestellt. Gibt man danach Text in der ersten Ebene (des Inhaltsplatzhalters) ein, so ist dieser wieder schwarz.

Will man nachträglich etwas an seinem Text verändern, so muss man ihn vorher markieren.
Dies geht am einfachsten in der Gliederungsansicht.

Um Text zu markieren positioniert man den Cursor an den Anfang oder das Ende der Textstelle, die markiert werden soll und hält die SHIFT-Taste gedrückt, während man mit den Cursor-Tasten über den zu markierenden Bereich geht.

Ganze Wörter und Abschnitte markiert man folgendermaßen:

Buchstabe markieren

SHIFT+RECHTS / SHIFT+LINKS markiert Zeichen für Zeichen.
Man muss SHIFT solange gedrückt halten, bis man mit den Pfeiltasten am Anfang/ Ende des zu markierenden Textes angekommen ist.

Wort markieren

STRG+SHIFT+RECHTS / STRG+SHIFT+LINKS markiert den Text von der aktuellen Cursorposition bis zum Wortende/ -anfang.
Der Cursor steht danach hinter/ vor dem nächsten Wort und man kann mit der gleichen Tastenkombination das nächste Wort hinzunehmen.

Absatz markieren

STRG+SHIFT+AUF/ STRG+SHIFT+AB markiert den Text von der aktuellen Cursorposition bis zum Absatzanfang/ -ende.
Der Cursor steht danach vor/ nach dem aktuellen Absatz und der nächste Absatz kann mit der gleichen Tastenkombination hinzugenommen werden.

Zeile markieren

SHIFT+POS1/ SHIFT+ENDE markiert den Text von der aktuellen Cursorposition bis zum Zeilenanfang/ -ende.
Der Cursor steht danach vor/ hinter der aktuellen Zeile. Um eine weitere Zeile hinzuzunehmen, geht man mit SHIFT+AUF/ SHIFT+AB eine Zeile nach oben bzw. unten. Aber Achtung: das Zeilenende der Gliederungsansicht entspricht nicht immer dem Zeilenumbruch auf der Folie.

Gesamten Text markieren

STRG+A markiert den gesamten Text des Dokumentes

Aufzählungen und Nummerierungen

Mit einer Aufzählung oder einer Gliederung (Nummerierung) kann der Text sinnvoll strukturiert werden.
Die einzelnen Punkte erhalten einen Zusammenhang. Diese Struktur ist für das Publikum eine wichtige Hilfe, um die Zusammenhänge nachvollziehen zu können. Deshalb erzeugt PowerPoint in dem Platzhalter "Inhalt" automatisch eine Liste.

Das Format für Aufzählungszeichen und Nummerierungen kann im Register START Gruppe ABSATZ Menüpunkt AUFZÄHLUNGSZEICHEN (kurz: ALT+R, Ö, U) bzw. Menüpunkt NUMMERIERUNG (kurz: ALT+R, A, N) eingegeben werden.

In beiden Fällen öffnet sich eine Ausklappliste, in der mit TAB ein Aufzählungszeichen (Punkt, Strich, Pfeil, Haken, ...) bzw. eine Nummerierungsart (Nummer mit Punkt, Nummer mit Klammer zu, römische Zahl, Buchstabe, ...) ausgewählt werden kann. EINGABE übernimmt die gewählte Form.

Will man mehr als nur die Form festlegen, so kann man dies im Dialogfenster "Nummerierung und Aufzählungszeichen" vornehmen. Man öffnet es ebenfalls im Register START Gruppe ABSATZ Menüpunkt AUFZÄHLUNGSZEICHEN (kurz: ALT+R, Ö, U) indem man mit AB den letzten Punkt "Nummerierung und Aufzählungszeichen ..." (Ä) auswählt.

Das Dialogfenster besteht aus zwei Registerkarten (Aufzählungszeichen und Nummerierung), die mit STRG+TAB gewechselt werden können.

In der Registerkarte "Aufzählungszeichen" kann ebenfalls ein Aufzählungszeichen ausgewählt werden. Darüber hinaus kann aber auch die Schriftgröße (proportional zum Text) und die Farbe der Symbole eingestellt werden.
Mit TAB springt man von Option/Schalter zu Option/Schalter und mit den Cursor-Tasten wählt man den gewünschten Wert.
Unter dem Schalter "Bild..." kann ein beliebiges oder vordefiniertes Bild ausgewählt werden.
Unter dem Schalter "Anpassen..." öffnet sich das Dialogfenster "Symbol". Hier kann der Font verändert werden und ein beliebiges Zeichen ausgewählt werden.
Die Schalter werden durch EINGABE aktiviert.
PowerPoint unterscheidet nicht zwischen Haupt- und Unterebenen. Allen Ebenen wird das gleiche Symbol bei einer Aufzählung zugeordnet.

In der Registerkarte Nummerierungen kann die Nummerierungsart festgelegt werden. Dabei kann zwischen arabischen und römischen Zahlen, sowie Buchstaben gewählt werden. Ebenfalls kann die Zeichengröße und -farbe festgelegt werden.
Unter der Option "Beginnen bei:" kann festgelegt werden, mit welchem Wert die Nummerierung beginnen soll. Normalerweise beginnt die Nummerierung auf jeder neuen Folie wieder mit Ziffer 1.

Zuschauer können Symbole und Aufzählungszeichen schneller erfassen als Zahlen.

Die Art der Aufzählungen und Nummerierungen können vor der Texteingabe im Folienmaster festgelegt oder danach erzeugt werden, wenn der entsprechende Text markiert wurde. Für blinde PC-Anwender ist es sinnvoll, dies vor dem Beginn der Präsentation im Folienmaster zu tun.

Nummerierungsbeispiele und Aufzählungsbeispiele können auf den folgenden Seiten betrachtet werden: Word 2010: Nummerierung und Word 2010: Aufzählung.

Zeilenumbruch einfügen

Bei der Eingabe eines Fließtextes bewirkt EINGABE dass ein Zeilenumbruch erzeugt wird. Gleichzeitig beginnt aber auch ein neuer Aufzählungspunkt mit einen Aufzählungszeichen oder einer Nummerierung. Will man einen Zeilenumbruch erzwingen, ohne dass eine neuer Aufzählungspunkt beginnt, so kann man dies mit SHIFT+EINGABE. Der Text wird automatisch korrekt eingerückt so wie beim automatischen Zeilenumbruch.

Text löschen

Der Text einer Folie kann, wie in jedem Dokument, gelöscht werden.

• ENTF-Taste: Damit löscht man den Buchstaben rechts vom Cursor.
• RÜCK-Taste: Damit löscht man den Buchstaben links vom Cursor.
• Einen Text kann man mit neuem Text einfach überschreiben, indem man den ursprünglichen Text vorher markiert.

Text kopieren und verschieben

Die Editorfunktionen unterscheiden sich zwischen Word und PowerPoint nicht.

Kopieren

1. Zunächst muss man den Text, den man kopieren bzw. verschieben möchte, markieren.
2. Im zweiten Schritt kopiert man den markierten Text mit STRG+C in die sogenannte Zwischenablage.
3. Anschließend stellt man den Cursor an die Stelle in der Präsentation, an der man den zu kopierenden Text einfügen möchte.
4. Schließlich fügt man den Text mit STRG+V ein.
5. Wenn der Text in eine andere Präsentation kopiert werden soll, kann dies über die Zwischenablage geschehen, in dem mit STRG+F6 in die zweite Präsentation gewechselt und der Text dann mit STRG+V hineinkopiert wird.
   

Verschieben

Beim Verschieben geht man genauso vor, wie beim Kopieren, nur mit dem Unterschied, dass man statt STRG+C (Kopieren) den Befehl STRG+X (Ausschneiden) verwendet.

Den Befehl Rückgängig/ Widerrufen und Wiederherstellen verwenden

• Mit STRG+Z kann der letzte Befehl rückgängig gemacht werden.
• Mit dem Befehl STRG+Y können die rückgängig gemachten Befehle wiederhergestellt werden.
• Mehrmaliges Betätigen von STRG+Z macht die letzten Befehle rückgängig (bis zu 20 Befehle können rückgängig gemacht werden).
  Beim Experimentieren kann diese Zahl schnell erreicht werden. Falls man diese Anzahl erhöhen möchte, kann sie bis auf eine maximale Anzahl von 150 erweitert werden.
  Einstellung:
  • Register DATEI Menüpunkt "Optionen" (ALT+D, O)
  • mit AB auf "Erweitert"
  • mit TAB zur Option "Maximale Anzahl von Rückgänigvorgängen"
  • Anzahl eintippen
  • EINGABE
• mit ALT+2 öffnet sich eine Liste der letzten Aktionen, mit AB kann man so mehrere Aktionen gleichzeitig markieren und durch EINGABE gleichzeitig rückgängig machen.

Übung: Formatierungen im Text

In der 2. Übung können die wichtigsten Formatierungen erarbeitet werden. Übung2-Formatierung.pptx

Die automatische Rechtschreibprüfung

Die Rechtschreibprüfung unterscheidet sich nicht wesentlich von der in Word. Mit F7 kann die Rechtschreibprüfung gestartet werden (alternativ über das Menüband "Überprüfen": ALT+P, B, E). Es öffnet sich ein Bereich auf der rechten Seite des Fensters. Innerhalb dieses Bereichs kann mit AUF/AB navigiert werden. Folgende Schaltflächen werden stehen zur Auswahl:

• Ignorieren: das Wort bleibt genauso wie es ist
• Alle ignorieren: alle Wörter mit der gleichen Schreibweise werden ignoriert und bleiben so, wie sie sind
• Hinzufügen: das Wort wird dem Wörterbuch hinzugefügt
• eine Liste mit den Änderungsvorschlägen
• Ändern: das aus der Liste ausgewählte Wort wird anstelle des falsch geschriebenen Wortes eingefügt
• Alle ändern: alle Wörter, die in gleicher Weise falsch geschrieben sind, werden durch das, in der Liste ausgewählte, richtige Wort ersetzt.

