Word 2010: Tabellen

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Tabellen

Tabellen erstellen

Eine Tabelle erstellt man in Word 2010 über das Register EINFÜGEN Gruppe TABELLEN Menüpunkt TABELLE (kurz: [Alt]+[i],[4]). In der sich öffnenden Ausklappliste gibt es zwei Möglichkeiten die Spalten- und Zeilenanzahl der einzufügenden Tabelle festzulegen.

  1. Die Ausgangstabelle besitzt eine Zeile und eine Spalte. Mit jedem [AB] wird eine Zeile hinzugefügt und mit jedem [->] eine Spalte. JAWS benennt sie z.B. "5x6 Tabelle" d.h. die einzufügende Tabelle hat 5 Spalten und 6 Zeilen. Mit [Eingabe] wird die entsprechnde leere Tabelle in das Word Dokument eingefügt. Auf diese Weise kann maximal eine Tabelle der Größe 10 Spalten und 8 Zeilen eingefügt werden.
  2. Die zweite Möglichkeit eine Tabelle beliebiger Größe einzufügen besteht darin, mit [AUF] den Menüpunkt "Tabelle einfügen" auszuwählen. Es öffnet sich das Dialogfenster "Tabelle einfügen". Hier kann sofort eine Spaltenzahl zwischen 1 und 63 eingetippt werden. Mit [TAB] springt man zur Eingabe der Zeilenanzahl, ebenfalls ein Wert zwischen 1 und 63. Mit einem weiteren [TAB] erreicht man die Optionen zur "Einstellung für die optimale Breite". Hier gibt es drei Möglichkeiten:
    1. Feste Spaltenbreite
      durch [TAB] gelangt man in das Eingabefeld für die Spaltenbreite, die hier in cm eingetippt werden kann, zusätzlich kann auch das Wort "Auto" eingetippt oder mit [AUF]/[AB] gewählt werden, d.h. die Spaltenbreite ist nicht für alle Spalten gleich, sondern richtet sich in jeder Spalte nach dem "breitesten" Text, der eingegeben wurde.
      Wird eine feste Spaltenbreite in cm eingetippt, so hat jede Spalte der leeren Tabelle diese Breite, sie wird aber ebenfalls an die Textbreite angepasst, wenn zu lange Wörter eingegeben werden.
    2. obtimale Breite: Inhalt
    3. Optimale Breite: Fenster

Mit [Eingabe] fügt man die Tabelle in sein Dokument ein.

Die Tabellenlinien sind schwarz, der Hintergrund ist nicht gefüllt und der eingegebene Text ist schwarz.

Text eingeben

Um Text in eine Tabelle einzugeben, muss man lediglich den Cursor in die entsprechende Zelle stellen. Hier kann man direkt den gewünschten Text eingeben. Wird die Tabellenbreite überschritten, so fügt Word automatische einen Zeilenumbruch zwischen zwei Wörtern ein. Überschreitet ein einzelnes Wort die Spaltenbreite, so passt Word die Spaltenbreite fals möglich an oder fügt mitten im Wort einen Zeilenumbruch ein.

Text löschen

Innerhalb einer Zelle kann man, wie in einem Text-Absatz, mit [Entf] bzw. [Rück-Tast] löschen. Möchte man den Inhalt mehrerer Zellen löschen, dann markiert man die Zellen vorher und löscht mit [Entf].

ACHTUNG: Sind mehrere Zellen markiert und man drückt die [Rück-Taste] so werden die ganzen Zellen und nicht nur der Inhalt gelöscht. Man wird gefragt, ob nach dem die Zellen gelöscht sind

  • die nachfolgenden rechten Zellen nach links aufrücken sollten,
  • oder die darunterliegenden Zellen nach oben verschoben werden sollen
  • oder die ganzen Zeilen, die die markierten Zellen beinhalten gelöscht werden sollen
  • oder die ganzen Spalten, die die markierten Zellen beinhalten gelöscht werden sollen.

Löscht man weder ganze Zeilen noch spalten so fehlen diese am Zeilen-/ Spaltenende, die Tabelle bildet kein Rechteck mehr. Dies sollte vermieden werden, weil dadurch die Tabellenspalten verrutschen und entsprechend die Inhalte einer Zelle in die falsche Spalte verschoben werden. Dies führt zu Schwierigkeiten beim Auslesen der Tabelle mit einer Braillezeile.

