Word 2010: Unterschied zwischen den Versionen

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Version vom 21. Juni 2013, 12:28 Uhr

Inhaltsverzeichnis

Word Formatierungsarten im Überblick

Unter Formatierung versteht man die Gestaltung des Aussehens eines Textes. Dabei unterscheidet man in Word zwischen Zeichenformatierung, Absatzformatierung und Seitenformatierung.

Die Zeichenformatierung gestaltet das Aussehen der Buchstaben bzw. Schrift, wie z.B. Schriftart, Schriftgröße oder Schriftfarbe.

Die Absatzformatierung wiederum definiert die Position der Schrift zueinander (z.B. Linksbündig, Rechtsbündig, Zeilenabstand, Einzug der ersten Zeile eines Absatzes, etc.).

Schließlich legt die Seitenformatierung die Größe einer Seite (z.B. A4 oder A5), ihre Ausrichtung (Hochformat oder Querformat) und ihre Randeinstellungen fest.

Zeichenformatierung

Zeichenformatierungen gibt es in Braille nicht. Sehende gestalten dagegen ihre Texte sehr gern mit unterschiedlichen Schriftattributen, um Textteile hervorzuheben oder auch nur zu "Verschönern". Dazu muss man Folgendes wissen: Im Gegensatz zur Brailleschrift, bei der ein bestimmter Buchstabe immer gleich aussieht, bietet die Schwarzschrift eine große Vielfalt an Erscheinungsformen an. Alle Einstellungen dazu kann man auf der Registerkarte START in der Gruppe SCHRIFTART machen. Mit ALT+R und TAB oder ALT+R und STRG+PFEILTASTE RECHTS bis zu Gruppe SCHRIFTART und danach mit TAB zum gewünschten Menüpunkt. Der kürzeste Weg ist STRG+D. Es öffnet sich ein Dialogfenster mit zwei Registerkarten zwischen denen man mit STRG+TAB wechseln kann. Wichtig: Bevor eine Zeichenformatierung manuell einem Text zugewiesen werden kann, muss der Text bzw. der Textteil markiert sein.

Schriftart

Unter einer Schriftart versteht man die grafische Gestaltung eines Zeichensatzes. Das bedeutet, dass die Zeichen einer Schriftart Ähnlichkeiten aufweisen. Das können u.a. sein: Strichstärke, Laufweite (Breite der Zeichen und Abstand zwischen den Zeichen), verschnörkelte oder schnörkellose Striche, einfache Striche oder Striche mit Häkchen an den Enden ...

Bei den Schriftarten gibt es einige wichtige Familien, die man kennen sollte. Im Folgenden sind diese und einige typische Vertreter aufgelistet.

  • Serifen Schriften: Serifen sind kleine Endstriche eines Buchstabens. Sie bilden eine horizontale Linie, an der sich das Auge des Lesers orientieren kann. Daher eignen sich Serifenschriften besonders für gedruckte Bücher oder Zeitungen. Als typischer Vertreter ist hier vorallem Times New Roman zu nennen.
  • Serifenlose Schriften: Im Gegensatz zu den Schriften mit Serifen sind serifenlose Schriften ganz gerade und klar. Die serifenlose Schriften können besser entziffert werden, weswegen sie für Menschen mit einer Sehbehinderung die geeigneten Schriftarten sind. Aber auch am Bildschirm oder auf Webseiten sind serifenlose Schriftarten zu bevorzugen. Typische Vertreter: Arial, Verdana
  • proportionale Schriftarten: Einzelne Zeichen einer Schriftart sind unterschiedlich breit, ein w ist breiter als ein i. Typische Vertreter sind hier Arial und Times New Roman.
  • nichtproportionale Schriftarten: Einzelne Zeichen einer Schriftart sind immer gleich breit. Um beim Bespiel w und i zu bleiben: Hier hat das i einen kleinen "Fuß", der genauso breit wie das w ist. Diese Schriftfamilie ähnelt noch am meisten der Brailleschrift, denn auch hier hat jedes Zeichen gleich viel Platz zur Verfügung. Diese Eigenschaft macht man sich zu nutze, wenn man an der Braillezeile in Word z.B. schriftlich (untereinander) rechnen möchte oder, wenn man aus Word heraus direkt auf einen Brailledrucker drucken möchte. Typischer Vertreter: Courier, Courier New.

Schriftschnitt

Der Schriftschnitt verändert das Aussehen einer Schriftart. Ein veränderter Schriftschnitt hebt ein Wort im Vergleich zum Rest des Textes hervor und ist für das Auge schnell erkennbar.

  • Standard: Das normale Aussehen der Schriftart.
  • fett: Die Schriftart wird mit einer dickeren Strichstärke versehen.
  • kursiv: Die Schriftart wird leicht nach rechts geneigt.
  • fett/kursiv: Eine Kombination der Eigenschaften.

Schriftgrad

Unter Schriftgrad versteht man die Größe einer Schrift. Die Maßeinheit für Schrift ist "Punkt". Dabei entspricht ein "Punkt" 0,3527 mm. Eine Schrift in 12-Punkt ist üblicherweise für einen normal sehenden Menschen gut und bequem lesbar. Wer Schrift kleiner als 10-Punkt verwendet, läuft Gefahr, dass z.B. seine Briefe nicht oder verzögert ankommen, da die Post Briefe maschinell sortiert und die Scanner mit Schriften, die kleiner als 10-Punkt sind, Schwierigkeiten haben können.

Schriftfarbe

Wie der Name schon sagt, kann man der Schrift eine bestimmte Farbe zuweisen. Standardmäßig ist die Schrift schwarz. Achtung: Wenn eine Schrift in der Textverarbeitung farblich verändert wurde, braucht es auch einen entsprechenden Farbdrucker, um die Farbe auf Papier zu bringen. Die verbreiteten, "normalen" Laserdrucker drucken nur schwarz. In diesem Fall wird der farbige Text auch in schwarz ausgegeben.

Eine kleine Geschichte am Rande: Manche Lehrer schreiben in ihre Arbeiten auch schon die Lösungen hinein und formatieren sie mit der Farbe weiß. Der Drucker gibt hier nichts aus und auch auf dem Bildschirm ist die Lösung unsichtbar. Allerdings - der Braillezeile ist die Farbe völlig egal ...

Unterstreichung

Wie der Name schon sagt, wird unter den Text ein Strich gezogen. Dadurch wird der Text optisch hervorgehoben.

Effekte

Hochgestellt/Tiefgestellt

Hiermit kann man Textteile etwas höher bzw. etwas tiefer als den restlichen Text schreiben. In naturwissenschaftlichen Texten ist dies weit verbreitet. Hochgestellt wird der Exponent (2 hoch 4), tiefgestellt wird der sogenannte Index, wie z.B. bei der chemischen Formel H2O.

Durchgestrichen

Der Text wird mit einem horizontalen Strich durchgestrichen. Das kann man z.B. dafür verwenden, um etwas Überholtes kenntlich zu machen.

Kapitälchen/Großbuchstaben

Hier werden nur große BUCHSTABEN verwendet. Die einzige Formatierung, die man auch direkt auf der Braillezeile nachvollziehen kann.

Tastaturkürzel zur schnellen Formatierung

Die Formatierung eines Textes kann über das Register START Gruppe SCHRIFTART vorgenommen werden. Hier findet man die verschiedenen Menüpunkte zur Zeichenformatierung. Einige haben sogar noch ein weiteres Tastaturkürzel:

  • fett (STRG+SHIFT+F) oder (ALT+R,1)
  • kursiv (STRG+SHIFT+K) oder (ALT+R,2)
  • unterstrichen ([STRG+SHIFT+U) für das Unterstreichen mit einer durchgezogenen Linie
    oder (ALT+R,3), hier bei öffnet sich eine Ausklappliste, in der aus verschiedenen Linien (gewellt, durchgezogen, gestrichelt, gepunktet, ...) ausgewählt werden kann.
  • GROßBUCHSTABEN (STRG+SHIFT+G) oder (ALT+R,7,G)
  • Kapitälchen (STRG+SHIFT+G)
  • hochgestellt (STRG++) oder (ALT+R,O)
  • tiefgestellt (STRG+#)oder (ALT+R,5)
  • Änderung der Schriftgröße: (ALT+R,FS) oder (STRG+8/STRG+9)
  • Änderungen der Schriftart (ALT+R,FF)

Zeichenformatierung entfernen

Will man solche von Hand formatierten Texte unter Windows auf einem Brailledrucker ausgeben, kann es zu unvorhersehbaren Fehlern kommen. Man sollte deshalb vor dem Brailledruck den gesamten Text markieren und die Schrifteigenschaften mit (STRG+LEER) oder im Register Start/Gruppe Schriftarten/Menüpunkt Formatierung löschen (kurz: ALT+R,E) zurücksetzen. Will man trotzdem die "von Hand vorgenommenen Zeichenformatierungen" in der Datei nicht verlieren, darf man diese nicht erneut abspeichern.

Will man nicht alle vorgenommenen Formatierungen entfernen, so wendet man wieder die gleiche Formatierung an, mit der man sie eingefügt hat. Bei allen Formatierungseffekten handelt es sich um Schalter, die wechselweise an- und ausgeschaltet werden. Wendet man (STRG+SHIFT+F) auf einen in fett geschriebenen Text an, so ist dieser danach wieder normal.

Zeichenformatierung übertragen

Um an mehreren Orten die gleiche manuelle Formatierung zu erzeugen, kann man die Formatierung auch kopieren und einfügen:

  1. Formatierten Text markieren
  2. STRG+SHIFT+C kopiert die Formatierung.
  3. Neu zu formatierenden Text markieren
  4. STRG+SHIFT+V fügt die Formatierung dem markierten Text zu.
  5. ... Die Formatierung kann beliebig oft eingefügt werden.

Auslesen mit Braillezeile und Sprachausgabe

Standardmäßig zeigt die Braillezeile mit JAWS nur die Formatierung Großbuchstaben bzw. Kapitälchen mit dem Punkt 7 an. Andere Formatierungen werden zunächst nicht angezeigt. Wenn man die Formatierung von einem Textteil genauer wissen möchte, dann liest die Sprachausgabe mit JAWS-Taste+F die Formatierungseigenschaften an der Cursorposition vor.

Übungen Zeichenformatierung

Übung 1

Diese Übung gibt es auch als Download

Bei Zeichenformatierungen muss man alle Zeichen, die formatiert werden sollen, markieren!

Formatiere jedes Attribut so, wie es heißt. Das Wort fett soll also auch fett gedruckt werden. Formatiere in dieser Weise die folgenden Wörter:

fett (STRG+SHIFT+F),

kursiv (STRG+SHIFT+K), unterstrichen (STRG+SHIFT+U), doppelt unterstrichen (STRG+SHIFT+D), Großbuchstaben (STRG+SHIFT+G), Kapitälchen (STGR+SHIFT+Q).

hochgestellt (STRG++)

tiefgestellt (STRG+#).