Alternativ kann auch die Kontextmenü-Taste gedrückt werden, wenn der Cursor auf dem vermeintlich falsch geschriebenen Wort steht. Dort erscheinen dann die Änderungsvorschläge und die Menüpunkte "Alle ignorieren" und "Hinzufügen zum Wörterbuch".

Die dem Wörterbuch zugrundeliegende Sprache wird nicht im Dialogfenster Rechtschreibung gewählt, sondern im Register DATEI Menüpunkt OPTIONEN (ALT+D, O). Es öffnet sich das Dialogfenster PowerPoint Optionen. Hier mit AB die Optionsgruppe SPRACHEN auswählen. Mit TAB gelangt man zur Liste der bereits verwendeten Sprachen und durch nochmals TAB zur Ausklappliste "Weitere Bearbeitungssprachen hinzufügen". Mit mehrmals AUF/AB und einem anschließenden EINGABE wird eine weitere Sprache aus einer langen Liste an Sprachen ausgewählt. Mit abermals TAB gelangt man zum Schalter HINZUFÜGEN und fügt diese Sprache mit EINGABE ein.

Will man eine Sprache aus der Liste der zugrundeliegenden Sprachen löschen, so bleibt man in der Liste der "Bearbeitungssprachen" und wählt mit AUF/AB eine Sprache aus. Durch TAB gelangt man anschließend zum Schalter "Entfernen" und entfernt die Sprache mit EINGABE. Die Standardsprache kann nicht entfernt werden! Der Schalter "Entfernen" steht dann nicht zur Verfügung.

Eine Überprüfung der Grammatik ist in PowerPoint nicht möglich.

Da in Word wesentlich detaillierter die Rechtschreibung überprüft und Grammatikvorschläge gemacht werden, kann die Möglichkeit genutzt werden, den Text der Gliederungsansicht als RTF Datei zu speichern und in Word zu überprüfen. Dazu öffnet man über das Register DATEI Menüpunkt "Speichern unter" (kurz: ALT+D,T) das Dialogfeld SPEICHERN UNTER und wählt hier als DATEITYP Gliederung/ RTF wählen.

Diese Datei kann anschließend in Word geladen und überprüft werden.

 

Foliengestaltung: Folienlayout, Hintergrund, Foliendesign

PowerPoint bietet für die Gestaltung von Folien eine Reihe von fertigen Voreinstellungen an:

Folienlayout

Im Folienlayout wird bestimmt, wie viele, welche und an welcher Position Platzhalter auf einer Folie enthalten sind.
Die Platzhalter werden sehenden als Rahmen angezeigt, in denen Texte und/oder Grafiken eingefügt werden können. Bei den Textplatzhaltern wird zwischen Titel, Untertitel und Text unterschieden. Der Platzhalter Inhalt kann sowohl mit Text als auch mit Grafiken gefüllt werden. Als letztes gibt es noch einen reinen Bildplatzhalter für Objekte wie Bilder, Diagramme, ...

Hintergrund

Der Hintergrund jeder Folie kann einzeln oder für alle Folien gleichzeitig gestaltet werden.
Möglich sind einfarbige Hintergründe, Farbverläufe, Texturen (Muster) oder Grafiken, die man selbst erstellt hat.

Foliendesign

Mit dem Foliendesign wird der Hintergrund, die Schriftfarbe und die Schriftart der Folien bestimmt. Die Folien können mit Farben oder dezenten Formen und Bildern, die hinter dem Text erscheinen, attraktiv (oder auch überladen) gestaltet werden.

Entwurfsvorlage

In den Entwurfsvorlagen können alle Layout- und Design-Einstellungen gespeichert und für nächste Präsentationen als Vorlage verwendet werden.

Das Folienlayout zuweisen

Wird die neue Folie durch EINGABE in der obersten Ebene der Gliederungsansicht erzeugt, so hat die neue Folie immer das Layout der aktuellen Folie, mit einer Ausnahme: handelt es sich bei der aktuellen Folie um eine Titelfolie, so hat die neue Folie das Layout "Titel und Inhalt".

Will man eine neue Folie mit einem anderen Layout erzeugen, so kann man dies, indem man die neue Folie über das Register START Gruppe FOLIEN Menüpunkt "Neue Folie" (kurz: ALT+R,I) einfügt. PowerPoint bietet eine Liste von Layouts an, zwischen denen mit TAB gewählt werden kann. Mit EINGABE wird eine neue Folie des ausgewählten Layouts hinter die aktuelle Folie eingefügt. Der Cursor steht hiernach an der ersten Stelle dieser neuen Folien, der Regel im Titelplatzhalter.

Das Folienlayout sollte immer vor dem Erstellen des Textes ausgewählt werden. Theoretisch kann man das Layout noch nachträglich ändern, dies kann aber zu Problemen führen, wenn PowerPoint den Text, die Grafiken nicht richtig den neuen Platzhaltern zuordnen kann.

Um ein Layout nachträglich zu ändern, positioniert man den Cursor in die zu ändernde Folie oder markiert mehrere Folien und wählt im Register START Gruppe FOLIEN Menüpunkt "Layout" (kurz: ALT+R,L) aus der Liste der Layouts mit TAB ein neues Layout.

Das Folienlayout bestimmt, wie viele, welche und an welcher Position Platzhalter auf der Folie enthalten sind. Die Platzhalter werden sehenden als Rahmen angezeigt, in denen Texte und/oder Grafiken eingefügt werden können.

Die Größe und Position der Platzhalter können von Design zu Design unterschiedlich sein. Die hier beschriebenen Positionen gelten für das Standarddesign "Larissa" und die meisten anderen Designs. Die Anzahl und der Typ des Platzhalters sind in allen Designs gleich. Weitere Erläuterungen zu den Designs folgen im Kapitel Das Foliendesign

Es werden vier Arten von Platzhalten unterschieden:

1. Titel

   Dieser Platzhalter ist für Titel gedacht. Es kann nur Text eingefügt werden. Der Text wird standardmäßig in fett und mit hohem Schriftgrad gedruckt.
   Der Titelplatzhalter ist so ausgelegt, dass nur eine Zeile eingefügt werden sollte. Der Text wird meist zentriert.

2. Untertitel

   Der Untertitel ist ebenso wie der Titelplatzhalter ein reiner Textplatzhalter. Der Text wird nicht ganz so groß wie der Titel und nicht fett gedruckt. Dieser Platzhalter ist für ein bis zwei Zeilen gedacht. Auch hier wir der Text zentriert.

3. Textplatzhalter

   Dies ist ein Platzhalter in den Text in Normalgröße eingefügt werden kann.

4. Inhaltsplatzhalter (JAWS: Objekt Platzhalter)

   Dies ist der am meisten verwendete Platzhalter auf Folien. In ihn kann Text in Standardgröße eingegeben werden ebenso wie Bilder, Objekte, Tabellen, ... eingefügt werden können. Text und Objekte können gleichzeitig eingefügt werden.

5. Bildplatzhalter

   In diesen können nur Objekte wie Tabellen, Diagramme, Bilder, ... eingefügt werden.

Bei dem genannten Erscheinungsbild des Fonts sowie des Blocksatzes der beschriebenen Platzhalter handelt es sich um die Standardeinstellung, die der Platzhalter nach dem erzeugen einer neuen Folie hat. Das Aussehen (Schriftgrad, Schriftart, Farbe, ...) kann nachträglich für einzelne Folien jederzeit verändert werden oder über den Folienmaster für alle Folien gleichzeitig.

Die Platzhalter einer Folie sind durchnummeriert, dies entspricht der Zahl in Klammern.

Folgende Layouts stehen zur Verfügung:

1. Titel

   Auf der Folie befinden sich zwei Platzhalter. In der Mitte zentriert ein Titelplatzhalter (1) und darunter ebenfalls zentriert ein Untertitelplatzhalter (2).

2. Titel und Inhalt

   Diese Folien enthalten ebenfalls zwei Platzhalter. Am oberen Rand befindet sich über die gesamte Breite ein Titelplatzhalter (1). Darunter ist die Folie komplett mit einem Inhaltsplatzhalter (2) gefüllt.

3. Abschnittsüberschrift

   Diese Folie enthält nur in der unteren Hälfte der Folie zwei Platzhalter. Der obere Platzhalter ist ein Textplatzhalter (2) in den linksbündig Text eingegeben werden kann. Die letzte Zeile des Textes ist am unteren Rand des Platzhalters ausgerichtet. Unter diesem Platzhalter befindet sich noch ein Titelplatzhalter (2). Der Text ist hier fett und größer aber ebenfalls linksbündig und nicht, wie sonst in Titelplatzhaltern üblich, zentriert.

4. Zwei Inhalte

   Diese Folie enthält drei Platzhalter. Oben über die ganze Breite wieder einen Titelplatzhalter (1), darunter bis an den unteren Rand ist die Folie in der Mitte vertikal geteilt. Links (2) und rechts (3) befinden sich zwei gleichgroße Inhaltsplatzhalter.

5. Vergleich

   Diese Folie ist genauso aufgebaut, wie die Folie "Zwei Inhalte" außer, dass sich über jedem der beiden Inhaltsplatzhalter noch ein kleiner Textplatzhalter für eine Überschrift befindet. Links Textplatzhalter (2) und Inhaltsplatzhalter (3), rechts sind Textplatzhalter (4) und Inhaltsplatzhalter (5). Über der ganzen Folie befindet sich wieder der Titel (1).

6. Nur Titel

   Diese Folie hat nur einen Platzhalter am oberen Rand für einen Titel (1).

