PowerPoint 2010: Diagramme

Aus Augenbit

Diagramme

Was sind Diagramme?

Ein Diagrammm ist eine graphische Darstellung von Daten. Dabei ist die Bandbreite von möglichen Darstellungen sehr groß. In Erdkunde werden bespielsweise häufig sogenannte Achsendiagramme verwendet, wenn zwei (oder mehr) von einander abhängige Messgrößen dargestellt werden. Um die klimatischen Bedingungen in Deutschland darzustellen, wird beispielsweise die durchschnittliche Temperatur und die durchschnittliche Niederschlagsmenge in jeden Monat eines Jahres in Form einer Säule dargestellt. Je höher die Temperatur ist, um so höher ist die Säule usw. Die X-Achse besteht also aus 12 Säulen (die Monate), während auf der y-Achse entweder die Temperaturhöhe in Grad Celsius und/oder die Niederschlagsmenge in Millimeterangabe eingetragen wird.

In einem Liniendiagramm werden die Punkte zwischen den Achsen durch Linien miteinander verbunden. Die folgenden Diagrammtypen können als Tastbild unter diesem Link Excel: Einsatz von Diagrammen (Diese Seite ist noch nicht auf Excel 2010 umgestellt!) ausgedruckt und mithilfe eines Fusers hochgeschäumt werden:

  • Säulendiagramm
  • Liniendiagramm
  • Kreisdiagramm


Zur Verfügung stehende Diagrammtypen

PowerPoint stellt zwölf Arten von Diagrammtypen zur Verfügung. Diese Diagrammtypen sind in Diagrammuntertypen unterteilt. Auf der Internetseite "Verfügbare Diagrammtypen" von MircoSoft selbst, werden die einzelnen Diagrammtypen und Untertypen genauer erklärt.

  • Säulendiagramme
  • Liniendiagramme
  • Kreisdiagramme
  • Balkendiagramme
  • Flächendiagramme
  • Punkt (XY)-Diagramme
  • Kursdiagramme
  • Oberflächendiagramme
  • Ringdiagramme
  • Blasendiagramme
  • Netzdiagramme


Zahlen anschaulich darstellen

In PowerPoint können Zahlenreihen anschaulich dargestellt werden. Wesentliche Informationen sind auf diese Weise mit einem "Blick" für die Zuhörer erfahrbar.

Das folgende Beispiel des Statistischen Landesamt Baden-Württemberg aus dem Jahr 2008 soll dies verdeutlichen. In der Beschreibung des Diagramms steht folgender Text: "An den öffentlichen und privaten allgemeinbildenden Schulen wurden im Schuljahr 2006/07 1,29 Mill. Schülerinnen und Schüler unterrichtet. Die erwartete Abnahme der Bevölkerungszahl dürfte dazu führen, dass die Schülerzahl bis 2025 auf knapp unter 1 Mill. absinken könnte – fast 23 % weniger als 2006/07. Im Schuljahr 2006/07 lag die Schülerzahl der Hauptschulen bei rund 183 000. Bis 2025 könnten sie annähernd 60 000 Schüler verlieren. Die Schülerzahl läge dann um nahezu ein Drittel unter dem Stand des Schuljahres 2006/07. An den Realschulen dürfte die Schülerzahl von 244 800 im Schuljahr 2006/07 bis 2025 auf gut 193 000 zurückgehen. Damit läge sie um rund 21 % unter dem Stand von 2006/07. Bei den Gymnasien ist bis 2009/10 mit einem Anstieg der Schülerzahl auf einen Wert von gut 340 000 rechnen – im Vergleich zu rund 333 300 im Schuljahr 2006/07. Mit dem Ausscheiden des „doppelten“ Abiturientenjahrgangs im Sommer 2012 wird sich die Schülerzahl schlagartig um einen Jahrgang verringern. Im Anschluss daran dürfte sie bis 2025 auf gut 251 000 absinken – das wäre knapp ein Viertel weniger als 2006/07."