Richtig lustig wird es, wenn man die Attribute kombiniert. Versuche es einmal mit: fett, kursiv und unterstrichen.

Übrigens: Während des Schreibens kann man neue Attribute wählen, dann in dieser Formatierung tippen oder auch zusätzliche Attribute ein- und ausschalten und am Ende wieder mit (STRG+LEER) in die Normalschrift zurückkehren.

STRG+LEER benutzt man auch, um die Zeicheneigenschaften aller markierten Textteile zurückzusetzen.

Übung 2

Erstelle eine Geburtstagseinladung. Verwende dabei die verschiedenen Zeichenformatierungsarten, wie Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Schriftschnitt etc.

Absatzformatierung

Unter einem Absatz versteht man in der Textverarbeitung einen zusammenhängenden Textteil, der am Ende mit einem Absatzendezeichen EINGABE abgeschlossen wird. Die Absatzformatierung definiert die Raumlage der Absätze (z.B. Linksbündig, Rechtsbündig, Zeilenabstand, Einzug der ersten Zeile eines Absatzes, etc.). Im Unterschied zur Zeichenformatierung reicht es bei der Absatzformatierung aus, lediglich den Cursor in den zu formatierenden Absatz zu stellen, um die Absatzformatierung vorzunehmen. Alle Einstellungen zur Absatzformatierung findet man im START-Register in der Gruppe Absatz (z.B. ALT+R,I) Das Dialogfeld „Absatz“ öffnet man, indem man mit TAB bis ABSATZ navigiert. (Oder kurz: ALT+R,PB). Das Dialogfenster besteht aus zwei Registerkarten: EINZÜGE UND ABSTÄNDE und ZEILEN_UND SEITENUMBRUCH. In der Registerkarte SEITENLAYOUT befindet sich ein weiterer Zugang zu einer "Absatz"-Gruppe, in der Abstand zwischen Absätzen und die Größe des Einzugs festgelegt werden können (ALT+S und weiter mit TAB). Auch in dieser Gruppe lässt sich das Dialogfenster ABSATZ mit TAB erreichen (Kurz: ALT+S,PB).

Einzüge und Abstände

Ausrichtung

Unter der Absatzausrichtung muss man sich eine Linie denken, an der sich die Textzeilen ausrichten. Die Textzeilen stehen an dieser Linie schön übereinander ausgerichtet. Am anderen Ende der Textzeilen findet man jedoch den optisch etwas unschönen, sogenannten Flattersatz vor, da sich die Länge der Textzeilen immer etwas unterscheiden.

  • LINKS: Diese Einstellung ist standardmäßig bei Word eingestellt. Die gedachte Linie, an der sich jede Textzeile ausrichtet, befindet sich am linken Rand. Am rechten Rand findet man Flattersatz vor. Die Linie am linken Rand zu ziehen ist in der Regel sinnvoll, da das Auge beim Lesen immer am linken Rand beginnt und dort die Orientierung für die nächste Zeile braucht.(STRG+L)
  • RECHTS: Diese Einstellung ist eher selten. Die gedachte Linie befindet sich rechts und links wäre der Flattersatz. Die Ausrichtung RECHTS wird, wie gesagt, nur sehr selten bei Fließtext (längeren Texten) verwendet. Klassisch verwendet man die Absatzausrichtung RECHTS beim Datum zu Beginn eines Briefes. Hier steht nur das Datum in einer Zeile bzw. einem Absatz am rechten Rand der Seite. Außerdem findet die Absatzausrichtung RECHTS ihre Anwendung beim schriftlichen Addieren, denn hier ist ja entscheidend, dass der Einer über dem Einer steht und der Zehner über dem Zehner usw.(STRG+R)
  • ZENTRIERT: Zentriert bedeutet, dass die gedachte Linie genau in der Mitte jeder Zeile verläuft. So entsteht sowohl links als auch rechts Flattersatz. Allerdings wird ZENTRIERT ebenfalls nur in Sonderfällen eingesetzt. So werden häufig Überschriften zentriert ausgerichtet. Da Überschriften selten länger als eine Zeile sind, entsteht in diesem Fall kein Flattersatz.(STRG+E)
  • BLOCKSATZ: Schließlich gibt es die Absatzausrichtung BLOCKSATZ. Beim Blocksatz gibt es zwei gedachte Linien, nämlich sowohl links als auch rechts. Der Text bildet also sowohl links als auch rechts eine gerade Kante. Wie kann das sein, wenn doch die Zeilenlängen unterschiedlich sind? Word bedient sich hier eines kleinen Tricks. Es variiert die Abstände zwischen den Wörtern einer Zeile etwas. So kann Word die ungleichen Gesamtlängen der Zeilen ausgleichen. Das Auge stört sich beim Lesen in der Regel nicht an diesen kleinen Unterschieden im Abstand zwischen den Worten. Erst, wenn ein sehr langes Wort am Ende einer Zeile vorkommt, kann es sein, dass der Abstand zwischen den Worten sehr groß und unschön wird. In diesem Fall sollte man entweder das lange Wort trennen oder die automatische Silbentrennung einschalten. Blocksatz wird in der Regel in allen gedruckten Medien wie Büchern und Zeitungen verwendet.(STRG+B)

Einzug

Standardmäßig dehnt sich ein Absatz über die gesamte Seitenbreite aus (Abzüglich des Seitenrands). Um die Ausdehnung eines Absatzes zu verkleinern, verwendet man die Absatzformatierung EINZUG. Dabei wird die linke, bzw. rechte Begrenzung des Textes verschoben. Diese Einstellung ist in der Gruppe ABSATZ im Register SEITENLAYOUT zu finden (Oder über Dialogfenster "Absatz").

  • LINKS: Die linke Begrenzungslinie des Textes im jeweiligen Absatz wird verschoben. Die Angabe erfolgt in cm und meint den Abstand des linken Rands der Seite zur linken Begrenzungslinie des Textes.(ALT+S,IL)
  • RECHTS: Die rechte Begrenzungslinie des Textes im jeweiligen Absatz wird verschoben. Die Angabe erfolgt in cm und meint den Abstand des rechten Rands der Seite zur rechten Begrenzungslinie des Textes.ALT+S,IR)

Der Wert des linken bzw. rechten Einzugs kann auch negativ sein. In diesem Fall ragt der Text des Absatzes in den eigentlich leeren Randbereich der Seite hinein. Näheres siehe Seitenformatierung

  • SONDEREINZUG: Möchte man zusätzlich, dass sich die erste Zeile vom restlichen Absatz im Einzug unterscheidet, kann man dies im Dialogfenster "Absatz" einstellen.
    • ERSTE ZEILE: Die linke Begrenzungslinie der ersten Zeile wird nach rechts verschoben. Die Angabe erfolgt in cm und meint den Abstand des linken Rands des Absatzes zur linken Begrenzungslinie der ersten Zeile. Den Einzug der ersten Zeile um ein Zeichen verwenden häufig Bücher, um kenntlich zu machen, dass nun ein neuer Absatz beginnt.
    • HÄNGEND: Die linke Begrenzungslinie des Absatzes mit Ausnahme der ersten Zeile wird nach rechts verschoben. Die Angabe erfolgt in cm. Diese Einstellung wird häufig bei Nummerierungen verwendet. Dabei steht in der ersten Zeile zu Beginn eine Ziffer, die vor dem gesamten, restlichen Absatz steht.

Abstand

  • VOR / NACH: Unter dem Abstand VOR bzw. NACH versteht man den Abstand des Absatzes zum Text des vorhergehenden oder nachfolgenden Absatzes (ALT+S und TAB bis ABSATZABSTAND VOR bzw. NACH oder über Dialogfenster "Absatz"). Die Maßangabe erfolgt in pt und bedeutet "Punkt". Eine Schriftgröße 12 hat 12pt. Um den Abstand auf eine Zeichenhöhe zu setzen, müsste man in diesem Fall 12 pt einstellen. Standardmäßig ist unter NACH ein Abstand von 6 pt eingestellt. So ist optisch der Abstand zwischen zwei Zeilen bei einem normalen Zeilenwechsel (sei es durch den automatischen Umbruch oder durch den manuellen Zeilenwechsel UMSCHALT+EINGABE) und zwei aufeinanderfolgende Zeilen zwischen denen ein Absatzwechsel (EINGABE) liegt, durch den unterschiedlichen Abstand zu unterscheiden.
  • Zeilenabstand: Damit ist der Abstand zwischen den Zeilen innerhalb eines Absatzes gemeint (ALT+R und TAB bis ZEILEN- und ABSATZABSTAND oder über Dialogfenster "Absatz"). Üblicherweise steht der auf EINFACH. Folgende Zeilenabstände gibt es:
    • EINFACH: Jede Zeile ist so hoch, wie die eingestellte Schriftgröße benötigt
    • 1,5 ZEILEN: Jede Zeile hat die Hälfte mehr Platz, als die Schriftgröße benötigt
    • DOPPELT: Jede Zeile hat doppelt so viel Platz. In dieser Einstellung entsteht unter jeder Zeile eine optische Leerzeile. Diese Einstellung wird manchmal verwendet, um Platz für handschriftliche Korrekturen zu lassen.
    • MEHRFACH: Hier können genauere Zeilenabstände eingestellt werden. Das genaue MAß wird im Eingabefeld MAß angegeben. Die Angabe erfolgt in Zeilenhöhen. Die Zeilenhöhe wird von der eingestellten Schriftgröße bestimmt. Also 1 bedeutet einfache Zeilenhöhe, 2 bedeutet doppelte Zeilenhöhe. Achtung: Eine Angabe weniger als 1 (z.B. 0,5) ist auch möglich. Dies führt jedoch zu abgeschnittenen Buchstaben und damit zu unleserlichem Text.
    • MINDESTENS, GENAU: Ähnlich wie MEHRFACH. Die Maß-Angabe erfolgt hier jedoch in pt und ist damit unabhängig von der eingestellten Schriftgröße.

Tabulatoren

Tabulatoren, oder auch Tabstopps, sind nicht druckbare Zeichen. Ein Tabstopp wird mit der TAB-Taste erzeugt. Er dient dazu, einen Abstand innerhalb einer Zeile zu erzeugen. Die horizontale Position des Textes, der einem Tabstoppzeichen folgt, kann individuell eingestellt werden. Es ist auch möglich, mehrere Tabstopppositionen zu vergeben, d.h. der erste Tabstopp richtet sich an der ersten Tabstoppposition aus, der zweite Tabstopp an der zweiten Tabstoppposition. Die Tabstopppositionen beziehen sich immer auf eine Zeile. So kann man mit Hilfe von Tabstoppzeichen Text in mehreren Zeilen wie in einer Tabelle ausrichten. Eingestellte Tabstopppositionen vererben sich auf neu erstellte, nachfolgende Absätze. Die Einstellungen zu Tabstopppositionen erfolgen im Dialogfenster "Absatz" (Kurz: ALT+B innerhalb des Dialogfensters)

Tabstoppposition

Im Eingabefeld TABSTOPPOSITION erfolgt die Erstellung einer neuen Tabstoppposition durch die Angabe des Abstands des Tabstopps vom linken Rand in cm. Mit der Schaltfläche FESTLEGEN (ALT+E) wird der Tabstopp festgelegt und eine zweite, dritte usw. Tabstoppposition kann vergeben werden. Vom Eingabefeld aus kann man mit ABWÄRTS überprüfen, welche Tabstopppositionen schon vergeben wurden. Über die Schaltfläche LÖSCHEN (ALT+N) kann man die mit den Pfeiltasten ausgewählte Tabstoppposition löschen. Über die Schaltfläche ALLE LÖSCHEN (ALT+A) kann man alle Tabstopps entfernen.