7. Leer

   Diese Folie ist ganz leer.

8. Inhalt mit Überschrift

   Diese Folie enthält drei Platzhalter. Die Folie ist senkrecht ungefähr gedrittelt. Im linken Drittel oben ein schmaler Titelplatzhalter (1) (linksbündiger, fetter, größerer Text am unteren Rand des Platzhalters ausgerichtet) und darunter ein Textplatzhalter (3). Rechts (ca. 2/3 der Folie) daneben befindet sich ein großer Inhaltsplatzhalter (2). Dieses Layout ist für Grafiken geeignet, die links daneben mit Titel und Beschreibung versehen werden.

9. Bild mit Überschrift

   Dieser Platzhalter besteht aus einem großen Bildplatzhalter (2) für Objekte wie Grafiken, Diagramme, darunter (im unteren Viertel) befinden sich zwei schmale Platzhalter für einen Titel (1) und ganz am unteren Rand noch für ein Text in einem Textplatzhalter (3).

Welche Platzhalter sich auf der Folie befinden, erfährt man über den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit", der mit ALT+F10 erst geöffnet werden muss. Nach dem Öffnen dieses Fensterbereiches wechselt der Fokus in den Folienbereich. Mit einmal F6 wird der Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit" angesprungen. JAWS nennt diesen Bereich "Alle Folien". Beim ersten Öffnen steht der Fokus nun gleich in der Liste aller Platzhalter, JAWS nennt einen Platzhalter. Sollte dies nicht der Fall sein, so muss mit TAB zu der Liste der Platzhalter gesprungen werden. Hat JAWS einen Platzhalter benannt, so kann man mit AUF/AB die Liste der Platzhalter durchgehen. Durch EINGABE wählt man den Platzhalter aus.

Ist ein Platzhalter markiert so kann man ihm einen neuen Namen geben, um später leichter zu erkennen, was der Platzhalter beinhaltet. Um den Namen eines Platzhalters zu ändern, markiert man ihn, klickt F2 und kann gleich den neuen Namen eingeben, z.B. "Platzh. Bild Erdbeere" oder "Platzh. Nährwerte". Achtung, der alte Name wird nicht übertippt, sondern muss gelöscht werden (SHIFT+ENDE,RÜCK-Taste). EINGABE schließt die Eingabe des neuen Namens ab.

In der Gliederungsansicht wird die erste Zeile immer als Titel angesehen und in den Titelplatzhalter (1) eingetragen, der dann folgenden Text der ersten Ebene wird in den Platzhalter der Nummer (2) eingetragen, die anderen Platzhalter kann man hier nicht erreichen, solange kein Text eingegeben wurde.

Will man z.B. im Layout "Vergleich" den rechten Textplatzhalter (4) füllen, so muss folgendermaßen vorgegangen werden:

1. In der Gliederungsansicht den Fokus auf die entsprechende Folie setzen
2. falls noch nicht geschehen mit ALT+F10 den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" öffnen, der Fokus steht nun im Folienfenster
3. mit F6 den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" anspringen (JAWS: "alle Folien - PowerPoint")
4. nennt JAWS einen Platzhalter so steht man in der Liste der Platzhalter, ansonsten mit TAB zur Liste springen
5. Innerhalb der Liste der Platzhalter mit AUF/AB den Platzhalter suchen, der mit Text gefüllt werden soll
6. EINGABE setzt den Fokus innerhalb der Folienansicht in diesen Platzhalter.
7. Text eingeben (es darf sich nicht um einen Bildplatzhalter handeln)
8. Die Texteingaben mit ESC anschießen
9. Um noch weitere Platzhalter zu füllen wieder mit F6 in die Liste der Platzhalter
10. mit AUF/AB einen neuen Platzhalter durch EINGABE auswählen
11. Text eingeben, mit ESC abschießen
12. evtl. die letzten drei Punkte wiederholen solange, bis alle Platzhalter mindestens ein Zeichen enthalten.

Auf dieses Weise kann man alle Platzhalter mit Inhalt füllen.

Geht man nun mit F6 zurück in die Gliederungsansicht, erscheint der eingegebene Text in Form einer nummerierten Aufzählung. JAWS nennt eine Nummer (entspricht der Platzhalternummer) gefolgt von dem eingegebenen Text. Dieser kann hier wie gewohnt verändert werden. Aber ACHTUNG, durch ein RÜCK-Taste vor dem ersten Zeichen des Textes wird die Platzhalternummer gelöscht und der Text rutscht in den vorherigen Platzhalter. Der Platzhalter ist wieder aus der Gliederungsansicht verloren.

Übung: Ein Folienlayout zuweisen am Beispiel "Obstsorten"

Die nächste Übung soll die Vorgehensweise verdeutlichen, wie ein Folienlayout einer Folie, bzw. allen Folien zugewiesen werden kann.

Es soll eine PowerPoint-Präsentation über gesunde Ernährung erstellt werden.

Dazu ist es notwendig folgende Bilder auf den eigenen Rechner runterzuladen Obstsorten-Bilder.zip. Nach dem Extrahieren sollten die JPEG-Bilder im Präsentationsordner\Obstsorten-Bilder liegen.

• Starten von PowerPoint
• Auf der ersten Folie mit dem Layout "Titel" geben wir in der Gliederungsansicht der Präsentation den Titel "Gesunde Ernährung" (EINGABE,TAB) und als Untertitel "Eine Übungspräsentation von Augenbit" ein.

Auf den weiteren Folien werden immer wieder Nahrungsmittel erklärt. Besonders eindrücklich können die gesunden Ernährungselemente mit einem Bild und danebenstehendem Text erklärt werden. In unserem Beispiel bietet sich folgendes Layout an: Oben soll sich der Titel, dann darunter links ein Textfeld mit Aufzählungen befinden und rechts daneben ein Bild der Obstsorte eingefügt werden. Dies entspricht dem Layout "Inhalt mit Überschrift".

• Wir erzeugen also in PowerPoint unter dem Register START Gruppe FOLIEN Menüpunkt "Neue Folie" (kurz: ALT+R,I) eine zweite Folie. Mit TAB wählen wir "Inhalt mit Überschrift" und fügen die Folie durch EINGABE ein.
• Gleich nach dem Einfügen können wird in der Gliederungsansicht den Titel "Obstsorten" eingeben.
• Nun öffnen wir den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" ("Alle Folien") mit ALT+F10 und setzen den Fokus durch F6 in diesen Bereich.
• Mit TAB gehen wir zur Liste der Platzhalter und wählen mit AB den "Textplatzhalter 3". Durch EINGABE aktivieren wir ihn.
• Da in diesem Falle "Textplatzhalter 3" Fließtext und keine Liste erwartet, erzeugen wir im Register START Gruppe ABSATZ Menüpunkt "Aufzählungszeichen" (ALT+R,G) eine Aufzählung. Mit TAB ein Aufzählungszeichen aussuchen und mit EINGABE bestätigen.
• Wie in der Gliederungsansicht können wir nun eine Liste der Obstsorten eingeben:
  • "Apfel" mit den Unterpunkten (EINGABE, TAB) "Jonagold" und "Braeburn"
  • wieder auf erster Ebene EINGABE, SHIFT+TAB, "Birne"
  • ebenfalls auf erstes Ebene "Beerenobst" mit den Unterpunkten "Erdbeeren", "Blaubeeren", "Johannisbeeren"
  • und wieder auf erster Ebene "usw."
• Da der Schriftgrad standardmäßig recht klein eingestellt ist, markieren wir mit STRG+A den gesamten Text des Platzhalters (wir befinden uns in der Folienansicht und nicht in der Gliederungsansicht, wo STRG+A den Text aller Folien markieren würde.)
• Im Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt "Schriftgrad" (ALT+R,F,S) erhöhen wir den Schriftrad auf 20.
• Mit ESC beenden wird die Texteingabe.
• Nun soll noch ein Bild mit Äpfeln links neben den Text eingefügt werden. Dazu gehen wir wieder mit F6 in den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" ("Alle Folien")
• Mit AB zum "Inhaltsplatzhalter 2" und mit EINGABE aktivieren
• Ein Bild fügt man im Register EINFÜGEN Gruppe BILDER Menüpunkt GRAFIK ein (ALT+I,G). Es öffnet sich das Dialogfenster "Grafik einfügen". Dies ist genauso wie das Dialogfeld "Öffnen" aufgebaut. Im Eingabefeld "Dateiname" kann nun gleich der Pfadname der Grafikdatei ...\Obstsorten-Bilder\Braeburn.JPG eingeben werden. Mit EINGABE wird das Bild geladen.

Die zweite Folie ist nun fertig.

Die dritte Folie beginnt mit dem Titel "Apfel". Im "Textplatzhalter 3" stehen alle wichtigen Informationen zum Apfel: Kaloriengehalt, Vitamine, Mineralstoffe, Spurenelemente etc... Im rechten Teil ist ein schöner, frischer Apfel zu sehen.

Die vierte Folie beschreibt die "Birne" ... Hier könnte eine grundsätzliche Überlegung erfolgen, ob es sinnvoll ist, über jede Obstsorte zwei Folien zu erstellen. Auf der ersten Folie könnten die verschiedenen Sorten beschrieben werden wie z.B. Gala, Elstar, Jonagold, Golden Delicious usw., daneben könnte ein Bild mit den verschiedenen beschriebenen Sorten eingefügt werden. Die nächste Folie würde dann die Inhaltsstoffe, also den "ernährungswissenschaftlichen" Bereich beschreiben.