Schülerzahlen.pdf , (Statistisches Landesamt Baden-Württemberg, Stuttgart 2008)

Wie könnten diese drei weiterführenden Schularten bildlich dargestellt werden? Im Beispiel dieses pdf.-Dokumentes, das der Öffentlichkeit im Internet zur Verfügung gestellt wird, handelt es sich um drei unterschiedlich farbige Linien. Auf der Y-Achse werden die Schülerzahlen in Tausend angegeben - auf der X-Achse die Jahreszahlen von 1980 bis 2025. Man sieht mit einem Blick, dass die Zahlen der Realschüler und Hauptschüler zwischen 1983 und 1995 fast gleich waren. Danach ist der Anteil der Haupschüler deutlich gesunken (um ca. 100 000). Man sieht außerdem, dass der Anteil der Gymnasiasten im gesamten Zeitraum bis 2008 immer um ca. 100 000 Schüler höher war als der der Realschüler. Der Zukunftsbereich wird andersfarbig mit helleren Linien gezeigt... Ohne Zahlen nachlesen zu müssen, sind diese Interpretationen innerhalb von 5 Minuten möglich und prägen sich als Bild ein.

Ein Diagramm einfügen

Parallel zum lesen der nächsten Abschnitte, sollten die beschriebenen Funktionen in einer Übung nachvollzogen werden, dazu starten wir PowerPoint und wählen für die erste Seite das Layout "leer", so dass wir ein folienfüllendes ein Diagramm einfügen können.

Ein Diagramm wird im Register EINFÜGEN Gruppe ILLUSTRATIONEN Menüpunkt DIAGRAMM eingefügt (kurz: [Alt]+[i],[c]).

Es öffnet sich das Dialogfenster "Diagramm einfügen". Mit [AUF]/[AB] kann der Typ des Diagramms ausgewählt werden, wie z.B. Säule, Linie, Kreis, ...

Hat man sich für einen Typ entschieden, so pringt man mit [TAB] zu den Untertypen und kann mit [<-]/[->] einen Untertyp auswählen.

Durch [Eingabe] wird

  1. ein Beispieldiagramm in einen freien oder ausgewählten Inhaltsplatzhalter eingefügt (siehe: Positionierung eines Objektes )
  2. ein neues Windowsfenster "Diagramm in MicrosoftPowerPoint - MicrosoftExcel" geöffnet. Dieses Fenster entspricht exakt einem MicrosoftExcel 2010 Fenster.

Das Excel Fenster enthält die zum eingefügten Beispieldiagramm gehörenden Daten.

In unserem Beispiel fügen wir ein Diagramm des Typs Säulen und Untertyps "gruppierte Säulen" ein. Man erhält ein Beispiel Säulendiagramm an dessen x-Achse 4 Kategorieen aufgetragen sind. Zu jeder Kategorie gehören drei Datenreihen, so dass über jeder Kategorie drei Säulen in drei unterschiedlichen Farben gezeichnet sind. (Datenreihe 1 immer blau, Datenreihe 2 immer rot und Datenreihe 3 immer grün). Auf der Y-Achse ist der Wert der Datenreihe eingezeichnet. Die Höhe des Balkens entspricht dem Wert der Datenreihe. Man könnte sich vorstellen, dass Kategorie 1 - 4 die Jahre 2001 - 2004 sind und die Datenreihen die Schüler, Schülerinnen und Lehrer einer Schule darstellen.

Beispiel für ein solches Achsendiagramm (entspricht von den Daten nicht dem in PowerPoint eingefügten Diagramm) kann hier als Fuservorlage heruntergeladen werden gruppierte_Saeulen_Fusservorlage.png.

Diese Vorlage wollen wir nun verwenden, um Schülerzahen vom tatistisches Landesamt Baden-Württemberg, Stuttgart 2008 darzustellen.

Daten in Excel eingeben

Eine vollständige Beschreibung der Funktionsweise von Excel findet man unter Excel 2010

Hier soll nur eine kleine Beschreibung der wichtigsten Funktionen am Beispiel der Schülerzahlen erfolgen.

Nach dem Einfügen eines neuen Diagramms steht der Fokus im Windowsfenster "Diagramm in MicrosoftPowerPoint - MicrosoftExcel"

  • mit [Strg]+[a] werden alle Datenfelder des Datenblattes markiert.
  • mit [Entf] wird der Inhalt aller Datenfelder gelöscht.
  • mit [Strg]+[Pos1] springt man in das Datenfeld (A1) (erste Spalte, erste Zeile).

nach jeder Eingabe eines Wertes in ein Datenfeld springt man mit

  • [TAB] in das Feld rechts neben dem aktuellen: A1 - B1 - C1, ....
  • [AB] in das Feld unterhalb des aktuellen C1 - C2 - C3 ...
  • [Pos1] in das erste Feld der gleichen Spalte B3 - B1 ...