Standardtabstopps

In Word ist eine Standardposition für Tabstopps automatisch eingestellt: STANDARDTABSTOPPS. Genauer gesagt ist es der standardmäßige Abstand zwischen den Standardtabstopps. Dieser kann hier verändert werden. Wenn hier beispielsweise 3 cm eingestellt ist, dann ist die erste Tabstoppposition einer Zeile bei 3cm, die zweite bei 6cm, die dritte bei 9 cm usw. Falls eine Tabstopposition festgelegt wurde, dann sind die nachfolgenden Tabstopppositionen durch die STANDARDTABSTOPPS festgelegt.

Ausrichtung

Unter Ausrichtung versteht man die Ausrichtung des Textes am Tabstopp. Die Ausrichtung wird durch einen Auswahlschalter festgelegt. Vorher sollte unter TABSTOPPPOSITION eine neue Position eingestellt oder eine bestehende Tabstoppposition mit den Pfeiltasten ausgewählt worden sein. Am Ende wird das Ganze mit der Schaltfläche FESTLEGEN (ALT+E) abgeschlossen.

  • LINKS: Die standardmäßige Ausrichtung am Tabstopp. Der Tabstopp steht links vom Text.
  • RECHTS: Der Tabstopp steht rechts vom Text.
  • Zentriert: Der Tabstopp steht genau in der Mitte des Textes.
  • Dezimal: Wenn der Text eine Zahl mit Komma ist, dann steht das Komma genau an der Tabstoppposition. Alles vor dem Komma steht links, alles nach dem Komma rechts von der Tabstoppposition.
  • Vertikale Linie: An der Tabstoppposition wird eine vertikale Linie gezeichnet. Der Text wird hiervon nicht beeinflusst.
Füllzeichen

Füllzeichen bietet die Möglichkeit, den leeren Bereich im Text, den der Tabulator erzeugt, zu füllen. Die Auswahlschalter bieten an:

  • 1 OHNE : ohne Füllzeichen. Dies ist voreingestellt.
  • 2 .... : eine gepunktete Linie
  • 3 ---- : eine gestrichelte Linie aus Minuszeichen
  • 4 ____ : Unterstriche

Aufzählungszeichen/Nummerierung

Word ist so voreingestellt, dass einem Absatz, der mit einer Nummerierung beginnt, nach EINGABE die Formateigenschaft eines nummerierten Absatzes hinzugefügt wird. Gleichzeitig wird der nächste Absatz ebenfalls als nummerierter Absatz erzeugt und ihm eine Nummer (die dem vorherigen Absatz nachfolgt) vorangestellt. Nachträglich eingefügte Absätze werden automatisch nummeriert und auch bereits erstellte, nachfolgende Absätze werden automatisch neu nummeriert, wenn ein Absatz und damit eine Nummer neu eingefügt wird.

Warnung:

Wie in den Einstellungen zu Word beschrieben, ist zu empfehlen, diese Automatismen abzuschalten. Man läuft sonst als Braillezeilenbenutzer Gefahr, dass man etwas unbeabsichtig verändert und es nicht mitbekommt. Man denke hier nur z.B. an eine nummerierte Klassenarbeit, in die man einen Absatz einfügt, um eine Antwort unter die erste Aufgabe zu schreiben. Automatisch würde die Antwort fortlaufend nummeriert und die anderen Aufgaben entsprechend um eine Nummer verschoben. Informationen des Lehrers, der während der Arbeit eine Information zu einer Aufgabe gibt, würden zur falschen Aufgabe verweisen. In Schulbüchern, die eigens für blinde Schüler als Word-Dokumente übertragen werden, werden diese Nummerierungen und Aufzählungszeichen nicht verwendet. Stattdessen wird das ganze über Word: Formatvorlagen gelöst, die genauso aussehen, aber auf den Automatismus verzichten. Trotz der Warnung sei hier die automatische Nummerierung und Aufszählung beschrieben.

Nummerierung

Um einen Absatz oder mehrere Absätze automatisch zu nummerieren, wählt man das Register Start/Gruppe Absatz/Menüpunkt Nummerierungzeichen (ALT+R,N). Hier öffnet sich nun eine Ausklappliste und man wählt mit den Pfeiltasten eine Nummerierung aus. Folgende Formen werden standardmäßig angeboten:

  • Ohne
  • 1. 2. 3.
  • 1) 2) 3)
  • (1) (2) (3)
  • a) b) c)
  • a. b. c.
  • i. ii. iii.

Die Absätze sind standardmäßig als hängende Absätze formatiert, sodass die Nummer immer vor dem Absatz steht, auch wenn der Absatz über mehrere Zeilen geht.

Aufzählung

Aufzählung funktioniert ähnlich wie Nummerierung. Der Menüpunkt heißt AUFZÄHLUNGSZEICHEN (ALT+R,U). Der einzige Unterschied ist, dass statt fortlaufenden Nummern Aufzählungszeichen verwendet werden. Hier wird von Word angeboten:

  • OHNE
  • gefüllte Kreise
  • hohle Kreise
  • gefüllte Quadrate
  • Office Symbol (bunte Kleckse)
  • sternförmige Aufzählungszeichen
  • Pfeilförmige Aufzählungszeichen
  • Spiegelstriche

Format der Aufzählungszeichen ändern

Über die Schaltfläche „Neue Aufzählungszeichen definieren“ (ALT+R,N mit anschlißend ALT+N) im Menüpunkt NUMMERIERUNG oder im Menüpunkt AUFZÄHLUNGSZEICHEN kann man individuelle Einstellungen zur gewählten Nummerierungs- bzw. Aufzählungsform und deren Formatierung durchführen.

Rahmen und Schattierungen

Unter einem Rahmen versteht man ein Rechteck, das den zu formatierenden Absatz einschließt. Schattierung meint das gleiche wie Rahmen, nur mit dem Unterschied, dass das Rechteck mit einer bestimmten Farbe, in der Regel grau gefüllt ist.

Rahmen

Im Register Start/ Gruppe Absatz/ Menüpunkt Rahmen und Schattierungen (ALT+R,D) findet man in dem Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG auf der ersten Registerkarte RAHMEN die Einstellungen, um einen Rahmen um einen Absatz herum zu erzeugen.


Einstellung

Unter EINSTELLUNG im Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG ist standardmäßig OHNE (ALT+H) eingestellt. Das meint, dass kein Rahmen um den Absatz erzeugt wird. Weiterhin gibt es KONTUR (ALT+K). Dies meint, dass ein Rahmen um den Absatz erzeugt wird. Schattiert (ALT+A) erzeugt ebenfalls einen Rahmen, nur dass der Rahmen einen kleinen Schatten wirft.

Linienart

Unter LINIENART (ALT+L) kann man verschiedene Arten von Linien auswählen (durchgezogene Linie, gepunktete Linie, gestrichelte Linie ...).

Farbe

In FARBE (ALT+B) kann man mit den Pfeiltasten eine Rahmenfarbe festlegen (die Sprachausgabe sollte die Farbe ansagen). Standardmäßig ist als Rahmenfarbe schwarz eingestellt.

Breite

In BREITE (ALT+I) kann die Strichstärke des Rahmens gewählt werden. Die Maßeinheit ist hier pt. Standardmäßig ist hier 1/2 pt eingestellt, was schon einen gut erkennbaren, dicken Rahmen erzeugt.

Rahmenlinien oben / unten

Einmal TAB nach der Ausklappliste zur BREITE landet man auf dem Schalter RAHMENLINIE OBEN und einen weiteren TAB entfernt findet man den Schalter RAHMENLINIE UNTEN. Mit EINGABE kann man jeweils diese Schalter aktivieren. Sie erzeugen bei EINSTELLUNG OHNE (ALT+H) eine Linie über bzw. eine Linie unter dem Absatz. Mit dieser Technik kann man z.B. schnell eine durchgängige Linie unter einem Absatz erzeugen.

Schattierung

Im Register Start/Gruppe Absatz/Menüpunkt Rahmen und Schattierung (ALT+R,D) findet man in dem Dialogfeld auf der dritten Registerkarte SCHATTIERUNG (STRG+TAB) die Einstellungen, um ein gefülltes Rechteck hinter einem Absatz zu erzeugen. Unter AUSFÜLLEN kann man die Farbe der Füllung auswählen. Wichtig ist es hier, einen entsprechenden Kontrast zur Schriftfarbe zu wählen. Schwarze Schrift wäre auf schwarzer Füllung nicht mehr zu erkennen. Aber z.B. GRAU MIT 10% erzeugt eine erkennbare Füllung, auf der schwarze Schrift noch gut gelesen werden kann.

Absatzformate zurücksetzen

Mit der Tastenkombination STRG+Q kann man alle manuellen Absatzformatierungen wieder auf die Standardeinstellungen der Formatvorlage zurücksetzen. Mit STRG+UMSCHALT+N kann man die Formatvorlage Standard auswählen - das sind die Einstellungen, die gültig sind, wenn man ein neues Word Dokument erstellt.

Absatzformatierung übertragen

Um an mehreren Orten die gleiche Absatzformatierung zu erzeugen, kann man die Formatierung auch kopieren und einfügen. Im Unterschied zum Übertragen der Zeichenformatierung muss man den Text nicht vorher markieren.

  1. Cursor in den formatierten Text stellen
  2. STRG+UMSCHALT+C kopiert die Formatierung
  3. Cursor in den neu zu formatierenden Text stellen
  4. STRG+UMSCHALT+V fügt die Formatierung dem markierten Text zu
  5. ... Die Formatierung kann beliebig oft eingefügt werden.