Tabelle erweitern / Zeilen und Spalten löschen

  • Eine neue Zeile am Ende einfügen: Dazu setzt man den Cursor in der letzten Zeile in die Zelle am rechten Rand der Tabelle. Mit [TAB] wird eine neue Zeile erzeugt.
  • Eine neue Zeile an einer beliebigen Stelle einfügen:
    Im Register TABELLENTOOLS LAYOUT Gruppe ZEILEN UND SPALTEN Menüpunkte "Darüber einfügen" (kurz: [Alt]+[j][l], [a]) bzw. Menüpunkt "Darunter einfügen" (kurz: [Alt]+[j][l], [6]) wird eine ganze Zeile unter bzw. über der Zeile , in der sich der Cursor befindet, eingefügt.
  • Eine neue Spalte einfügen:
    Im Register TABELLENTOOLS LAYOUT Gruppe ZEILEN UND SPALTEN Menüpunkte "links einfügen" (kurz: [Alt]+[j][l], [3]) bzw. Menüpunkt "rechts einfügen" (kurz: [Alt]+[j][l], [5]) wird eine ganze Spalte links bzw. rechts neben der Spalte, in der sich der Cursor befindet, eingefügt.
  • Eine Zeile bzw. Spalte löschen:
    Im Register TABELLENTOOLS LAYOUT Gruppe ZEILEN UND SPALTEN Menüpunkte "löschen" (kurz: [Alt]+[j][l], [ö]) können Zeilen oder Spalten gelöscht werden. Es öffnet sich eine Ausklappliste, in der man mit [AU]/[AB] zwischen folgenden Punkten wählen kann:
    • Zellen löschen - nur die markierten Zellen (bzw. die Zelle, in der sich der Cursor befindet) werden gelöscht
    • Spalten löschen - die ganzen Spalten der markierten Zellen (bzw. der Zelle, in der sich der Cursor befindet) werden gelöscht
    • Zeilen löschen - die ganzen Zeilen der markierten Zellen (bzw. der Zelle, in der sich der Cursor befindet) werden gelöscht
    • Tabelle löschen

Navigation in Tabellen

Innerhalb von Tabellen gibt es verschiedene Befehle, mit denen man sich schnell und zielsicher bewegen kann, bzw. mit denen man Teile der Tabelle markieren (erweitern) kann.

Navigation in Tabellen Taste Bemerkung
nächster/ vorheriger Buchstabe [->]/ [<-] ist der letzte Buchstabe eine Zelle erreicht, wird in die nächste Zelle gesprungen
nächste/ vorherige Textzeile [AB]/ [AUF] Zeile für Zeile innerhalb der selben Zelle, ist die letzte Zeile der Zelle erreicht, so springt man in die nächste Zelle unterhalb / oberhalb
nächste Zelle [TAB]
vorherige Zelle [Shift]+[TAB]
Beginn Spalte [Alt]+[BildAuf]
Ende Spalte [Alt]+[BildAb]
Beginn der Tabellenzeile [Alt]+[Pos1]
Ende der Tabellenzeile [Alt]+[Ende]
erste Zelle der ersten Zeile und Spalte [Strg]+[Pos1]

Markieren

Entsprechend kann jeweils mit gleichzeitigem Drücken von [Shift] innerhalb von Tabellen mit den Befehlen der Cursorbewegungen (Ausnahme: TABULATOR-Taste) markiert werden.

Wenn der Cursor innerhalb einer Zelle mit Text steht, wird zunächst der Text markiert. Genau so, wie in einem normalen Absatz. Sobald die Markierung das erste oder letzte Zeichen einer Zelle überschreitet, stellt Word auf die Markierung von Zellen um. Nun kann man mit den Cursorbewegungen jeweils ganze Zellen markieren. Will man also eine oder mehrere Zellen markieren, dann stellt man den Cursor ans Ende des Textes einer Zelle und markiert mit [Shift]+[->] die gesamte Zelle. Jede weitere Cursorbewegung (nach rechts, oben oder unten) bei gehaltener [Shift]-Taste markiert weitere, benachbarte Zellen. Hat man zwei oder mehrere nebeneinander gelegene Zellen markiert und wandert mit dem Cursor nach unten, dann werden der gesamten Markierung in der neuen Zeile ebenfalls zwei oder mehrere Zellen hinzugefügt. Die Markierung hat entsprechend immer das Aussehen eines Rechtecks.