Nachdem alle Beispieldaten gelöscht sind, können folgende Daten eingegeben werden:

  • Zeile 1:
    • A1: leer
    • B1: "2006/07"
    • C1: "2025"
  • Zeile 2:
    • A2: "Hauptschule"
    • B2: "183" (Millionen Schüler, 2006/07)
    • C2: "123" (183 - 60 Millionen Schüler 2025)
  • Zeile 3:
    • A3: "Realschule"
    • B3: "244,8"
    • C3: "193"
  • Zeile 4:
    • A4: "Gymnasium"
    • B4: "333,3"
    • C4: "251"

Das Datenblatt dient lediglich zur Eingabe der Daten, alle weiteren Änderungen am Erscheinungsbild des Diagramms werden vom PowerPoint Fenster aus vorgenommen.

Das Excel Datenblatt wird im Register DATEI Menüpunkt SCHLIEßEN (kurz: [Alt]+[d],[b]) geschlossen. Nach dem Schließen des Datenblattes steht der Fokus wieder im PowerPoint-Fenster.

formatieren des Diagramms

Ist das Diagramm markiert, so stehen folgende drei Register zur Verfügung:

  • DIAGRAMMTOOLS ENTWURF
  • DIAGRAMMTOOLS LAYOUT
  • DIAGRAMMTOOLS FORMAT

über die das Diagramm formatiert werden kann.

Diagrammtyp ändern

Will man den Diagrammtyp nachträglich verändern, so kann man dies im Register DIAGRAMMTOOLS ENTWURF Gruppe TYP Menüpunkt DIARGAMMTYP ÄNDERN (kurz: [Alt]+[j][r],[g]).

Es öffnet sich das Dialogfenster "Diagramm ändern", welches genauso aufgebaut ist, wie das Dialogfenster "Diagramm einfügen". Mit [AUF]/[AB] kann der neue Typ des Diagramms ausgewählt werden, wie z.B. Säule, Linie, Kreis, ... mit [TAB] springt man zu den Untertypen und kann diesen mit den Pfeiltasten auswählen. Mit [Eingabe] wird die Auswahl übernommen. Es wird ledigtlich der Diagrammtyp verändert. Die Daten bleiben unverändert.

Daten auswählen

Das vom PowerPoint vorgegebene Beispieldiagramm hatte drei Datenreihen und vier X-Werte Gruppen, unser Schülerzahlen Diagramm besteht aber nur aus zwei Datenreihen (2006/06 und 2025) und drei X-Werte Gruppen (Hauptschule, Realschule, Gymnasium) leider hat PowerPoint dies nicht automatisch angepaßt.

Diese Anpassung muss im Register DIAGRAMMTOOLS ENTWURF Gruppe DATEN Menüpunkt DATEN AUSWÄHLEN (kurz: [Alt]+[j][r],[e]) korriegiert werden.

Es öffnet sich das Dialogfenster "Datenquelle auswählen". Der Fokus steht im Eingabebereich "Diagrammdatenbereich". Dieser ist auf die Beispieldaten eingestellt: Tabelle1!$A$1:$D$5, das heißt die Werte in Tabelle 1 von Datenfeld A1 (obere linke Ecke) bis Datenfeld D5 (untere rechte Ecke) werden gezeichnet. In unserem Falle sollen aber die Werte von A1 bis C4 gezeichnet werden. Dazu bewegen wir einmal die Pfeiltaste [<-] wodurch das letzte Feld (:$D$5) gelöscht wird und tippe die neue untere rechte Ecke ein: ":$C$4"

Mit [Eingabe] wird die Änderung übernommen und das Fenster "Datenquelle auswählen" geschlossen. Zusammen mit dem Fenster "Datenquelle auswählen" wurde auch das Excel Datenblatt geöffnet. Der Fokus steht nun im Excel Datenblatt, dass ebenfalls geschlossen werden muss ([Alt]+[d],[b])

Leider muß diese Anpassung auch erfolgen, wenn wir nachträglich noch weitere Werte eingeben.

Werte ändern

Sollen die Daten nachträglich erweitert werden oder auch nur geändert werden, so kann man im Register DIAGRAMMTOOLS ENTWURF Gruppe DATEN Menüpunkt DATEN BEARBEITEN (kurz: [Alt]+[j][r],[d]) das Datenblatt jederzeit wieder öffnen.