Tastenkombinationen zum schnellen Formatieren

Standard zurücksetzen STRG+UMSCHALT+N
Blocksatz STRG+B
Rechtsbündig STRG+R
Linksbündig STRG+L
Zentriert STRG+E
Einrückung stufenweise STRG+M
Einrückung stufenweise rückgängig machen STRG+UMSCHALT+M
Hängender Einzug stufenweise STRG+T
Hängenden Einzug stufenweise rückgängig machen STRG+UMSCHALT+T
Verschiedene Zeilenabstände im Absatz STRG+5 (1,5 zeilig); STRG+2 (doppelzeilig); STRG+1 (einzeilig)
Rücksetzen zugewiesener Absatzformate STRG+Q

Übungen Absatzformatierung

Übung 1

Diese Übung gibt es auch als Download

Verändere die folgenden Absätze durch die beschriebenen, wordeigenen Shortcuts:

Der Standardabsatz ist linksbündig (Flattersatz). Er wird automatisch gewählt, wenn man ein neues Word Dokument beginnt. Zum Zurücksetzen gibt es den Shortcut (STRG+UMSCHALT+N). Das ist hier nötig.

Will man einen veränderten Absatz nicht vollständig zum Standardabsatz machen und er soll dennoch linksbündig werden, ohne die anderen Änderungen zurückzusetzen, kann man auch (STRG+L) eingeben.

In Büchern benutzt man für die normalen Absätze meist Blocksatz. Der linke und der rechte Rand sind gerade ausgerichtet. Das wird dadurch erreicht, dass die Abstände zwischen den Wörtern unterschiedlich breit sind. (STRG+B)

Rechtsbündige Absätze machen selten Sinn. Vielleicht kann man es trotzdem manchmal brauchen (STRG+R).

In Gedichten werden Absätze oft zentriert, das heißt, sie werden so umgebrochen, dass jede Zeile mittig ausgerichtet ist. Rechts und links hat man dann Flattersatz (STRG+E).

In Büchern wird manchmal ein ganzer Absatz links eingerückt. Word rückt beim entsprechenden Shortcut stufenweise jeweils um weitere 1,25 cm ein (STRG+M).

Probiere das mit dem stufenweisen Einzug jetzt nochmals. Du kannst es nämlich auch stufenweise wieder rückgängig machen (STRG+UMSCHALT+M).

1. Hängenden Einzug braucht man oft bei nummerierten Absätzen, bei Listen aller Art oder bei Spiegelstrichen. Auch das geht stufenweise in Schritten von je 1,25 cm vorwärts und rückwärts (STRG+T) oder (STRG+UMSCHALT+T).

Wenn der Zeilenabstand innerhalb eines Absatzes 1,5zeilig sein soll, erreicht man das ganz schnell durch (STRG+5). Es gibt aber auch die Möglichkeit, den doppelten Zeilenabstand einzustellen (STRG+2). Zum Schluss machst du den Zeilenabstand wider einzeilig (STRG+1)

Achtung: Dieser Absatz enthält eine Kombination von Veränderungen. Du kannst all diese Veränderungen auf einen Schlag mit dem Shortcut: (STRG+UMSCHALT+N) in die Absatzformatierung Standard zurücksetzen.

Diesem Absatz ist eigentlich die definierte Formatvorlage Liste zugewiesen. Dann wurde er von Hand zum Blocksatz gemacht. Man kann ihm die ursprünglich zugewiesenen Absatzeigenschaften mit einem Shortcut zurückgeben (STRG+Q). Übung Absatzformatierung

Übung 2

Stelle Dein Lieblingskochrezept als Aufzählung dar.

Übung 3

Erstelle die aktuellen Tabelle der Fußball-Bundesliga als nummerierte Liste (enthalten sollte sein: Platz, Name des Vereins, Punkte, Tore).

Seitenformatierung

Die Seitenformatierung ist nach der Zeichen- und Absatzformatierung die dritte und letzte Formatierungskategorie. Seitenformatierung meint das Aussehen und die Gestaltung der (Druck-)Seite. Wie groß (A4, A5) ist meine Seite ? Wie breit ist der Rand der Seite? Welche Seitenorientierung - Hoch bzw. Querformat - hat die Seite? Wie gestaltet man Kopf- und Fußzeile? Wie schaltet man die Seitennummerierung an?

Seitenumbruch

Früher, als mancher noch mit der Schreibmaschine gearbeitet hat, musste man ein neues Blatt einlegen, wenn die alte Seite vollgeschrieben war. Word beginnt eine neue Seite automatisch. Es vollzieht vergleichbar zum Zeilenumbruch einen automatischen Seitenumbruch. Einen manuellen Seitenwechsel fügt man mit (STRG+EINGABE) ein. Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn man ein neues Kapitel mit einer frischen Seite beginnen möchte. ALternativ über Registerkarte Einfügen/Gruppe Seite/Menüpunkt Seitenumbruch (ALT+I,B).

Die Länge einer Seite bzw. die Anzahl der Wörter und Buchstaben, die auf eine Seite passen, ist von mehreren Dingen abhängig:

  1. Größe der Seite bzw. des Papiers: Je größer das Papier, desto mehr Platz ist für den Text vorhanden.
  2. Randeinstellungen: Je breiter der Rand und damit ein Bereich der Seite, der nicht bedruckt werden darf, desto weniger Platz ist auf der Seite für den Text.
  3. Zeichenformatierung: Die Schriftgröße bestimmt entscheidend, wie viele Buchstaben in eine Zeile und wie viele Zeilen auf ein Blatt passen. Je größer die Schrift, desto weniger Buchstaben und Zeilen haben Platz. Neben der Schriftgröße spielt auch die Auswahl der Schriftart eine wichtige Rolle, was die räumliche Ausdehnung eines Textes angeht. Eine proportionale Schriftart braucht weniger Platz als eine nicht proportionale Schriftart. Klar, Buchstaben wie das i beispielsweise sparen bei der proportionalen Schriftart Platz ein.

Seite einrichten

Die Einstellungen zur Größe und Ausrichtung der Seite, ebenso wie die Randeinstellungen, werden in der Registerkarte Seitenlayout/Gruppe Seite einrichten (ALT+S und mit TAB weiter zu den einzelnen Menüpunkten) gemacht. Außerdem lässt sich in der Gruppe "Seite einrichten" ein Dialogfenster "Seite einrichten" mit den Registerkarten SEITENRÄNDER, PAPIER und LAYOUT öffnen.

Seitenränder

Auf der Registerkarte SEITENRÄNDER des Dialogfensters "Seite einrichten" tätigt man die Einstellungen zu SEITENRÄNDERN, AUSRICHTUNG und ANZAHL DER SEITEN pro Blatt. Alternativ hierzu kann man diese im Register Seitenlayout/Gruppe Seite einrichten/Menüpunkt vorgegebene Formatvorlagen für die Seitenränder einstellen.

Seitenränder

Seitenrand meint den nicht bedruckten Rahmen um eine Seite. Die Breite des Rahmens ist außen durch den Papierrand und innen durch die Ausdehnung des Textes (Textbegrenzung) definiert. Unter Textbegrenzung versteht man die gedachte Linie, an der sich der Text ausrichtet. Der Text beginnt an der linken bzw. oberen Textbegrenzung und endet an der rechten bzw. unteren Textbegrenzung. Die Absatzformatierung EINZUG 0 cm liegt genau auf dieser Textbegrenzungslinie. Wenn der EINZUG erhöht wird, dann wird zum Rand noch der Einzug hinzu addiert. Wenn also z.B. auf einer Seite beim linken Rand 2,5 cm eingestellt sind und der Absatz einen linken Einzug von 2 cm aufweist, dann befindet sich der erste Buchstabe in diesem Absatz und damit die linke Textbegrenzung 4,5 cm (linker Rand + linker Einzug) vom linken Papierrand entfernt.

SEITENRÄNDER im Dialogfenster SEITE EINRICHTEN hat insgesamt 5 Drehfelder und eine Ausklappliste:

  • OBEN (ALT+O): Gibt den Abstand in cm zwischen oberen Papierrand und oberem Textrand an.
  • UNTEN (ALT+U): Gibt den Abstand in cm zwischen unterem Papierrand und unterem Textrand an.
  • LINKS (ALT+L): Gibt den Abstand in cm zwischen linkem Papierrand und linkem Textrand an.
  • RECHTS (ALT+R): Gibt den Abstand in cm zwischen rechtem Papierrand und rechtem Textrand an.
  • BUNDSTEG (ALT+D): Ein zusätzlicher Rand, der je nach BUNDSTEGPOSITION noch zu einer der vier Randeinstellungen hinzugerechnet wird. Unter Bundsteg versteht man den Raum, den eine Heftung durch die Löcher oder eine Bindung durch das Zusammenkleben am Rand benötigt. Möchte man z.B. seine Seiten am linken Rand lochen, um sie abzuheften, dann stellt man unter BUNDSTEG 2 cm und als BUNDSTEGPOSITION LINKS ein.
  • BUNDSTEGPOSITION (ALT+N): Ausklappliste, die angibt, wo auf der Seite sich der Bundsteg befindet (LINKS, RECHTS, OBEN, UNTEN).

SEITENRÄNDER in der Gruppe "Seite einrichten" hat eine Ausklappliste mit 5 Formatvorlagen sowie einen Auswahlpunkt BENUTZERDEFNIERTE SEITENRÄNDER:

  • NORMAL
  • SCHMAL
  • MITTEL
  • BREIT
  • GESPIEGELT

Achtung: Eine Randeinstellung von 0 cm führt in der Regel zu einer Warnung beim Ausdrucken, denn fast jeder Drucker braucht für die Papierführung einen minimalen (0,3 - 1 cm ) Randbereich, den der Drucker nicht bedrucken kann. Falls man die Warnung ignoriert, dann wird ein Teil des Textes beim Ausdrucken abgeschnitten. Im Fall der Warnung ist es besser, den Schalter KORRIGIEREN in dem Dialogfenster der Warnung auszuwählen, denn dann werden die Randeinstellungen den minimalen Anforderungen des Druckers automatisch angepasst.

Ausrichtung

Ausrichtung ist sowohl ein Menüpunkt in der Gruppe SEITE EINRICHTEN im Register SEITENLAYOUT (Ausklappliste mit Pfeilstaste) (kurz:ALT+S,O) als auch im Dialogefeld "Seite einrichten" und bietet zwei Auswahlschalter:

  • HOCHFORMAT (ALT+H): Ist standardmäßig eingestellt. Die Seite ist höher als breit. Bei A4 z.B. ist die Seite ca. 29,7 cm hoch und 21 cm breit.
  • QUERFORMAT (ALT+Q): Die Seite ist breiter als hoch. Bei A4 z.B. ist die Seite ca. 21 cm hoch und 29,7 cm breit.

Format

Genormte Papiergrößen stellt man in der Registerkarte Seitenlayout/Gruppe Seite einrichten/Menüpunkt Papier ein (ALT+S,S1) ein. In der Regel verwendet man in Deutschland Papier der Größe A4. A4 hat eine Ausdehnung von 29,7 cm x 21 cm. In der Auskallpliste sind zahlreiche weiteree genormte Papiervorlagen zu finden. Falls man Papier mit anderen Ausdehnungen bedrucken möchte, kann man das Dialogfenster "Seite einrichten" öffnen und in der Registerkarte PAPIER in den Drehfeldern BREITE (ALT+T) und HÖHE (ALT+H) auch individuelle Papiergrößen einrichten.