Da nun alle Folien den gleichen Aufbau haben, können wir uns die Arbeit ein wenig erleichtern, indem wir von der Gliederungsansicht (Folie 3) mit STRG+SHIFT+TAB in das Register "Folien" wechseln. Da wir gerade Folie 3 bearbeiten, ist auch im Register FOLIE die Folie 3 markiert. Mit STRG+C kopieren wir diese in die Zwischenablage und fügen sie dann mehrmals mit STRG+V hinter Folie 3 als Kopie ein. Nun können wir zurück in die Gliederungsansicht und den Text hier überschreiben. Fontgröße, Zuordnung zum Platzhalter, ... wird alles mit kopiert.

Wir müssen nur daran denken die Bilder auszutauschen. Dies geschieht folgendermaßen.

• Mit F6 zu "Auswahl und Sichtbarkeit" ("Alle Folien")
• mit TAB zur Platzhalterliste und mit AB zum Inhaltsplatzhalter 2 mit EINGABE aktivieren.
• mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen und mit AB zu "Bild ändern ..."
• es öffnet sich wieder das Dialogfeld "Grafik einfügen" und eine neue Grafik kann ausgewählt werden.

Würde die neue Grafik wieder über das Register EINFÜGEN eingefügt, so würde eine zweite Grafik eingefügt und nicht die alte ersetzt.

Ebenfalls über das Kontextmenü einer Grafik kann die Größe und die Position noch unter "Größe und Position ..." geändert werden. Die Einzelheiten werden aber später noch einmal beschrieben.

In unserem Beispiel haben wir den Font nur für eine Folie geändert, wie man den Font automatisch für alle Folien eines Layouts gleichzeitig ändert, wird später im Kapitel "Mit dem Folienmaster arbeiten" erläutert.

Sind alle Folien erstellt, mit Text und Bild gefüllt ist die erste Version unsere Präsentation fertig. Die Obstsorten können als Text und Bild betrachtet werden.

Sie sollte unter dem Namen "Obstsorten.pptx" gespeichert werden.

Hier kann eine entsprechende Beispieldatei Obstsorten.pptx heruntergeladen und angesehen werden.

Den Hintergrund einer Folie ändern

In der soeben erstellten Präsentation "Obstsorten.pptx" ist die Hintergrundfarbe weiß und die Schriftfarbe schwarz.

Während der Bearbeitung einer Präsentation kann jeder Folie einzeln eine andere Hintergrundfarbe zugeordnet werden. Für alle Folien gleichzeitig erfolgt dies im Folienmaster (siehe: "Folienmaster").

Der Weg für mehrere oder auch alle Folien ist derselbe. Hierzu geht man in das Register ENTWURF Gruppe HINTERGRUND Menüpunkt "Hintergrund formatieren" (ALT+U,G).

Es öffnet sich das Dialogfenster "Hintergrund formatieren".

Dieses Dialogfenster hat mehrere Optionsgruppen, die mit AUF/AB ausgewählt werden. Mit TAB springt man zu den Optionen der Gruppe. Die erste Gruppe ist die Füllung. Hier muss man zuerst mit AUF/AB entscheiden, ob man für den Hintergrund

• eine einfarbige Füllung
• einen Farbverlauf
• eine Bild- oder Texturfüllung
• oder eine Musterfüllung

haben möchte. Mit TAB springt man dann zu den weiteren Angaben zum Hintergrund. Bei einer einfarbigen Füllung kann die Farbe aus einer vorgegebenen Liste ausgewählt oder frei eingegeben werden. Zusätzlich gibt man noch einen Transparenzwert an. 0% bedeutet, dass die Folie ganz mit der Farbe gefüllt ist. Der Hintergrund ist undurchsichtig. Bei einer Transparenz von 50% ist der Hintergrund leicht durchsichtig. Die Farbe ist also schwächer/ dünner aufgetragen, sie wirkt heller. Bei einer Transparenz von 100% ist der Hintergrund durchsichtig, man sieht ihn nicht mehr. Dies macht keinen Sinn.

Bei einer Bild- oder Texturfüllung kann man ein eigenes Bild aus einer Datei in den Hintergrund legen, dies macht Sinn, wenn es sich z.B. um das Logo der Firma handelt, für die Ihr den Vortrag haltet. Oder man wählt eine Textur aus, wie einen Holzhintergrund, dies wäre für unsere Obstpräsentation auch ein sinnvoller Hintergrund, wählt man anschießend noch eine Transparenz von 50%, so ist die Holzmaserung nur leicht zu erkennen.

Hier alle Möglichkeiten zu beschreiben, würde den Rahmen sprengen.

Am Ende des Dialogfensters "Hintergrund formatieren" gibt es drei Schalter:

• Hintergrund zurücksetzen

da der Hintergrund bei Änderungen immer gleich mit geändert wurde, um den Effekt zu sehen, bedeutet Hintergrund zurücksetzen, dass keine dieser Änderungen übernommen wird und der Hintergrund unverändert bleibt. Es entspricht einem "Abbrechen".

• Schließen

die Änderung wird nur für die aktuelle Folie bzw. alle markierten Folien übernommen.

• Für alle übernehmen

die Änderungen für den Hintergrund werden für alle Folien übernommen. Eine Präsentation bei der jede Folie einen völlig unterschiedlichen Hintergrund hat, wirkt unruhig und lenkt den Betrachter von Text ab.
Durch den Schalter "Für alle übernehmen" wird das Dialogfenster nicht geschlossen. Es muss anschließend noch der Schalter SCHLIEßEN gedrückt werden.

Für Obstsorten.pptx soll nun ein passender, kontrastreicher Hintergrund gefunden werden. Die Schriftfarbe soll schwarz bleiben. Zu schwarz sind alle hellen Farben kontrastreich (gelb, hellblau, hellgrün usw.).

Übung: Hintergrund setzen

Alle nun folgenden Schritte sollten nebenher als Übung ausgeführt werden:

• Die Datei "Obstsorten.pptx" wieder in PowerPoint öffnen.
• im Register ENTWURF Gruppe HINTERGRUND Menüpunkt "Hintergrund formatieren" (ALT+U,G) das Dialogfenster "Hintergrund formatieren" öffnen.
• mit AUF/AB "Füllung" wählen
• mit TAB zu den Optionen
• mit AUF/AB einfarbige Füllung wählen
• mit TAB zu Farbe
• durch EINGABE öffnet sich ein Menü in dem eine Farbe direkt mit den Cursor-Tasten ausgewählt werden kann oder man definiert eine Farbe über den Menüpunkt "Weitere Farben..." mittels der RGB Werte selbst. (Genaueres unter: Extra - Dialogfenster FARBE)
  In der Übungsdatei könnten die Farbwerte für hellgelb eingetragen werden:
  • ROT 255
  • GRÜN 255
  • BLAU 150
• ist eine Farbe gewählt, mit TAB auf den Schalter "Für alle übernehmen" und mit EINGABE bestätigen.
• mit SHIFT+TAB auf den Schalter "Schließen" und mit EINGABE das Dialogfenster "Hintergrund formatieren" schließen.

Alle Folien unserer Präsentation haben nun einen farbigen Hintergrund.

Hier kann die neue Beispiel-Präsentation mit hellgelbem Hintergrund Obstsorten_mit_Hintergrund.pptx heruntergeladen werden.

Das Foliendesign

Im Foliendesign wird der Hintergrund der Folien durch bereits fertiggestellte Hintergrundbilder bestimmt. Die Folien können mit Farben oder dezenten Formen und Bildern, die hinter dem Text erscheinen, attraktiv (oder auch überladen) gestaltet werden. Mit der Zuweisung eines Foliendesigns ändert sich auch die Textformatierung. Das Folienlayout (die Anzahl und Art der Platzhalter) bleibt erhalten, es verändert sich aber evtl. die Größe der Platzhalter und in einigen Designs auch die Positionierung der Platzhalter.

Das Foliendesign wird im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS Menüpunkt "Designs Ausklappliste" EINGABE (kurz: ALT+U,D) bestimmt. Es öffnet sich die Ausklappliste "Alle Designs". Das erste Design ist immer das aktuelle Design, das JAWS mit Namen benennt. Man kann hier also abfragen, welches Design aktuell benutzt wird.

Das Standard Design ist "Larissa".

In der Ausklappliste können mit TAB bzw. SHIFT+TAB alle aktuell in PowerPoint integrierten Designs ausgewählt werden. Bei der Auswahl eines neuen Designs werden alle Folien gleichzeitig verändert.

Will man das ausgewählte Design nur für die aktuelle Folie bzw. markierten Folien übernehmen, kann man dies über ein Kontextmenü. Bevor das ausgewählte Design mit EINGABE bestätigt wird, öffnet man mit SHIFT+F10 das Kontextmenü und wählt mit AB

• Für alle gleichartigen Folienüber nehmen

um das Design aller Folien, die das gleiche alte Design habe wie die aktuelle zu ändern

• Für alle Folien übernehmen

um das Design aller Folien zu ändern

• Für ausgewählte Folien übernehmen

um das Design der aktuellen bzw. aller markierten Folien zu ändern.

Es ist nicht sinnvoll, mehrere verschiedene Designs in einer Präsentation zu verwenden. Sie verwirren die Zuschauer unnötig. Es sollten nur dann Änderungen der Farbgebung und Hintergrundgestaltung vorgenommen werden, wenn es zwingende, inhaltliche Gründe dafür gibt.