Titel und Achsentitel vergeben

Im Register DIAGRAMMTOOLS LAYOUT Gruppe BESCHRIFTUNGEN Menüpunkt DIAGRAMMTITEL (kurz: [Alt]+[j][y],[d]) kann dem Diagramm ein Titel vergeben werden bzw. ein vorhandener Titel gelöscht werden.

Es öffnet sich eine Ausklappliste, in der mittels [AB]/[AUF] zwischen folgenden Menüpunkten gewählt werden kann:

Keine
es wir kein Titel eingefügt, ein bereits vorhandener Titel wird gelöscht
Zentrierter Überlagerungstitel
Der Titel im Diagramm am oberen Rand zentriert eingefügt, die Diagrammgröße verändert sich nicht, aber es kann sein, dass sich Teile des Diagramms und der Titel überlappen.
Über Diagramm
Der Titel wir oberhalb des Diagramms zentriert eingefügt, das Diagramm wird verkleinert.
weitere Titeloptionen ...
hier können weitere Optionen wie Farbe und Ausrichtung verändert werden.

Nach der Wahl der Plazierung des Titels, kann er direkt eingetippt werden. Die Eingabe wird durch [Esc] beendet.

Der Diagrammtitel ist Bestandteil des Objektes DIAGRAMM und nicht zu verwechseln mit einem Folientitel. Je nach Layout der Folie ist zu überlegen, ob es nicht auch Sinnvoll ist den Diagrammtitel als Folientitel einzugeben.

Die Achentitel werden ebenfalls im Register DIAGRAMMTOOLS LAYOUT Gruppe BESCHRIFTUNGEN Menüpunkt ACHSENTITEL (kurz: [Alt]+[j][y],[i]) vergeben bzw. ein vorhandene Achsentitel können gelöscht werden.

Es öffnet sich eine Ausklappliste mit folgenden Menüpunkten

Titel der horizontalen Primärachse
mit [->] öffnet sich ein Untermenü mit den Untermenüpunkten
Keine
eine vorhandene Beschriftung wird gelöscht
Titel unter Achse
Das Titel wird unterhalb der X-Achse eingefügt
weitere Optionen für den Titel der horizontalen Primärachse
Titel der vertikalen Primärachse
mit [->] öffnet sich ein Untermenü mit den Punkten
Keine
eine vorhandene Beschriftung wird gelöscht
Gedrehter Titel
Der Titel wird um 90 Grad gedreht parallel zur Y-Achse eingefügt (das Diagramm verkleiner sich leicht)
Vertikaler Titel
Der Titel steht ebenfalls parallel zur Y-Achse. Die einzelnen Buchstaben werden aber nicht gedreht sondern stehen untereinander.
horizontaler Titel
Der Titel steht horizontal neben der Y-Achse, der Titel sollte hier sehr kurz oder in mehrere Zeilen aufgeteilt werden.
weitere Optionen für den Titel der vertikalen Primärachse

Grundsätzlich gilt

  • das Einfügen eines Achsentitels verkleinert das Diagramm (bei horizontaler Titel ist die Verkleinerung am stärksten) und wird der Titel zu lang gewählt, so überlappt er das Diagramm.
  • der Titel kann direkt nach der Wahl der Positionierung eingetippt werden.
    Die Eingabe des Titels wird mit [Esc] abgeschlossen.

Wird die Eingabe des (Achsen-)Titels mit [Esc] abgeschlossen, so ist der (Achsen-)Titels markiert, so dass der Font, der Fontgrad, die Fontfarbe, etc. wie unter Einfügen und Formatieren von Text beschrieben, verändert werden kann.

In unserem Beispiel wollen wir die Titel wie folgt wählen:

  • Diagrammtitel "Über Diagramm" und der Titel soll lauten:
    "Entwicklung der Schülerzahlen an weiterführenden Schulen in Baden-Württemberg"
  • der vertikale Achsentitel (x-Achse) soll lauten "erwartete Entwicklung"
  • der horizontele Achsentitel soll als "Gedrehter Titel" eingefügt werden und lauten: "Millionen"

Legende, Datenbeschriftungen, Datentabelle

Ebenso wie der Diagrammtitel und die Achsenbeschriftung, können auch die Legende, die Datenbeschriftungen und eine Datentabelle formatiert werden.