Layout

Unter der Registerkarte LAYOUT im Dialogfenster "Seite einrichten" werden vor allem Einstellungen zu Kopf- und Fußzeile getätigt. Altrnativ: Register Einfügen/Gruppe Kopf- und Fußzeile/ Menüpunkte Kopfzeile bzw. Fußzeile bzw. Seitenzahl (ALT+I,P; ALT+I,U; ALT+I,NT)(je Aufklapplisten). Siehe nachfolgendes Kapitel.

Kopf- und Fußzeile

Kopf- und Fußzeile sind übergeordnete, zusätzliche Informationen, die auf den Seiten eines Dokuments oben (Kopfzeile) oder unten (Fußzeile) ausgegeben werden. Sehr häufig wird in Kopf- bzw. Fußzeilen die aktuelle Seitenzahl angegeben. In der Regel befindet sich die Kopf- bzw. Fußzeile innerhalb des Seitenrandes. Die Inhalte der Kopf- bzw. Fußzeile sind beim Lesen in der Ansicht WEBLAYOUT nicht sichtbar. Erst, wenn man in die Ansicht SEITENLAYOUT wechselt, sind Kopf- und Fußzeile visuell erkennbar. Allerdings ist der Text der Kopf- bzw. Fußzeile ausgegraut, d.h. der Cursor landet beim normalen Navigieren durch den Text niemals in der Kopf- bzw. Fußzeile. Damit ist auch in der Ansicht SEITENLAYOUT die Kopf- bzw. Fußzeile für die Braillezeile unsichtbar. Aus diesem Grund kann man in der Ansicht WEBLAYOUT bleiben. Um in Kopf- bzw. Fußzeile zu gelangen, wählt man Register Einfügen/Gruppe Kopf- und Fußzeile/Menüpunkt Fußzeile (ALT+I,U)bzw. Menüpunkt Kopfzeile (ALT+I,P). Mit ABWÄRTS gelangt man in die verschiedenen Formatvorlagen der Kopf-bzw.Fußzeile. Mit EINGABE bestätigt man eine Vorgabe (empfohlen: Menüpunkt Kopfzeile bearbeiten/Fupßzeile bearbeiten) und befindet sich anschließend mit dem Cursor in der Fußzeile/Kopfzeile.

Kopf- und Fußzeile gestalten

Man wechselt in den Menüpunkt KOPFZEILE (ALT+I,P) bzw. FUßZEILE (ALT+I,U). In der KOPFZEILE bzw. FUßZEILE schreibt man einen beliebigen Text, z.B. den Titel des aktuellen Dokuments. Mit ALT+A,W verlässt man die KOPFZEILE bzw. FUßZEILE wieder. Auf jeder Seite des Dokuments befindet sich nun der Titel des Dokuments in der Kopfzeile bzw. Fußzeile. Es ist zunächst völlig egal, auf welcher Seite man sich befindet, wenn man in die KOPF- oder FUßZEILE wechselt. Jede Änderung bezieht sich auf alle Seiten. Den Text in KOPF- und FUßZEILE kann man wie gewohnt mit Zeichen- und Absatzformatierung gestalten. Angenommen, Sie möchten nachträglich Änderungen in der Fußzeile vornehmen möchten, müssen Sie folgende Schritte tätigen:

  • Über den Menüpunkt FUßZEILE (ALT+I,U) die Ausklappliste öffnen und mit PFEIL ABWÄRTS zu FUßZEILE BEARBEITEN, mit EINGABE bestätigen.
  • Achtung! An dieser Stelle entstehen Schwierigkeiten für Jaws-Nutzer: Von Jaws werden die Inhalte der Fußzeile weder von der Sprachausgabe angesagt noch von der Braillezeile angezeigt.
  • Durch das Betätigen von FUßZEILE BEARBEITEBN öffnet sich ein Kop- und Fußzeilentool, in dem sich der Fokus befindet.
  • Sie müssen nun mit TAB bis zur Gruppe KOPF- UND FUßZEILEN navigieren, um dort erneut die Ausklappliste von dem Menüpunkt FUßZEILE in der Gruppe KOPF-UND FUßZEILE zu betätigen.
  • Nun wählen sie erneut FUßZEILE BEARBEITEN mit EINGABE aus.
  • Jetzt steht der Cursor in der Fußzeile und Jaws erkennt den Inhalt der Fußzeile. Somit können nun Änderungen vorgenommen werden.
  • Die Fußzeile schließen Sie mit ALT+A,W.
Abschnittswechsel - Verschiedene Kopf- und Fußzeilen

Die Kopf- und Fußzeile vor und nach einem Abschnittswechsel kann individuell unterschiedlich gestaltet werden. Zunächst fügt man in sein Dokument einen Abschnittswechsel ein: Man geht in die Registerkarte Seitenlayout/ Gruppe Seite einrichten und aktiviert die Aufklappliste in dem Menüpunkt Umbrüche (ALT+S,B). In dieser betätigt man den Auswahlschalter ABSCHNITTSWECHSEL NÄCHSTE SEITE mit EINGABE. Anschließend gestaltet man die Kopf- und Fußzeile im ersten Abschnitt wie gewohnt (Siehe vorherige Kapitel). Nun kann die Kopf- und Fußzeile des zweiten Abschnitts gestaltet werden, indem der Cursor auf die zweite Seite gesetzt wird und der Menüpunkt KOPF-bzw. FUßZEILE betätigt wird. Dabei ist die Registerkarte KOPF- und FUßZEILENTOOLS geöffnet. Bevor man beginnt, die Kopf- und Fußzeile des 2. Abschnitts zu verändern, muss innherhalb der Reisterkarte unter der Gruppe NAVIGATION der Menüpunkt MIT VORHERIGER VERKNÜPFEN deaktiviert werden. Auf diese Weise wird die Verknüpfung mit dem ersten Abschnitt gelöst. Dann erst kann ich die Kop- und Fußzeile des 2. Abschnitts unabhängig vom ersten Abschnitt gestalten.

Felder / automatische Inhalte

Felder sind Platzhalter für sich ändernde Daten. Ein typisches Beispiel für ein Feld ist die Seitenangabe in der Fußzeile. Je nach dem, auf welcher Seite man sich befindet, zeigt dieses Feld eine andere Zahl an. Ohne diese Möglichkeit müsste man ja auf jeder Seite die Information per Hand einfügen. Wenn man nachträglich eine neue Seite einfügen würde, dann müsste man alle Seitenangaben noch einmal überarbeiten. Diese nervige Aufgabe übernimmt Word mit einem Feld.

Einfügen eines Feldes

Das Einfügen eines Feldes wird im Folgenden an dem Beispiel "Seitenzahl" dargestellt. Über die Registerkarte Einfügen/Gruppe Kopf- und Fußzeile/Menüpunkt Seitenzahl öffnet man die Ausklappliste SEITENZAHL (ALT+I,NT). In der Ausklappliste kann man wählen, ob die Seitenzahlen am Seitenanfang oder am Seitenende stehen sollen. Hierbei öffnen sich erneut Ausklapplisten, die über verschiedene Formatvorlagen (Navigation mit Pfeiltasten), zum Beispiel ob die Seitenzahl links, rechts oder mittig stehen soll. Mit EINGABE schließen wir den Vorgang ab. An der Einfügestelle im Dokument und auf der Braillezeile steht nun eine Ziffer (je nach dem, auf welcher Seite des Dokuments man sich gerade befindet). Das Feld wird von der Sprachausgabe als "Eingabe Feld" angekündigt. Mit dem Befehl ALT+F9 kann man die sogenannte Feldfunktion des Feldes anzeigen lassen bzw. wieder ausschalten. In unserem Fall steht hier { PAGE }. Das ist der Feldfunktionsbefehl für "aktuelle Seitenzahl" der wordeigenen Programmiersprache. Wenn man das Ganze in der Fuß- bzw. Kopfzeile einfügt, dann erscheint das Feld auf jeder Seite und zeigt auf jeder Seite die jeweilige Seitennummer an.

Weitere wichtige Angaben für die Kopf- bzw. Fußzeile, die man über Felder realisieren kann, sind:

  • Seitenzahl des gesamten Dokuments: Durch die Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie Dokumentinformation auswählen. Unter Feldnamen NUMPAGES auswählen.
  • Autor: Registerkarte Einfügen/Gruppe Text/Menüpunkt Schnellbausteine: Durch die Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie Dokumentinformation auswählen. Unter Feldnamen AUTHOR auswählen.
  • Datum: Kategorie DATUM UND UHRZEIT
    • Feldnamen: SAVEDATE (fügt das Datum ein, an dem das Dokument zuletzt gespeichert wurde):Registerkarte Einfügen/Gruppe Text/Menüpunkt Schnellbausteine: Durch Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie DATUM UND UHRZEIT auswählen und unter Feldnamen SAVEDATE auswählen.
    • Feldnamen: DATE (fügt das aktuelle Datum ein): Registerkarte Einfügen/Gruppe Text/Menüpunkt Schnellbausteine: Durch Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie DATUM UND UHRZEIT auswählen und unter Feldnamen DATE auswählen.
    • Feldnamen: PRINTDATE (fügt das Datum ein, an dem das Dokument gedruckt wurde): Registerkarte Einfügen/Gruppe Text/Menüpunkt Schnellbausteine: Durch Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie DATUM UND UHRZEIT auswählen und unter Feldnamen PRINTDATE auswählen.
  • Feldfunktion FILENAME (fügt Speicherort und Namen der Datei ein): Registerkarte Einfügen/Gruppe Text/Menüpunkt Schnellbausteine: Durch Ausklappliste mit Pfeiltasten zu FELD navigieren und mit EINGABE bestätigen. Kategorie ALLE auswählen und unter Feldnamen FILENAME auswählen.
Abkürzungen

Um das aktuelle Datum einzufügen, gibt es im Register Einfügen/ Gruppe Text den Menüpunkt DATUM und UHRZEIT. Es öffnet sich ein UHRZEIT ein eigenes Dialogfenster DATUM UND UHRZEIT.

Tabellen

Tabellen erstellen

Eine Tabelle erstellt man in Word 2010 über das Register Einfügen/Gruppe Tabellen/Menüpunkt Tabelle (kurz: ALT+I,4). In der sich öffnenden Ausklappliste gibt es zwei Möglichkeiten die Spalten- und Zeilenanzahl der einzufügenden Tabelle festzulegen.