Um zu beschreiben, was ein Design ausmacht, hier beispielhaft die Beschreibung einiger Designs:

• das Design "Anake"
  Alle Folien dieses Designs haben einen Hintergrund eines Farbtons. Von oben rechts nach unten links wird die Farbe heller, von oben links sieht es aus als fielen Sonnenstrahlen auf die Folie, die Farbe wird strahlenartig heller.
  Alle Titel sind in einer farbigen Schrift mit 3D Effekt und Schatten. Untertitel und Texte sind immer in weißer Schrift. Das Standardaufzählungszeichen ist ein Quadrat mit einem Punkt darin. Die Anordnung der Platzhalter entspricht dem des Designs "Larissa".
• Das Design "Counture"
  legt um jede Folie einen verspielten geschwungenen Rahmen. Vom Rahmen gehen immer wieder Blätter/ Schleifen, ... ab. Vielleicht für einen Märchenvortrag. Durch diesen Rahmen sind alle Platzhalter kleiner und auch die Fonts sind kleiner gewählt.
• Im Design "Slipstream"
  stehen die Titel im Folienlayout Vergleich, Zwei Inhalte und "Titel und Inhalt" unten statt oben. Die Titel spiegeln sich auf dem Untergrund. Und das Standardaufzählungszeichen ist eine Raute bestehend aus vier Quadraten.
• Alle Folien des Designs "Nerus"
  haben einen Rand aus farbigen Streifen und je nach Layout einen oder mehrere gefüllte Kreise auf der Folie.

Diese kleine Aufzählung ist keine vollständige Designbeschreibung, sie soll lediglich verdeutlichen, was die Wahl des Designs bewirkt. Die Wahl des Designs bestimmt gravierend den Aufbau und das Erscheinungsbild der Folie.

Nach der Wahl eines Designs, das an erster Stelle stehen sollte, können am Design noch verschiedene Änderungen vorgenommen werden.

Farbschemata eines Designs

Jedem Design ist ein Farbschemata zugeordnet, das nachträglich verändert werden kann.

Im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS Menüpunkt "Farben" (kurz: ALT+U, T,R) kann man mit AUF/AB aus einer Liste von Farbschemata eines auswählen. Jedes Farbschema besteht aus acht Farben.

Zur Erläuterung ein Beispiel: im Design "Cronus" ist jeder Titel in hellblauer Schrift und weiß hinterlegt, jeder Untertitel weiße Schrift vor braunrotem Hintergrund, Inhalt schwarze Schrift hellblau hinterlegt und der untere Rand ist mittelblau. Dies entspricht dem Farbschema Cronus. Wählt man nun ein anderes Farbschema so werden alle Farben ausgetauscht. Das Farbschemata "Elementar" enthält nur Blautöne, oder Farbschemata "Papier" nur dezente Farben, der Titel ist nun beige, die Untertitel sind weiße Schrift grau hinterlegt, der Inhalt sehr hell beige und der untere Balken beige.

Nicht immer sind alle Farben benutzt. Das Standard Design Larissa hat z.B. keine Hintergrundformen und standardmäßig schwarze Schrift vor weißem Hintergrund, hier ändert die Wahl eines neuen Farbschemata nichts. Erst wenn eine Hintergrundfarbe über "Hintergrund formatieren" gewählt wurde, so ändert ein neues Farbschema auch die Hintergrundfarbe.

Schriftarten

Genauso wie jedem Design ein Farbschemata zugeordnet ist, so ist auch jedem Design eine Gruppe von Schriftarten zugeordnet. Diese Gruppe besteht aus zwei Schriftarten/-größen. Eine für die Überschriften und eine für den restlichen Text.

Im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS Menüpunkt "Schriftarten" (kurz: ALT+U, T,F) kann man mit AUF/AB aus einer Liste von Schriftartengruppen eine auswählen.

Standartmäßig werden das Farbschemata wie auch die Schriftartengruppe für alle Folien gleichzeitig übernommen. Will man dies nicht, so kann man dies genauso wie beim Zuweisen des Designs über das Kontextmenü.

Hintergrund

Als drittes kann jedem Foliendesign noch ein Hintergrund zugeordnet werden. Wie dies geschieht wurde bereits in Kapitel Den Hintergrund einer Folie ändern.

Ein Foliendesign zuweisen am Beispiel "Obstsorten-Design"

Die nächste Übung soll die Vorgehensweise verdeutlichen, wie ein Foliendesign einer Folie, bzw. allen Folien zugewiesen werden kann.

Während der Bearbeitung einer Präsentation kann jeder Folie einzeln ein anderes Design zugeordnet werden. Der Weg für mehrere oder auch alle Folien ist derselbe.

Eigentlich sollte man sich vor der Erstellung einer neuen Präsentation Gedanken über das passende Design machen und das Design als aller erstes zuweisen. Damit kann man sich einige Probleme/ Arbeit ersparen.

1. starten des Programms PowerPoint
2. öffnen der Präsentation "Obstsorten.pptx"
3. im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS Menüpunkt "Designs Ausklappliste" (kurz: ALT+U,D) nun ein geeignetes Design auswählen.
   Da wir auf den Nährwertenfolien relativ viel Text haben, sollte der Text Platzhalter im Layout "Inhalt mit Überschrift" relativ breit sein. Das Design "Rhea" erfüllt diese Bedingung.
   Mit TAB wählen wir also "Rhea" und bestätigen die Wahl mit EINGABE.
4. Nun haben alle bisher erstellten Folien das Design Rhea. Folien, die neu eingefügt werden, haben das Design der vorherigen Folie.
5. Leider hat das Design Rhea im Layout "Inhalt mit Überschrift" den Inhaltsplatzhalter links und den Textplatzhalter rechts also andersherum als das Standardlayout "Larissa". PowerPoint schafft es nicht, den Inhalt und die Platzhalter richtig zuzuordnen. Der Text liegt nun teilweise unter dem Bild, weil der Text korrekt nach rechts gerückt wurde das Bild aber nicht mit dem Inhaltsplatzhalter nach links gewandert ist. Dies muss nun nachträglich korrigiert werden. Ordnet man den Folien erneut ihr Layout zu, so schafft PowerPoint die Positionierung korrekt.
   In unserem Falle ist es zum Glück nicht ganz so schwierig.
   1. wir gehen mit F6 in die Gliederungsansicht
   2. mit STRG+SHIFT+TAB in die Folienansicht wechseln
   3. mit AB auf Folie 2 und dann mit mehrmals SHIFT+AB bis zu Folie 6, die Folien 2 bis 6 sind jetzt markiert. Alle haben das Layout "Inhalt mit Überschrift".
   4. im Register START Gruppe FOLIEN Menüpunkt LAYOUT (Kurz: ALT+R,L) mit TAB das Layout "Inhalt mit Überschrift" auswählen und durch EINGABE erneut zuordnen.
   5. die letzten 2 Punkte müssen für alle Layouts einzeln durchgeführt werden, in denen es Probleme gibt. Da es beim Übertragen der Titelfolie keine Probleme gab, brauchen wir dieses Layout nicht neu zuzuordnen.
6. auch wenn man dies vermeiden sollte, wollen wir zeigen, wie man nur einer einzigen Folie ein neues Layout zuordnet, wollen wir nun Folie 1 ein anderes Design zuordnen:
   1. Den Fokus auf Folie 1 setzen.
   2. Im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS Menüpunkt "Designs Ausklappliste" (kurz: ALT+U,D) nun mit TAB ein neues Design auswählen. Wir wählen "Okeanus".
   3. Statt die Wahl mit EINGABE zu bestätigen öffnen wir mit SHIFT+F10 das Kontextmenü und wählen mit AB "Für ausgewählte Folien übernehmen" und dies mit EINGABE bestätigen.
7. Nun haben alle Folien das gewünschte Design. Beide Designs haben ein blaues Farbschema. Zu unserem Obst würden aber Brauntöne besser passen.
   Im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS Menüpunkt "Farben" (kurz: ALT+U,T,R) wählen wir mit AB das Farbschema "Perspektive". Die Bestätigung mit EINGABE würde nur das Farbschema aller Folien eines Designs ändern in unserem Falle nur die Farben der Folie 1 da dort der Fokus steht, da aber alle Folien das gleiche Farbschema haben sollen öffnen wir mit SHIFT+F10 wieder das Kontextmenü und wählen mit AB "Für alle Folien übernehmen".
8. Da sowohl das Design Rhea als auch das Design Okeanus eine große Fläche weißen Hintergrundes hat, wollen wir noch den Hintergrund ändern.
   1. Im Register ENTWURF Gruppe HINTERGRUND Menüpunkt Hintergrundformate (kurz: ALT+U,M) mit AB auf Hintergrund formatieren.
   2. Es öffnet sich das Dialogfenster "Hintergrund formatieren".
   3. Wir befinden uns im Unterpunkt "Füllung" und springen mit TAB zu den Optionen.
   4. Wir wählen mit AB "Bild und Texturfüllung" und springen mit TAB zu weiteren Angaben.
   5. Beim Punkt Textur öffnen wir mit EINGABE eine Ausklappliste, in der wir mit den Pfeiltasten Gewebe auswählen und mit EINGABE bestätigen.
   6. Da die Farbe des Gewebes (Jute) zu dunkel für schwarze Schrift, sollte noch eine Transparenz von 40% gewählt werden. Mit TAB zur Transparenzeingabe und 40 eintippen.
   7. Mit TAB springen wir zum Schalter "Für alle übernehmen" und bestätigen dies mit EINGABE
   8. mit SHIFT+TAB springen wir zum Schalter "Schließen" und schließen das Dialogfenster "Hintergrund formatieren".
9. Die Datei nun unter dem Namen Obstsorten_Design speichern.
10. PowerPoint beenden.

Unsere Präsentation über Gesunde Ernährung ist nun endgültig fertig.

Auf der Titelfolie sind der Titel wie auch der Untertitel mit hellblau bzw. dunkelorange umrahmt. Der Titel ist schwarz der Untertitel hellblau. Die anderen Folien haben alle oben einen ganz dunkelblauen breiteren Rand, dem sich ein dunkeloranger schmälerer Streifen anschließt und als letztes folgt noch ein dritter schmaler Balken, der aber nur von der Mitte bis zum rechten Rand geht. Der Hintergrund aller Folien ist ein leicht sichtbares Gewebe wie z.B. Jute oder ein Kartoffelsack.