Alle drei Menüpunkte sind über das Register DIAGRAMMTOOLS LAYOUT Gruppe BESCHRIFTUNGEN zu erreichten.

Bei allen dreien öffnet sich eine Ausklappliste, in der das gewünschte Layout ausgewählt werden kann.

Eine Legende ist standart mäßig vorhanden. Ihre Position kann neu gewählt werden oder sie kann gelöscht werden.

Eine Datenbeschriftung ist standarfmäßig nicht vorhanden. Wählt man im Menüpunkt DATENBESCHRIFTUNG Anzeigen, so werden die genauen Zahlenwerte in das Diagramm eingefügt, so dass man nicht nur an der Höhe der Säule, Größe des Kreisen, usw. den Wert abschätzen kann, sonder den exakten Wert ablesen kann.

Zusätzlich kann die Datentabelle noch neben das Diagramm eingefügt werden. Die Tabelle nimmt jedoch viel Platz ein und verkleinert das Diagramm.

Achsen, Gitternetzlinien

Im Register DIAGRAMMTOOLS LAYOUT Gruppe ACHSEN kann in den Menüpunkten ACHSEN bzw. GITTERNETZLINIEN das Aussehen der Achsen und das Einfügen von Gitternetzlinien definiert werden.

einzelne Diagrammsegmente formatieren

Sehende können innerhalb eines Diagramms jedes Diagrammsegment wie Diagrammlinien, Diagrammbalken oder Kreissegmenten, Diagramm beschriftungen mit der Maus markieren und formatieren. Blinde können dies zwar auch, in dem sie das Diagramm als ganzes Objekt markieren. Werden danach die Pfeiltasten bewegt, so wählt der Fokus nacheinander alle Diagrammsegmente aus, leider benennt JAWS sie nicht uns so weiß ein Blinder nicht, welches Segment gerade markiert ist und kann keine gezielten Änderungen vornehmen.

das Diagramm als Objekt formatieren

Ein Diagramm ist ein eingefügtes Objekt und kann so als Einheit, wie jede andere Grafik formatiert werden.

Im Register DIAGRAMMTOOLS FORMAT Gruppe GRÖßE stehen wie bei jedem Objekt die beiden Menüpunkte FORMENHÖHE (kurz: [Alt]+[j][z],[h]) FORMENBREITE (kurz:[Alt]+[j][z],[w]) und GRÖßE und POSITION (kurz: [Alt]+[j][z],[s][z]) zur Verfügung. Hierüber kann die Größe und die Postion des Diagramms als ein Objekt formatiert werden.

Siehe hierzu Größe und Position eines Objektes ändern .

Damit ist unser Diagramm mit den Schülerzahlen, bereits fertig. Hier kann sich eine Beispiel Präsentation heruntergeladen werden: Schuelerzahlen.pptx


Was wirkt sich positiv beim Anschauen eines Diagramms aus?

Die Achsenbeschriftung sollte ausreichend groß sein (ab 16 pt aufwärts).

Die Farben für die Diagrammsegmente sollten kontrastreich sein Datenwerte sollten nicht innerhalb eines Diagramms eingetragen werden, da dies sehr überladen wirkt es reicht das Ablesen der Werte über die Achsenbeschriftung oder die Erklärung des Vortragenden.

Da ein Diagramm meist viele Informationen enthält, sollte es möglichst großflächig auf der Folie dargestellt werden. Wir als Folienlayout "leer" gewählt, so fügt PowerPoint das Diagramm folienfüllend ein. Alternativ können die Layouts "Titel und Inhalt" oder "Bild mit Überschrift" gewählt werden. Hier kann der Titel im Titelplatzhalter eingegeben werden und das Diagramm benötigt keinen eigenen Titel mehr.

Beim Einfügen eines Diagramms wählt PowerPoint die Schriftfarben so, dass sie gut zu erkennen sind, d.h. PowerPoint entscheidet selbst, ob die Beschritung Weiß oder Schwarz ist. Auch die Segmentfarben, werden entsprechend des Layouts gewählt. Wird ein neues Layout gewählt, so ändern sich auch die Diagrammfarben. Nur, wenn die Hintergrundfarbe nach dem Einfügen verändert wird, ändert PowerPoint die Farben nicht mehr. Der Hintergrund, sollte also nicht nachträglich geändert werden.