  1. Die Ausgangstabelle besitzt eine Zeile und eine Spalte. Mit jedem ABWÄRTS wird eine Zeile hinzugefügt und mit jedem PFEIL RECHTS eine Spalte. JAWS benennt sie z.B. "5x6 Tabelle" d.h. die einzufügende Tabelle hat 5 Spalten und 6 Zeilen. Mit EINGABE wird die entsprechnde leere Tabelle in das Word Dokument eingefügt. Auf diese Weise kann maximal eine Tabelle der Größe 10 Spalten und 8 Zeilen eingefügt werden.
  2. Die zweite Möglichkeit eine Tabelle beliebiger Größe einzufügen besteht darin, mit AUFWÄRTS den Menüpunkt TABELLE EINFÜGEN auszuwählen. Es öffnet sich das Dialogfenster TABELLE EINFÜGEN. Hier kann sofort eine Spaltenzahl zwischen 1 und 63 eingetippt werden. Mit TAB springt man zur Eingabe der Zeilenanzahl, ebenfalls ein Wert zwischen 1 und 63. Mit einem weiteren TAB erreicht man die Optionen zur EINSTELLUNG FÜR DIE OPTIMALE BREITE. Hier gibt es drei Möglichkeiten:
    1. Feste Spaltenbreite
      durch TAB gelangt man in das Eingabefeld für die Spaltenbreite, die hier in cm eingetippt werden kann, zusätzlich kann auch das Wort "Auto" eingetippt oder mit AUFWÄRTS/ABWÄRTS gewählt werden, d.h. die Spaltenbreite ist nicht für alle Spalten gleich, sondern richtet sich in jeder Spalte nach dem "breitesten" Text, der eingegeben wurde.
      Wird eine feste Spaltenbreite in cm eingetippt, so hat jede Spalte der leeren Tabelle diese Breite, sie wird aber ebenfalls an die Textbreite angepasst, wenn zu lange Wörter eingegeben werden.
    2. obtimale Breite: Inhalt
    3. Optimale Breite: Fenster

Mit EINGABE fügt man die Tabelle in sein Dokument ein.

Die Tabellenlinien sind schwarz, der Hintergrund ist nicht gefüllt und der eingegebene Text ist schwarz.

Text eingeben

Um Text in eine Tabelle einzugeben, muss man lediglich den Cursor in die entsprechende Zelle stellen. Hier kann man direkt den gewünschten Text eingeben. Wird die Tabellenbreite überschritten, so fügt Word automatische einen Zeilenumbruch zwischen zwei Wörtern ein. Überschreitet ein einzelnes Wort die Spaltenbreite, so passt Word die Spaltenbreite falls möglich an oder fügt mitten im Wort einen Zeilenumbruch ein.

Text löschen

Innerhalb einer Zelle kann man, wie in einem Text-Absatz, mit ENTF bzw. RÜCK-TASTE löschen. Möchte man den Inhalt mehrerer Zellen löschen, dann markiert man die Zellen vorher und löscht mit ENTF.

ACHTUNG: Sind mehrere Zellen markiert und man drückt die RÜCK-TASTE so werden die ganzen Zellen und nicht nur der Inhalt gelöscht. Man wird gefragt, ob nachdem die Zellen gelöscht sind

  • die nachfolgenden rechten Zellen nach links aufrücken sollten,
  • oder die darunterliegenden Zellen nach oben verschoben werden sollen
  • oder die ganzen Zeilen, die die markierten Zellen beinhalten gelöscht werden sollen
  • oder die ganzen Spalten, die die markierten Zellen beinhalten gelöscht werden sollen.

Löscht man weder ganze Zeilen noch spalten so fehlen diese am Zeilen-/ Spaltenende, die Tabelle bildet kein Rechteck mehr. Dies sollte vermieden werden, weil dadurch die Tabellenspalten verrutschen und entsprechend die Inhalte einer Zelle in die falsche Spalte verschoben werden. Dies führt zu Schwierigkeiten beim Auslesen der Tabelle mit einer Braillezeile.

Tabelle erweitern / Zeilen und Spalten löschen

  • Eine neue Zeile am Ende einfügen: Dazu setzt man den Cursor in der letzten Zeile in die Zelle am rechten Rand der Tabelle. Mit TAB wird eine neue Zeile erzeugt.
  • Eine neue Zeile an einer beliebigen Stelle einfügen:
    Im Register Tabellentools-Layout/Gruppe Zeilen und Spalten/Menüpunkte "Darüber einfügen" (kurz: ALT+J,L,A) bzw. Menüpunkt "Darunter einfügen" (kurz: [ALT+J,L,6) wird eine ganze Zeile unter bzw. über der Zeile , in der sich der Cursor befindet, eingefügt.
  • Eine neue Spalte einfügen:
    Im Register Tabellentools-Layout/Gruppe Zeilen und Spalten/ Menüpunkte "links einfügen" (kurz: ALT+J,L,3) bzw. Menüpunkt "rechts einfügen" (kurz: ALT+J,L,5) wird eine ganze Spalte links bzw. rechts neben der Spalte, in der sich der Cursor befindet, eingefügt.
  • Eine Zeile bzw. Spalte löschen:
    Im Register Tabellentools-Layout/Gruppe Zeilen und Spalten/ Menüpunkte "löschen" (kurz: ALT+J,L,Ö) können Zeilen oder Spalten gelöscht werden. Es öffnet sich eine Ausklappliste, in der man mit AUFWÄRTS/ABWÄRTS zwischen folgenden Punkten wählen kann:
    • Zellen löschen - nur die markierten Zellen (bzw. die Zelle, in der sich der Cursor befindet) werden gelöscht
    • Spalten löschen - die ganzen Spalten der markierten Zellen (bzw. der Zelle, in der sich der Cursor befindet) werden gelöscht
    • Zeilen löschen - die ganzen Zeilen der markierten Zellen (bzw. der Zelle, in der sich der Cursor befindet) werden gelöscht
    • Tabelle löschen

Navigation in Tabellen

Innerhalb von Tabellen gibt es verschiedene Befehle, mit denen man sich schnell und zielsicher bewegen kann, bzw. mit denen man Teile der Tabelle markieren (erweitern) kann.

Navigation in Tabellen Taste Bemerkung
nächster/ vorheriger Buchstabe PFEIL LINKS/RECHTS ist der letzte Buchstabe eine Zelle erreicht, wird in die nächste Zelle gesprungen
nächste/ vorherige Textzeile AUFWÄRTS7ABWÄRTS Zeile für Zeile innerhalb der selben Zelle, ist die letzte Zeile der Zelle erreicht, so springt man in die nächste Zelle unterhalb / oberhalb
nächste Zelle TAB
vorherige Zelle SHIFT+TAB
Beginn Spalte ALT+BILDAUF
Ende Spalte ALT+BILDAB
Beginn der Tabellenzeile ALT+POS1
Ende der Tabellenzeile ALT+ENDE
erste Zelle der ersten Zeile und Spalte STRG+POS1

Markieren

Entsprechend kann jeweils mit gleichzeitigem Drücken von SHIFT innerhalb von Tabellen mit den Befehlen der Cursorbewegungen (Ausnahme: TABULATOR-Taste) markiert werden.

Wenn der Cursor innerhalb einer Zelle mit Text steht, wird zunächst der Text markiert. Genau so, wie in einem normalen Absatz. Sobald die Markierung das erste oder letzte Zeichen einer Zelle überschreitet, stellt Word auf die Markierung von Zellen um. Nun kann man mit den Cursorbewegungen jeweils ganze Zellen markieren. Will man also eine oder mehrere Zellen markieren, dann stellt man den Cursor ans Ende des Textes einer Zelle und markiert mit SHIFT+PFEIL RECHTS die gesamte Zelle. Jede weitere Cursorbewegung (nach rechts, oben oder unten) bei gehaltener SHIFT-Taste markiert weitere, benachbarte Zellen. Hat man zwei oder mehrere nebeneinander gelegene Zellen markiert und wandert mit dem Cursor nach unten, dann werden der gesamten Markierung in der neuen Zeile ebenfalls zwei oder mehrere Zellen hinzugefügt. Die Markierung hat entsprechend immer das Aussehen eines Rechtecks.

Spaltenköpfe und Zeilenköpfe

Für das Auslesen von Tabellen sind jeweils die Kopfzellen der Spalten und Zeilen von großer Bedeutung. Hier sind meist Informationen untergebracht, die man benötigt, um den Sinn einer Zelle zu verstehen. Machen wir uns das am besten an einem Beispiel klar.

Eine Tabelle zeigt die Städte Berlin, München und Hamburg mit Daten zu Einwohnerzahl und Fläche in km^2.

Berlin München Hamburg
Einwohner 3.404.037 1.336.983 1.754.317
Fläche in km^2 891,85 310,43 755,264

Die Braillezeile zeigt bei diesem Beispiel in Zeile 2 folgendes an: Einwohner 3.404.037 1.336.983 1.754.31

Die Zeile verrät nicht, welche Stadt wie viele Einwohner hat. Dazu muss man sich schon die Reihenfolge der Städte aus Zeile 1 merken. Bei komplexeren Tabellen kann man sich leicht vorstellen, dass das Ganze unüberschaubar und damit beim Auslesen auch sehr fehleranfällig wird. Deswegen bietet der Screenreader Jaws die Möglichkeit an, in den "strukturierten Modus" zu wechseln (Tastenkombination vom Braillezeilenmodell abhängig - ist am besten über Jaws-Hilfe zum jeweiligen Braillezeilenmodell zu erfahren). Hier werden Informationen nur zu der Zelle gegeben, in der man sich gerade mit dem Cursor befindet. Die Informationen enthalten neben dem Inhalt der Zelle auch Informationen zum Ort und bei vorheriger Kenntlichmachung der Zeilenköpfe bzw. Spaltenköpfe auch diese Informationen. Nehmen wir in unserem Beispiel die Zelle, die 3.404.037 anzeigt. Auf der Braillezeile erscheint im strukturierten Modus die Information:

tbl1r2s2 3.404.037

Übersetzt heißt tbl1r2s2: Tabelle1 Reihe2 Spalte2: Also steht der Cursor in der Tabelle1 auf der Seite in deren 2. Spalte und 2. Reihe. Dazu muss man allerdings immer noch ein gutes Gedächtnis haben, um sich zu merken, welche Stadt in der 2. Spalte steht, um die Zahl richtig zuzuordnen.

Richtig gut wird es, wenn man Jaws beibringt, wo sich die Zeilenköpfe bzw. Spaltenköpfe der Tabelle befinden. Also in unserem Fall die Spalte 1 mit den Angaben Einwohner und Fläche bzw. die Reihe 1 mit den Namen der Städte. Wenn man dies einstellt (Genaueres siehe weiter unten), dann zeigt uns Jaws Folgendes an:

tbl1r2s2 Einwohner Berlin 3.404.037

PERFEKT!

Wie gibt man dem Screenreader Jaws die Information, wo sich die Zeilenköpfe bzw. Spaltenköpfe befinden?