Hier kann die fertige Präsentation runtergeladen werden Obstsorten_Design.pptx

Das Folienlayout zuweisen

Wird die neue Folie durch EINGABE in der obersten Ebene der Gliederungsansicht erzeugt, so hat die neue Folie immer das Layout der aktuellen Folie, mit einer Ausnahme: handelt es sich bei der aktuellen Folie um eine Titelfolie, so hat die neue Folie das Layout "Titel und Inhalt".

Will man eine neue Folie mit einem anderen Layout erzeugen, so kann dies über das Register START Gruppe FOLIEN Menüpunkt "Neue Folie" (kurz: ALT+R, Ä, N) geschehen. PowerPoint bietet eine Liste von Layouts an, zwischen denen mit TAB gewählt werden kann. Mit EINGABE wird eine neue Folie des ausgewählten Layouts hinter die aktuelle Folie eingefügt. Der Cursor steht hiernach an der ersten Stelle dieser neuen Folien, der Regel im Titelplatzhalter.

Das Folienlayout sollte immer vor dem Erstellen des Textes ausgewählt werden. Theoretisch kann man das Layout noch nachträglich ändern, dies kann aber zu Problemen führen, wenn PowerPoint den Text, die Grafiken nicht richtig den neuen Platzhaltern zuordnen kann.

Um ein Layout nachträglich zu ändern, positioniert man den Cursor in die zu ändernde Folie oder markiert mehrere Folien und wählt im Register START Gruppe FOLIEN Menüpunkt "Layout" (kurz: ALT+R, O, A) aus der Liste der Layouts mit TAB ein neues Layout.

Das Folienlayout bestimmt, wie viele, welche und an welcher Position Platzhalter auf der Folie enthalten sind. Die Platzhalter werden sehenden als Rahmen angezeigt, in denen Texte und/oder Grafiken eingefügt werden können.

Die Größe und Position der Platzhalter können von Design zu Design unterschiedlich sein. Die hier beschriebenen Positionen gelten für das Standarddesign "Office" und die meisten anderen Designs. Die Anzahl und der Typ des Platzhalters sind in allen Designs gleich. Weitere Erläuterungen zu den Designs folgen im Kapitel Das Foliendesign

Es werden vier Arten von Platzhalten unterschieden:

1. Titel

   Dieser Platzhalter ist für Titel gedacht. Es kann nur Text eingefügt werden. Der Text erscheint standardmäßig in fett und mit hohem Schriftgrad.
   Der Titelplatzhalter ist so ausgelegt, dass nur eine Zeile eingefügt werden sollte. Der Text wird meist zentriert.

2. Untertitel

   Der Untertitel ist ebenso wie der Titelplatzhalter ein reiner Textplatzhalter. Der Text erscheint nicht ganz so groß wie der Titel und nicht fett. Dieser Platzhalter ist für ein bis zwei Zeilen gedacht. Auch hier wir der Text zentriert.

3. Textplatzhalter

   Dies ist ein Platzhalter in den Text in Normalgröße eingefügt werden kann.

4. Inhaltsplatzhalter (JAWS: Objekt Platzhalter)

   Dies ist der am meisten verwendete Platzhalter auf Folien. In ihn kann Text in Standardgröße eingegeben werden. Ebenso können Bilder, Objekte, Tabellen usw. eingefügt werden können. Text und Objekte können gleichzeitig eingefügt werden.

5. Bildplatzhalter

   In diesen können nur Objekte wie Tabellen, Diagramme, Bilder usw. eingefügt werden.

Bei dem genannten Erscheinungsbild des Fonts sowie des Blocksatzes der beschriebenen Platzhalter handelt es sich um die Standardeinstellung, die der Platzhalter nach dem erzeugen einer neuen Folie hat. Das Aussehen (Schriftgrad, Schriftart, Farbe, ...) kann nachträglich für einzelne Folien jederzeit verändert werden oder über den Folienmaster für alle Folien gleichzeitig.

Die Platzhalter einer Folie sind durchnummeriert, dies entspricht der Zahl in Klammern.

Folgende Layouts stehen zur Verfügung:

1. Titel

   Auf der Folie befinden sich zwei Platzhalter. In der Mitte zentriert ein Titelplatzhalter (1) und darunter ebenfalls zentriert ein Untertitelplatzhalter (2).

2. Titel und Inhalt

   Diese Folien enthalten ebenfalls zwei Platzhalter. Am oberen Rand befindet sich über die gesamte Breite ein Titelplatzhalter (1). Darunter ist die Folie komplett mit einem Inhaltsplatzhalter (2) gefüllt.

3. Abschnittsüberschrift

   Diese Folie enthält nur in der unteren Hälfte der Folie zwei Platzhalter. Der obere Platzhalter ist ein Textplatzhalter (2), in den linksbündig Text eingegeben werden kann. Die letzte Zeile des Textes ist am unteren Rand des Platzhalters ausgerichtet. Unter diesem Platzhalter befindet sich noch ein Titelplatzhalter (2). Der Text ist hier fett und größer aber ebenfalls linksbündig und nicht, wie sonst in Titelplatzhaltern üblich, zentriert.

4. Zwei Inhalte

   Diese Folie enthält drei Platzhalter. Oben über die ganze Breite wieder einen Titelplatzhalter (1), darunter bis an den unteren Rand ist die Folie in der Mitte vertikal geteilt. Links (2) und rechts (3) befinden sich zwei gleichgroße Inhaltsplatzhalter.

5. Vergleich

   Diese Folie ist genauso aufgebaut, wie die Folie "Zwei Inhalte", außer dass sich über jedem der beiden Inhaltsplatzhalter noch ein kleiner Textplatzhalter für eine Überschrift befindet. Links Textplatzhalter (2) und Inhaltsplatzhalter (3), rechts sind Textplatzhalter (4) und Inhaltsplatzhalter (5). Über der ganzen Folie befindet sich wieder der Titel (1).

6. Nur Titel

   Diese Folie hat nur einen Platzhalter am oberen Rand für einen Titel (1).

7. Leer

   Diese Folie ist ganz leer.

8. Inhalt mit Überschrift

   Diese Folie enthält drei Platzhalter. Die Folie ist senkrecht ungefähr halbier. In der linken Hälfte ist oben ein schmaler Titelplatzhalter (1) (linksbündiger, fetter, größerer Text am unteren Rand des Platzhalters ausgerichtet) und darunter ein Textplatzhalter (3). Rechts daneben befindet sich ein Inhaltsplatzhalter (2). Dieses Layout ist für Grafiken geeignet, die links daneben mit Titel und Beschreibung versehen werden.

9. Bild mit Überschrift

   Diese Folie ist genauso aufgebaut wie "Inhalt mit Überschrift". Der einzige Unterschied besteht darin, dass der Inhaltsplatzhalter durch einen Bildplatzhalter ersetzt wurde.

Welche Platzhalter sich auf der Folie befinden, erfährt man über den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit", der mit ALT+F10 erst geöffnet werden muss. Nach dem Öffnen dieses Fensterbereiches wechselt der Fokus in den Folienbereich. Mit einmal F6 wird der Bereich "Auswahl und Sichtbarkeit" angesprungen. JAWS nennt diesen Bereich "Alle Folien". Beim ersten Öffnen steht der Fokus nun gleich in der Liste aller Platzhalter, JAWS nennt einen Platzhalter. Sollte dies nicht der Fall sein, so muss mit TAB zu der Liste der Platzhalter gesprungen werden. Hat JAWS einen Platzhalter benannt, so kann man mit AUF/AB die Liste der Platzhalter durchgehen. Durch EINGABE wählt man den Platzhalter aus.

Ist ein Platzhalter markiert so kann man ihm einen neuen Namen geben, um später leichter zu erkennen, was der Platzhalter beinhaltet. Um den Namen eines Platzhalters zu ändern, markiert man ihn, klickt F2 und kann gleich den neuen Namen eingeben, z.B. "Platzh. Bild Erdbeere" oder "Platzh. Nährwerte". Achtung, der alte Name wird nicht übertippt, sondern muss gelöscht werden (SHIFT+ENDE, RÜCK-Taste). EINGABE schließt die Eingabe des neuen Namens ab.

In der Gliederungsansicht wird die erste Zeile immer als Titel angesehen und in den Titelplatzhalter (1) eingetragen, der dann folgenden Text der ersten Ebene wird in den Platzhalter der Nummer (2) eingetragen, die anderen Platzhalter kann man hier nicht erreichen, solange kein Text eingegeben wurde.

Will man z.B. im Layout "Vergleich" den rechten Textplatzhalter (4) füllen, so muss folgendermaßen vorgegangen werden:

1. In der Gliederungsansicht den Fokus auf die entsprechende Folie setzen
2. falls noch nicht geschehen mit ALT+F10 den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" öffnen, der Fokus steht nun im Folienfenster
3. mit F6 den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" anspringen (JAWS: "alle Folien - PowerPoint")
4. nennt JAWS einen Platzhalter so steht man in der Liste der Platzhalter, ansonsten mit TAB zur Liste springen
5. Innerhalb der Liste der Platzhalter mit AUF/AB den Platzhalter suchen, der mit Text gefüllt werden soll
6. EINGABE setzt den Fokus innerhalb der Folienansicht in diesen Platzhalter.
7. Text eingeben (es darf sich nicht um einen Bildplatzhalter handeln)
8. Die Texteingaben mit ESC anschießen
9. Um noch weitere Platzhalter zu füllen wieder mit F6 in die Liste der Platzhalter
10. mit AUF/AB einen neuen Platzhalter durch EINGABE auswählen
11. Text eingeben, mit ESC abschießen
12. evtl. die letzten drei Punkte wiederholen solange, bis alle Platzhalter mindestens ein Zeichen enthalten.

Auf dieses Weise kann man alle Platzhalter mit Inhalt füllen.