Dazu sucht man die Zelle, die sich sowohl in der Zeile der Spaltenköpfe als auch in der Spalte der Zeilenköpfe befindet. Sehr häufig ist das, wie auch in unserem Beispiel, die erste Zelle oben links, also R1S1 bzw. die Zelle in Reihe 1 und Spalte 1. In diese Zelle stellt man den Cursor und fügt über das Menü EINFÜGEN (Gruppe: Hyperlinks)in Word eine TEXTMARKE (ALT+I,K) mit der Bezeichnung Title (oder Title1, Title2, Title3...) ein. Dazu gibt man den Namen der Textmarke (also Title) in das Eingabefeld TEXTMARKENNAME ein und bestätigt mit EINGABE. Die Textmarke selbst ist später im Text nicht zu erkennen. In einem Word-Dokument ist der Name der Textmarke (Title) nur einmal zulässig. Deswegen muss bei mehreren Tabellen in einem Dokument eine Ziffer an Title angehängt werden. Also Title2, Title3...

Tabelle Formatieren

Spaltenbreite und Zeilenhöhe einstellen

Über das Register Tabellen-Layout/Gruppe Zellengröße/Menüpunkt Tabelleneigenschaft (kurz: ALT+J,L,O) öffnet man das Dialogfenster TABELLENEIGENSCHAFTEN.

Dieses Dialogfenster besteht aus mehreren Registerkarten, zwischen denen man mit STRG.+SHIFT+TAB wechselt.

Höhe

Auf der Registerkarte ZEILE (ALT+L) kann man die Höhe einer Zeile einstellen. Dazu muss das Kontrollfeld HÖHE DEFINIEREN (ALT+H) oder mehrmals TAB aktiviert sein (LEER aktiviert/deaktiviert das Kontollfeld). Im nebenstehenden Eingabefeld TAB gibt man die Höhe der Zeile in cm an. Unter ZEILENHÖHE (ALT+Z) kann man in einer Ausklappliste zusätzlich einstellen, ob die Zeile MINDESTENS oder GENAU der Angabe entsprechen soll.

Breite

Auf der Registerkarte SPALTE (ALT+S) kann man die bevorzugte Breite einer Spalte einstellen. Dazu muss das Kontrollfeld BEVORZUGTE BREITE (ALT+B) aktiviert sein. Im nebenstehenden Eingabefeld TAB gibt man die Breite der Spalte in cm an.

Sehr praktisch, vor allem für blinde Nutzer, ist die Möglichkeit, die Einstellung der Breite der Spalten Word zu überlassen. Word stellt abhängig von den der Wort- und Textlänge in den einzelnen Zellen eine optimale Breite der Spalten ein. Minimum dabei ist die Länge des längsten Wortes in einer Spalte. Dazu stellt man den Cursor in die Tabelle und wählt im Register Tabellentools-Layout/Gruppe Zellengröße den Menüpunkt AUTOANPASSEN (kurz: ALT+J,L,F) und wählt mit ABWÄRTS den Untermenüpunkt INHALT AUTOMATISCH ANPASSEN.

Wenn man nur ein besonders langes Wort in einer Spalte hat, kann man durch Trennen des Wortes mit einem Trennstrich verhindern, dass die gesamte Spalte nur wegen des einen Wortes entsprechend breit wird.

Umgekehrt kann man durch die Verwendung eines geschützten Leerzeichens (STRG+SHIFT+LEER) statt eines normalen Leerzeichens zwischen zwei Wörtern die minimale Breite der Spalte auf die Breite der beiden, neben einander stehenden Worte erzwingen. Ein geschütztes Leerzeichen bewirkt, dass die beiden durch das geschützte Leerzeichen getrennten Worte immer in einer Zeile stehen.

Textausrichtung

Die horizontale Textausrichtung in einer Zelle lässt sich genauso einstellen, wie die Textausrichtungin normalem Text, also mit den Befehlen:

  • Linksbündig (STRG+L)
  • Rechtsbündig (STRG+R)
  • Zentriert (STRG+E)
  • Blocksatz (STRG+B)

In Zellen ist auch eine vertikale Ausrichtung möglich. Man kann einstellen, ob der Text oben, in der Mitte oder unten steht. Diese Einstellung macht sich besonders bemerkbar, wenn der Text nicht die gesamte Höhe der Zelle einnimmt. Dazu stellt man den Cursor in die zu formatierende Zelle.

Nun gibt es zwei Möglichkeiten die vertikale Ausrichtung einzustellen

  • Man öffnet im Register Tabellentools-Layout/Gruppe Zellengröße/Menüpunkt Tabelleneigenschaften(kurz: ALT+J,L,O) das Dialogfenster TABELLENEIGENSCHAFTEN.
    Auf der Registerkarte ZELLE gibt es die Optionen zur vertikalen Ausrichtung:
    • OBEN (ALT+B)
    • ZENTRIERT ([ALT+Z)
    • UNTEN (ALT+U)
  • Eine andere Möglichkeit gibt es im Register Tabellen-Layou/Gruppe Ausrichtung. Hier stehen folgende Menüpunkte zur Verfügung:
    • oben links ausrichten ALT+J,L,T,L
    • oben zentriert ausrichten ALT+J,L,J
    • oben rechts ausrichten ALT+J,L,T,R
    • Mitte links ausrichten ALT+J,L,C,L
    • Mitte zentriert ausrichten ALT+J,L,C,C
    • Mitte rechts ausrichten ALT+J,L,C,R
    • unten links ausrichten ALT+J,L,B,L
    • unten Mitte ausrichten ALT+J,L,B,C
    • unten rechts ausrichten ALT+J,L,B,R

Zellrahmen

Jede Zelle ist mit einem Rahmen umgeben. Das Aussehen des Rahmens kann verändert werden. Dazu positioniert man entweder den Cursor

  • in die Tabelle, wenn man die Veränderung auf die gesamte Tabelle anwenden möchte,
  • oder markiert einzelne Zellen, wenn man die Veränderung nur auf diese bestimmten Zellen beziehen möchte.

Wählt man im Register Tabellen-Tools-Entwurf/Gruppe Rahmenlininien zeichen/Menüpunkt Rahmen und Schattierung (kurz: ALT+J,L]U, so öffnet sich das Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG.

In der Registerkarte RAHMEN können die die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden.

Das Dialogfenster ist in drei Teile eingeteilt:

  • Zuerst kann mit AUFWÄRTS/ABWÄRTS zwischen folgenden Optionen gewählt werden:
  • Ohne - keine Linien werden gezeichnet
  • Kontur - es wird lediglich ein Rahmen um die gesamte Tabelle bzw. den gesamten markierten Bereich gezeichnet, innen liegende Linien werden gelöscht.
  • Alle - alle Linien innen und außen werden gezeichnet
  • Raster - alle Linien werden gezeichnet, aber Änderungen an der Linienbreite, -farbe oder -art betreffen nur die Außenlinien
  • Anpassen - die Linien werden gemäß den im dritten Teil vorgenommenen Anpassungen gezeichnet
Man positioniert den Fokus auf die Gewünschte Wahl und springt mit TAB in den zweiten Teil.
  • Im zweiten Teil kann folgendes formatiert werden:
  • Linienart (gepunktet, durchgezogen, gestrichelt
    Mit AUFWÄRTS/ABWÄRTS wählt man die Linienart und springt mit TAB zu nächsten Option.
  • Linienfarbe
    Mit den Pfeiltasten kann eine Farbe gewählt werden oder unter WEITERE FARBEN das Dialogfenster FARBEN geöffnet werden, mit EINGAEBE auswählen. Mit TAB springt man zur nächsten Option.
  • Linienbreite
    Mit AUFWÄRTS/ABWÄRTS wählt man aus einer Liste eine Linienbreite und springt mit TAB in den 3. Teil.
  • Im dritten Teil der Registerkarte können nun die einzelnen Anpassungen vorgenommen werden, wird hier eine

Änderung vorgenommen, so wird im ersten Teil automatisch "Anpassen" angewählt.
Mit TAB springt man nacheinander die Rahmenlinienarten an. Man blendet sie mit EINGABE wechselweise an oder aus. Hat man im ersten Teil "Alle" gewählt, sind alle eingeblendet, und man kann sie einzeln ausblenden.
Folgende Rahmenlinien stehen zur Auswahl:

  • Rahmenlinie oben
  • innere horizontale Rahmenlinie
  • Rahmenlinie unten
  • Rahmenlinie links
  • innere vertikale Rahmenlinie
  • Rahmenlinie rechts
  • Rahmenlinie diagonal nach oben (von unten links)
  • Rahmenlinie diagonal nach unten (von oben links)
  • Daneben (weiteres TAB) kann in der Ausklappliste "ÜBERNEHMEN FÜR" zwischen folgendem gewählt werden:
  • Tabelle
  • Absatz
  • Zelle (sind mehrere Zellen markiert, gelten sie Änderungen für alle markierte)
  • Text

Standardmäßig ist nach dem Erstellen einer neuen Tabelle die Einstellung ALLE aktiv. Das heißt, dass sämtliche Begrenzungslinien der Tabelle als feine Linie gedruckt werden. Sehr häufig wird eine Tabelle jedoch auch als Möglichkeit verwendet, um Text auf einer Seite zu positionieren. In diesem Fall sind die Begrenzungslinien unerwünscht. Man wählt entsprechend als Einstellung für den Rahmen die Einstellung OHNE. Als Beispiel für ein Layout einer Seite durch eine unsichtbare Tabelle dient FAQ: Lebenslauf erstellen in diesem Wiki. Es beinhaltet das Erstellen eines tabellarischen Lebenslaufs für eine Bewerbung.

Zellschattierung

Zusätzlich zum Zellrahmen können die gesamte Tabelle oder auch einzelne Zellen mit einem (farbigen) Schatten hinterlegt werden.

Dazu positioniert man entweder

  • den Cursor in der Tabelle, wenn man die Veränderung auf die gesamte Tabelle anwenden möchte,
  • oder markiert einzelne Zellen, wenn man die Veränderung nur auf diese bestimmten Zellen beziehen möchte.

Im schon bekannten Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG, das unter Register Tabellentools-Entwurf/Gruppe Rahmenlinien zeichnen/Menüpunkt Rahmen und Schattierung(kurz: ALT+J,T,U) geöffnet wird, kann man auf der Registerkarte SCHATTIERUNG die Farbe der Schattierung einstellen.

Tabellen umwandeln

Tabelle in Text

Manchmal ist es hilfreich, eine Tabelle in einen normalen Text umzuwandeln. Diese Funktion bietet Word an. Die Begrenzung zwischen Zellen innerhalb einer Zeile wird durch ein zu definierendes Zeichen (z.B. ":") kenntlich gemacht. Eine neue Zeile wird durch ein Absatzende-Zeichen kenntlich gemacht.

Vorgehen:

Um eine Tabelle in einen Text umzuwandeln, stellt man den Cursor in die Tabelle und wählt im Register Tabellentools-Layout/Gruppe Daten/Menüpunkt In Text konvertieren (ALT+JL,V).

Im sich öffnenden Dialogfenster TABELLE IN TEXT UMWANDELN wählt man eine der Optionen TEXT TRENNEN DURCH:

  • ABSATZMARKEN (ALT+B): Trennt den Text zwischen den ursprünglichen Zellen durch ein Absatzende-Zeichen voneinander. Dadurch verliert man jedoch die Information, wo eine Zeile zu Ende ist.
  • TABSTOPPS ([ALT+T): Trennt den Text zwischen den ursprünglichen Zellen durch ein Tabstopp-Zeichen voneinander.
  • SEMIKOLONS (ALT+S): Verwendet ein ";" als Trennungszeichen zwischen den ursprünglichen Zellen.
  • ANDERE (ALT+A): Hier kann man im Eingabefeld selbst ein beliebiges Zeichen definieren.

Text in Tabelle

Umgekehrt funktioniert dies übrigens auch. Über das Register Einfügen/Gruppe Tabelle/Menüpunkt Tabelle.

Dazu muss ein sich wiederholendes Zeichen im Text enthalten sein, welches die späteren Zellinhalte voneinander abtrennt. So kann beispielsweise der Text:

Deutschland : England : Frankreich : Spanien

eins: zwei: drei: vier

in eine Tabelle mit vier Spalten und zwei Zeilen umgewandelt werden.

Dazu markiert man den umzuwandelnden Text, und wählt im Register Einfügen/Gruppe Tabelle/Menüpunkt Tabelle in der Ausklappliste den Punkt TEXT IN TABELLE UMWANDELN.

Es öffnet sich das Dialogfenster TEXT IN TABELLE UMWANDELN, in der man als erstes wieder die SPALTENZAHL - in unserem Fall "4" - und die ZEILENZAHL - in unsrem Fall "2" eingibt.
Mit TAB springt man jeweils weiter.
Schließlich wählt man noch unter TEXT TRENNEN BEI das Trennzeichen. Mit ABWÄRTS wählt man zwischen den Optionen

  • Anbsätze
  • Tabstopps
  • Semikolons
  • Andere (hier steht der in einem Eingabefeld. Die Eingabe wird durch TAB abgeschlossen)

Mit TAB wird die Wahl übernommen.
In unserem Falle gibt man unter ANDERE ":" ein.

Mit EINGABE schließt man das Dialogfenster und bewirkt die Umwandlung.

Übung Tabellen

Erstelle eine sinnvolle Tabelle zu folgenden Ländern: Deutschland, Frankreich, USA, China und Indien. Die Tabelle sollte folgende Informationen enthalten: Fläche des Landes, Einwohnerzahl, Bruttoinlandsprodukt (BIP). Die Angaben sind bei Wikipedia zu recherchieren. Die Tabelle sollte so gestaltet sein, dass Jaws im Strukturierten Modus die Zeilentitel und Spaltentitel mit anzeigt.

Ausgabevorbereitung

Vor dem Ausgeben bzw. Drucken sollte der Text auf Rechtschreibfehler überprüft werden. Dazu bietet Word die interne Rechtschreibprüfung.

Rechtschreibprüfung

Mit Hilfe der Rechtschreibprüfung kann man sehr schnell und effektiv für die korrekte Schreibweise der eigenen Texte sorgen. Wichtig ist es zu verstehen, wie Word ein Wort als falsch geschrieben erkennt:

Word hat ein internes Wörterbuch - eine Art Worttabelle. Jedes Wort, das nicht in der Tabelle vorkommt, erkennt Word als falsch geschrieben. Es kann zwei Ursachen haben, wenn ein Wort nicht in der Tabelle vorkommt: Zum einen kann das Wort wirklich falsch geschrieben sein, zum anderen kann es sein, dass das Wort richtig geschrieben ist, aber einfach nicht in der Liste vorkommt. Sehr häufig ist dies bei Eigennamen der Fall. Für solche Fälle gibt es das Benutzerwörterbuch, das der Nutzer führen bzw. erweitern kann, sodass die Rechtschreibprüfung unbekannte Wörter erlernen kann.

Vorgehen

Mit F7 durchsucht die Rechtschreibprüfung den Text ab dem Absatz der aktuellen Cursorposition. Sobald Word einen Fehler feststellt, wird das Dialogfenster RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK geöffnet (Alternativ über das Register Überprüfen/Gruppe Dokumentprüfung/ Menüpunkt Rechtschreibung und Grammatik (kurz: ALT+P,S)).

Der Cursor steht direkt hinter dem fehlerhaften Wort im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH des Dialogfensters, das den Text rund um den gefundenen Fehler anzeigt (ALT+M). In der Auswahlliste VORSCHLÄGE (ALT+V oder mit TAB) werden von Word alternative Vorschläge gemacht. Word vergleicht seine Wörtertabelle anhand von Ähnlichkeitskriterien mit dem als falsch erkannten Wort. Daraus ergeben sich ein oder mehrere Vorschläge, die Word in der Auswahlliste VORSCHLÄGE präsentiert. Mit ABWÄRTS kann die Liste durchwandert werden. Wenn ein Vorschlag gefällt bzw. als richtig angesehen wird, wählt man das Wort in der Auswahlliste VORSCHLÄGE und aktiviert den Schalter ÄNDERN (ALT+D oder mit TAB). Word überschreibt nun das als falsch erkannte Wort direkt im Text mit dem ausgewählten Vorschlag. Im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH erscheint der nächste Fehler.

Es kann vorkommen, dass Word ein Wort zwar als falsch erkennt, aber keine Vorschläge anbietet. In der Auswahlliste VORSCHLÄGE (ALT+V) erscheint: KEINE RECHTSCHREIBVORSCHLÄGE. Nun gibt es mehrere Möglichkeiten:

  1. Das Wort ist richtig, Word kennt es nicht.
  2. Das Wort ist falsch und Word konnte keine Ähnlichkeit zu einem ihm bekannten Wort feststellen.
  • Im Fall eins wählt man den Schalter ZUM WÖRTERBUCH HINZUFÜGEN (ALT+H oder TAB). Das Benutzerwörterbuch wird um das Wort ergänzt und dieses in Zukunft nicht mehr als falsch erkannt.
  • Im Fall zwei korrigiert man das Wort (am besten nach einem Blick in den Duden) direkt im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH und aktiviert den Schalter ÄNDERN (ALT+D).

Weitere Möglichkeiten, mit einem als falsch erkannten Wort umzugehen sind:

  • EINMAL IGNORIEREN (ALT+I]): Das erkannte Wort wird von der Rechtschreibprüfung an dieser Stelle von der Rechtschreibprüfung ignoriert. Wenn man z.B. absichtliche Falschschreibungen eines Wortes im aktuellen Text beibehalten möchte.
  • ALLE IGNORIEREN (ALT+G]): Das Wort wird ab sofort im gesamten Dokument von der Rechtschreibprüfung ignoriert.
  • ALLE ÄNDERN (ALT+L): Das Wort wird an allen Stellen im Text geändert - entsprechend der Auswahl unter VORSCHLÄGE bzw. der manuellen Korrektur im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH.
  • Kontrollfeld GRAMMATIK ÜBERPRÜFEN (ALT+A): Die Aktivierung des Kontrollfelds bezieht auch die Word-eigene Grammatikprüfung in die Rechtschreibprüfung mit ein. Findet Word nun einen Grammatik Fehler, so steht der Schalter ALLE ÄNDERN (ALT+L) nicht zur Verfügung.

Fremdsprachliche Texte

In fremdsprachlichen Texten oder Textteilen kann man die Sprache über das Register Überprüfen/Gruppe Sprache/Menüpunkt Sprache/ Untermenüpunkt "Sprache für die Korrekturhilfen festlegen" (kurz: ALT+P,P,L) für vorher markierte Textteile einstellen. Dadurch verwendet Word das Wörterbuch entsprechend der eingestellten Sprache, insofern ein Wörterbuch der betroffenen Sprache vorhanden ist.

Ebenso kann man während der Rechtschreibprüfung die Sprache für einen fehlerhaftes Wort verändern. Hat Word ein Wort als Fehler markiert, weil es aus einer anderen Sprache ist, kann man mit TAB zur Ausklappliste WÖRTERBUCHSPRACHE springen. Hier kann man mit AUFWÄRTS/ABWÄRTS die gewünschte Sprache auswählen und durch EINGABE bestätigen. Wird das als fehlerhaft markierte Wort in der nun gewählten Sprache gefunden, so springt Word automatisch zum nächsten fehlerhaften Wort.

Da die Liste der Sprachen sehr lang ist, kann man statt mit AUFWÄRTS/ABWÄRTS auch zuerst den Anfangsbuchstaben der Sprache eintippen, so das der Fokus auf die erste Sprache mit diesem Buchstaben gestellt wird und dann die Suche fortsetzen.

Optische Kontrolle

Schließlich ist die optische Kontrolle vor einem Ausdruck sinnvoll. Dafür bietet Word im Register Ansicht/Gruppe Dokumentansicht/Menüpunkt Vollbild-Lesemodus (kurz: ALT+F,M) die Vollbild-Leseansicht. Hier wird das Dokument so angezeigt, wie es später gedruckt würde. Diese Funktion ist für blinde Benutzer nicht zu verwenden. Es ist trotz allem unerlässlich, zumindest bei wichtigen Dokumenten das Layout durch einen sehenden Menschen überprüfen zu lassen. Hierzu ein Zitat aus dem Erfahrungsbericht "Erfahrungen mit LaTeX an der Schloss-Schule Ilvesheim" von Rolf Bernd. Er schreibt über die Vorteile von LaTeX als Textverarbeitung im Vergleich zu Word:

"Man kann die Befehle relativ schnell lernen, die nötig sind, um einen perfekten Schwarzschriftausdruck zu erzeugen. Der Vorteil: Bei LaTeX behalten auch Blinde immer die Kontrolle über das Layout des Schwarzschriftdokumentes. Die Befehle zur Gestaltung des Dokumentes stehen direkt im Text. Wer ihre Bedeutung kennt, weiß wie sie sich auswirken und dass sie von LaTeX nach allen Regeln der Buchdruckerkunst umgesetzt werden. So gesehen ist LaTeX vielleicht die ideale Textverarbeitung für Blinde, unter dem Motto: "What you say is what you get". Man muss LaTeX eben nur sagen, was man will. Dagegen war der Slogan: "What you see is what you get" für Blinde schon immer eine zweifelhafte Verheißung."

Genau das ist das Problem. Bei Word kann man sich nie sicher sein, wie sich die Befehle am Ende auswirken. Es gibt (zu) viele Parameter, die den Ausdruck bestimmen (z.B. die Wahl des Druckers, die das Aussehen des Dokuments bestimmt). Allerdings lässt sich festhalten, wenn man als blinder Mensch die in diesem Wiki beschriebenen Techniken beherzigt, hat man gute Chancen, sehr erfolgreich seine Word-Dokumente für sehende Menschen zu gestalten. Die beiden wichtigsten Regeln dafür sind:

  1. Alle Automatismen von Word abzustellen: siehe Word_2010: Einstellungen
  2. Formatieren durch Word_2010: Formatvorlagen, deren Layout bekannt und überprüft ist.