Geht man nun mit F6 zurück in die Gliederungsansicht, erscheint der eingegebene Text in Form einer nummerierten Aufzählung. JAWS nennt eine Nummer (entspricht der Platzhalternummer) gefolgt von dem eingegebenen Text. Dieser kann hier wie gewohnt verändert werden. Aber ACHTUNG, durch einmal RÜCK-Taste vor dem ersten Zeichen des Textes wird die Platzhalternummer gelöscht und der Text rutscht in den vorherigen Platzhalter. Der Platzhalter ist wieder aus der Gliederungsansicht verloren.

Übung: Ein Folienlayout zuweisen am Beispiel "Obstsorten"

Die nächste Übung soll die Vorgehensweise verdeutlichen, wie ein Folienlayout einer Folie, bzw. allen Folien zugewiesen werden kann.

Es soll eine PowerPoint-Präsentation über gesunde Ernährung erstellt werden.

Dazu ist es notwendig folgende Bilder auf den eigenen Rechner runterzuladen Obstsorten-Bilder.zip. Nach dem Extrahieren sollten die JPEG-Bilder im Präsentationsordner\Obstsorten-Bilder liegen.

• PowerPoint starten
• Auf der ersten Folie mit dem Layout "Titel" geben wir in der Gliederungsansicht der Präsentation den Titel "Gesunde Ernährung" (EINGABE,TAB) und als Untertitel "Eine Übungspräsentation von Augenbit" ein.

Auf den weiteren Folien werden immer wieder Nahrungsmittel erklärt. Besonders eindrücklich können die gesunden Ernährungselemente mit einem Bild und danebenstehendem Text erklärt werden. In unserem Beispiel bietet sich folgendes Layout an: Oben soll sich der Titel, dann darunter links ein Textfeld mit Aufzählungen befinden und rechts daneben ein Bild der Obstsorte eingefügt werden. Dies entspricht dem Layout "Inhalt mit Überschrift".

• Wir erzeugen also in PowerPoint unter dem Register START Gruppe FOLIEN Menüpunkt "Neue Folie" (kurz: ALT+R, Ä, N) eine zweite Folie. Mit TAB wählen wir "Inhalt mit Überschrift" und fügen die Folie durch EINGABE ein.
• Gleich nach dem Einfügen können wird in der Gliederungsansicht den Titel "Obstsorten" eingeben.
• Nun öffnen wir den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" ("Alle Folien") mit ALT+F10 und setzen den Fokus durch F6 in diesen Bereich.
• Mit TAB gehen wir zur Liste der Platzhalter und wählen mit AB den "Textplatzhalter 3". Durch EINGABE aktivieren wir ihn.
• Da in diesem Falle "Textplatzhalter 3" Fließtext und keine Liste erwartet, erzeugen wir im Register START Gruppe ABSATZ Menüpunkt "Aufzählungszeichen" (ALT+R, Ö, U) eine Aufzählung. Mit TAB ein Aufzählungszeichen aussuchen und mit EINGABE bestätigen.
• Wie in der Gliederungsansicht können wir nun eine Liste der Obstsorten eingeben:
  • "Apfel" mit den Unterpunkten (EINGABE, TAB) "Jonagold" und "Braeburn"
  • wieder auf erster Ebene EINGABE, SHIFT+TAB, "Birne"
  • ebenfalls auf erster Ebene "Beerenobst" mit den Unterpunkten "Erdbeeren", "Blaubeeren", "Johannisbeeren"
  • und wieder auf erster Ebene "usw."
• Da der Schriftgrad standardmäßig recht klein eingestellt ist, markieren wir mit STRG+A den gesamten Text des Platzhalters (wir befinden uns in der Folienansicht und nicht in der Gliederungsansicht, wo STRG+A den Text aller Folien markieren würde.)
• Im Register START Gruppe SCHRIFTART Menüpunkt "Schriftgrad" (ALT+R, H, C) erhöhen wir den Schriftrad auf 20.
• Mit ESC beenden wird die Texteingabe.
• Nun soll noch ein Bild mit Äpfeln links neben den Text eingefügt werden. Dazu gehen wir wieder mit F6 in den Fensterbereich "Auswahl und Sichtbarkeit" ("Alle Folien")
• Mit AB zum "Inhaltsplatzhalter 2" und mit EINGABE aktivieren
• Ein Bild fügt man im Register EINFÜGEN Gruppe BILDER Menüpunkt GRAFIK ein (ALT+I, E). Es öffnet sich das Dialogfenster "Grafik einfügen". Dies ist genauso wie das Dialogfeld "Öffnen" aufgebaut. Im Eingabefeld "Dateiname" kann nun gleich der Pfadname der Grafikdatei ...\Obstsorten-Bilder\Braeburn.JPG eingeben werden. Mit EINGABE wird das Bild geladen.

Die zweite Folie ist nun fertig.

Die dritte Folie beginnt mit dem Titel "Apfel". Im "Textplatzhalter 3" stehen alle wichtigen Informationen zum Apfel: Kaloriengehalt, Vitamine, Mineralstoffe, Spurenelemente etc... Im rechten Teil ist ein schöner, frischer Apfel zu sehen.

Die vierte Folie beschreibt die "Birne" usw. Hier könnte eine grundsätzliche Überlegung erfolgen, ob es sinnvoll ist, über jede Obstsorte zwei Folien zu erstellen. Auf der ersten Folie könnten die verschiedenen Sorten beschrieben werden wie z.B. Gala, Elstar, Jonagold, Golden Delicious usw., daneben könnte ein Bild mit den verschiedenen beschriebenen Sorten eingefügt werden. Die nächste Folie würde dann die Inhaltsstoffe, also den "ernährungswissenschaftlichen" Bereich beschreiben.

Da nun alle Folien den gleichen Aufbau haben, können wir uns die Arbeit ein wenig erleichtern, indem wir von der Gliederungsansicht (Folie 3) mit STRG+SHIFT+TAB in das Register "Folien" wechseln. Da wir gerade Folie 3 bearbeiten, ist auch im Register FOLIE die Folie 3 markiert. Mit STRG+C kopieren wir diese in die Zwischenablage und fügen sie dann mehrmals mit STRG+V hinter Folie 3 als Kopie ein. Nun können wir zurück in die Gliederungsansicht und den Text hier überschreiben. Fontgröße, Zuordnung zum Platzhalter usw. wird alles mit kopiert.

Wir müssen nur daran denken die Bilder auszutauschen. Dies geschieht folgendermaßen.

• Mit F6 zu "Auswahl und Sichtbarkeit" ("Alle Folien")
• mit TAB zur Platzhalterliste und mit AB zum Inhaltsplatzhalter 2, mit EINGABE aktivieren.
• mit SHIFT+F10 das Kontextmenü öffnen und mit AB zu "Bild ändern ..."
• es öffnet sich wieder das Dialogfeld "Grafik einfügen" und eine neue Grafik kann ausgewählt werden.

Würde die neue Grafik wieder über das Register EINFÜGEN eingefügt, so würde eine zweite Grafik eingefügt und nicht die alte ersetzt.

Ebenfalls über das Kontextmenü einer Grafik kann die Größe und die Position noch unter "Größe und Position ..." geändert werden. Die Einzelheiten werden aber später noch einmal beschrieben.

In unserem Beispiel haben wir den Font nur für eine Folie geändert, wie man den Font automatisch für alle Folien eines Layouts gleichzeitig ändert, wird später im Kapitel "Mit dem Folienmaster arbeiten" erläutert.

Sind alle Folien erstellt, mit Text und Bild gefüllt ist die erste Version unsere Präsentation fertig. Die Obstsorten können als Text und Bild betrachtet werden.

Sie sollte unter dem Namen "Obstsorten.pptx" gespeichert werden.

Hier kann eine entsprechende Beispieldatei Obstsorten.pptx heruntergeladen und angesehen werden.

Den Hintergrund einer Folie ändern

In der soeben erstellten Präsentation "Obstsorten.pptx" ist die Hintergrundfarbe weiß und die Schriftfarbe schwarz.

Während der Bearbeitung einer Präsentation kann jeder Folie einzeln eine andere Hintergrundfarbe zugeordnet werden. Für alle Folien gleichzeitig erfolgt dies im Folienmaster (siehe: "Folienmaster").

Der Weg für mehrere oder auch alle Folien ist derselbe. Hierzu geht man in das Register ENTWURF Gruppe HINTERGRUND Menüpunkt "Hintergrund formatieren" (ALT+U, H). Es öffnet sich auf der rechten Seite das Dialogfenster "Hintergrund formatieren". Dieses Dialogfenster hat mehrere Optionen, die mit AUF/AB ausgewählt werden. Man kann entscheiden, ob man für den Hintergrund

• eine einfarbige Füllung
• einen Farbverlauf
• eine Bild- oder Texturfüllung
• oder eine Musterfüllung

haben möchte. Es lässt sich ebenfalls die Option "Hintergrundgrafiken ausblenden" aktivieren. Mit TAB springt man dann zu den weiteren Angaben zum Hintergrund. Bei einer einfarbigen Füllung kann die Farbe aus einer vorgegebenen Liste ausgewählt oder frei eingegeben werden. Zusätzlich kann man noch einen Transparenzwert angeben. 0% bedeutet, dass die Folie ganz mit der Farbe gefüllt ist. Der Hintergrund ist undurchsichtig. Bei einer Transparenz von 50% ist der Hintergrund leicht durchsichtig. Die Farbe ist also schwächer/ dünner aufgetragen, sie wirkt heller. Bei einer Transparenz von 100% ist der Hintergrund durchsichtig, man sieht ihn nicht mehr. Dies macht keinen Sinn.

Bei einer Bild- oder Texturfüllung kann man ein eigenes Bild aus einer Datei in den Hintergrund legen, dies macht Sinn, wenn es sich z.B. um das Logo der Firma handelt, für die Ihr den Vortrag haltet. Oder man wählt eine Textur aus, wie einen Holzhintergrund. Dies wäre für unsere Obstpräsentation auch ein sinnvoller Hintergrund. Wählt man anschießend noch eine Transparenz von 50%, so ist die Holzmaserung nur leicht zu erkennen.

Hier alle Möglichkeiten zu beschreiben, würde den Rahmen sprengen.

Am Ende des Dialogfensters "Hintergrund formatieren" gibt es zwei Schalter:

• Hintergrund zurücksetzen

da der Hintergrund bei Änderungen immer gleich mit geändert wurde, um den Effekt zu sehen, bedeutet Hintergrund zurücksetzen, dass keine dieser Änderungen übernommen wird und der Hintergrund unverändert bleibt. Es entspricht einem "Abbrechen".

• Für alle übernehmen

die Änderungen für den Hintergrund werden für alle Folien übernommen. Eine Präsentation bei der jede Folie einen völlig unterschiedlichen Hintergrund hat, wirkt unruhig und lenkt den Betrachter von Text ab.
Durch den Schalter "Für alle übernehmen" wird das Dialogfenster nicht geschlossen.

Dies geschieht über das Kontextmenü des Fensters "Hintergrund formatieren". Für Obstsorten.pptx soll nun ein passender, kontrastreicher Hintergrund gefunden werden. Die Schriftfarbe soll schwarz bleiben. Zu schwarz sind alle hellen Farben kontrastreich (gelb, hellblau, hellgrün usw.).

Übung: Hintergrund setzen

Alle nun folgenden Schritte sollten nebenher als Übung ausgeführt werden:

• Die Datei "Obstsorten.pptx" wieder in PowerPoint öffnen.
• im Register ENTWURF Gruppe HINTERGRUND Menüpunkt "Hintergrund formatieren" (ALT+U, G) das Dialogfenster "Hintergrund formatieren" öffnen.
• mit AUF/AB einfarbige Füllung wählen
• mit TAB zu Farbe
• durch EINGABE öffnet sich ein Menü in dem eine Farbe direkt mit den Cursor-Tasten ausgewählt werden kann oder man definiert eine Farbe über den Menüpunkt "Weitere Farben..." mittels der RGB Werte selbst. (Genaueres unter: Extra - Dialogfenster FARBE)
  In der Übungsdatei könnten die Farbwerte für hellgelb eingetragen werden:
  • ROT 255
  • GRÜN 255
  • BLAU 150
• ist eine Farbe gewählt, mit TAB auf den Schalter "Für alle übernehmen" und mit EINGABE bestätigen.

Alle Folien unserer Präsentation haben nun einen farbigen Hintergrund.

Hier kann die neue Beispiel-Präsentation mit hellgelbem Hintergrund Obstsorten_mit_Hintergrund.pptx heruntergeladen werden.

Das Foliendesign

Im Foliendesign wird der Hintergrund der Folien durch bereits fertiggestellte Hintergrundbilder bestimmt. Die Folien können mit Farben oder dezenten Formen und Bildern, die hinter dem Text erscheinen, attraktiv (oder auch überladen) gestaltet werden. Mit der Zuweisung eines Foliendesigns ändert sich auch die Textformatierung. Das Folienlayout (die Anzahl und Art der Platzhalter) bleibt erhalten, es verändert sich aber evtl. die Größe der Platzhalter und in einigen Designs auch die Positionierung der Platzhalter.

Das Foliendesign wird im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS Menüpunkt "Designs Ausklappliste" EINGABE (kurz: ALT+U, G) bestimmt. Es öffnet sich die Ausklappliste "Alle Designs". Das erste Design ist immer das aktuelle Design, das JAWS mit Namen benennt. Man kann hier also abfragen, welches Design aktuell benutzt wird.

Das Standard Design ist "Office".

In der Ausklappliste können mit TAB bzw. SHIFT+TAB oder den Pfeiltasten alle aktuell in PowerPoint integrierten Designs ausgewählt werden. Bei der Auswahl eines neuen Designs werden alle Folien gleichzeitig verändert.

Will man das ausgewählte Design nur für die aktuelle Folie bzw. markierten Folien übernehmen, kann man dies über ein Kontextmenü. Bevor das ausgewählte Design mit EINGABE bestätigt wird, öffnet man mit SHIFT+F10 das Kontextmenü und wählt mit AB

• Für alle Folien übernehmen

um das Design aller Folien zu ändern

• Für ausgewählte Folien übernehmen

um das Design der aktuellen bzw. aller markierten Folien zu ändern.

Es ist nicht sinnvoll, mehrere verschiedene Designs in einer Präsentation zu verwenden. Sie verwirren die Zuschauer unnötig. Es sollten nur dann Änderungen der Farbgebung und Hintergrundgestaltung vorgenommen werden, wenn es zwingende, inhaltliche Gründe dafür gibt.

Nach der Wahl eines Designs, das an erster Stelle stehen sollte, können am Design noch verschiedene Änderungen vorgenommen werden.

Farbschemata eines Designs

Jedem Design ist ein Farbschemata zugeordnet, das nachträglich verändert werden kann.

Im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS Menüpunkt "Farben" (kurz: ALT+U, V, F) kann man mit AUF/AB aus einer Liste von Farbschemata eines auswählen. Jedes Farbschema besteht aus acht Farben.

Nicht immer werden alle Farben benutzt. Das Standard Design Office hat z.B. keine Hintergrundformen und standardmäßig schwarze Schrift vor weißem Hintergrund. Hier ändert die Wahl eines neuen Farbschemata nichts. Erst wenn eine Hintergrundfarbe über "Hintergrund formatieren" gewählt wurde, so ändert ein neues Farbschema auch die Hintergrundfarbe.

Schriftarten

Genauso wie jedem Design ein Farbschemata zugeordnet ist, so ist auch jedem Design eine Gruppe von Schriftarten zugeordnet. Diese Gruppe besteht aus zwei Schriftarten/-größen. Eine für die Überschriften und eine für den restlichen Text.

Im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS Menüpunkt "Schriftarten" (kurz: ALT+U, V, C) kann man mit AUF/AB aus einer Liste von Schriftartengruppen eine auswählen.

Standartmäßig werden das Farbschemata wie auch die Schriftartengruppe für alle Folien gleichzeitig übernommen. Will man dies nicht, so kann man dies genauso wie beim Zuweisen des Designs über das Kontextmenü.

Hintergrund

Als drittes kann jedem Foliendesign noch ein Hintergrund zugeordnet werden. Wie dies geschieht wurde bereits in Kapitel Den Hintergrund einer Folie ändern.

Ein Foliendesign zuweisen am Beispiel "Obstsorten-Design"

Die nächste Übung soll die Vorgehensweise verdeutlichen, wie ein Foliendesign einer Folie, bzw. allen Folien zugewiesen werden kann.

Während der Bearbeitung einer Präsentation kann jeder Folie einzeln ein anderes Design zugeordnet werden. Der Weg für mehrere oder auch alle Folien ist derselbe.

Eigentlich sollte man sich vor der Erstellung einer neuen Präsentation Gedanken über das passende Design machen und das Design als aller erstes zuweisen. Damit kann man sich einige Probleme/ Arbeit ersparen.

1. starten des Programms PowerPoint
2. öffnen der Präsentation "Obstsorten.pptx"
3. im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS Menüpunkt "Designs Ausklappliste" (kurz: ALT+U, G) nun ein geeignetes Design auswählen.
   Da wir auf den Nährwertenfolien relativ viel Text haben, sollte der Text Platzhalter im Layout "Inhalt mit Überschrift" relativ breit sein. Das Design "Rückblick" erfüllt diese Bedingung.
   Mit TAB wählen wir also "Rückblick" und bestätigen die Wahl mit EINGABE.
4. Nun haben alle bisher erstellten Folien das Design Rückblick. Folien, die neu eingefügt werden, haben das Design der vorherigen Folie.
5. auch wenn man dies vermeiden sollte, wollen wir zeigen, wie man nur einer einzigen Folie ein anderes Design zuordnen kann:
   1. Den Fokus auf Folie 1 setzen.
   2. Im Register ENTWURF Gruppe DESIGNS Menüpunkt "Designs Ausklappliste" (kurz: ALT+U, G) nun mit TAB ein neues Design auswählen.
   3. Statt die Wahl mit EINGABE zu bestätigen öffnen wir mit SHIFT+F10 das Kontextmenü und wählen mit AB "Für ausgewählte Folien übernehmen" und dies mit EINGABE bestätigen.
6. Nun haben alle Folien das gewünschte Design.
7. Da das Design Rückblick eine große Fläche weißen Hintergrundes hat, wollen wir noch den Hintergrund ändern.
   1. Im Register ENTWURF Gruppe HINTERGRUND Menüpunkt Hintergrundformate (kurz: ALT+U, H) mit AB auf Hintergrund formatieren.
   2. Es öffnet sich das Dialogfenster "Hintergrund formatieren".
   3. Wir wählen mit AB "Bild und Texturfüllung" und springen mit TAB zu weiteren Angaben.
   4. Beim Punkt Textur öffnen wir mit EINGABE eine Ausklappliste, in der wir mit den Pfeiltasten "Gewebe" auswählen und mit EINGABE bestätigen.
   5. Da die Farbe des Gewebes (Jute) zu dunkel für schwarze Schrift, sollte noch eine Transparenz von 40% gewählt werden. Mit TAB zur Transparenzeingabe und 40 eintippen.
   6. Mit TAB springen wir zum Schalter "Für alle übernehmen" und bestätigen dies mit EINGABE
8. Die Datei nun unter dem Namen Obstsorten_Design speichern.
9. PowerPoint beenden.

Unsere Präsentation über Gesunde Ernährung ist nun endgültig fertig.