Spaltenköpfe und Zeilenköpfe

Für das Auslesen von Tabellen sind jeweils die Kopfzellen der Spalten und Zeilen von großer Bedeutung. Hier sind meist Informationen untergebracht, die man benötigt, um den Sinn einer Zelle zu verstehen. Machen wir uns das am besten an einem Beispiel klar.

Eine Tabelle zeigt die Städte Berlin, München und Hamburg mit Daten zu Einwohnerzahl und Fläche in km^2.

Berlin München Hamburg
Einwohner 3.404.037 1.336.983 1.754.317
Fläche in km^2 891,85 310,43 755,264

Die Braillezeile zeigt bei diesem Beispiel in Zeile 2 folgendes an: Einwohner 3.404.037 1.336.983 1.754.31

Die Zeile verrät nicht, welche Stadt wie viele Einwohner hat. Dazu muss man sich schon die Reihenfolge der Städte aus Zeile 1 merken. Bei komplexeren Tabellen kann man sich leicht vorstellen, dass das Ganze unüberschaubar und damit beim Auslesen auch sehr fehleranfällig wird. Deswegen bietet der Screenreader Jaws die Möglichkeit an, in den "strukturierten Modus" zu wechseln (Tastenkombination vom Braillezeilenmodell abhängig - ist am besten über Jaws-Hilfe zum jeweiligen Braillezeilenmodell zu erfahren). Hier werden Informationen nur zu der Zelle gegeben, in der man sich gerade mit dem Cursor befindet. Die Informationen enthalten neben dem Inhalt der Zelle auch Informationen zum Ort und bei vorheriger Kenntlichmachung der Zeilenköpfe bzw. Spaltenköpfe auch diese Informationen. Nehmen wir in unserem Beispiel die Zelle, die 3.404.037 anzeigt. Auf der Braillezeile erscheint im strukturierten Modus die Information:

tbl1r2s2 3.404.037

Übersetzt heißt tbl1r2s2: Tabelle1 Reihe2 Spalte2: Also steht der Cursor in der Tabelle1 auf der Seite in deren 2. Spalte und 2. Reihe. Dazu muss man allerdings immer noch ein gutes Gedächtnis haben, um sich zu merken, welche Stadt in der 2. Spalte steht, um die Zahl richtig zuzuordnen.

Richtig gut wird es, wenn man Jaws beibringt, wo sich die Zeilenköpfe bzw. Spaltenköpfe der Tabelle befinden. Also in unserem Fall die Spalte 1 mit den Angaben Einwohner und Fläche bzw. die Reihe 1 mit den Namen der Städte. Wenn man dies einstellt (Genaueres siehe weiter unten), dann zeigt uns Jaws Folgendes an:

tbl1r2s2 Einwohner Berlin 3.404.037

PERFEKT!

Tabelle Formatieren

Spaltenbreite und Zeilenhöhe einstellen

Über das Register TABELLEN LAYOUT Gruppe ZELLENGRÖßE Menüpunkt TABELLENEIGENSCHAFTEN (kurz: [Alt]+[j][l],[o]) öffnet man das Dialogfenster TABELLENEIGENSCHAFTEN.

Dieses Dialogfenster besteht aus mehreren Registerkarten, die man mit [Strg]+[Shift]+[TAB] wechselt.

Höhe

Auf der Registerkarte ZEILE ([Alt]+[l]) kann man die Höhe einer Zeile einstellen. Dazu muss das Kontrollfeld HÖHE DEFINIEREN ([Alt]+[h] oder mehrmals [TAB]) aktiviert sein ([leer] aktiviert/deaktiviert das Kontollfeld). Im nebenstehenden Eingabefeld [TAB] gibt man die Höhe der Zeile in cm an. Unter ZEILENHÖHE ([Alt]+[z]) kann man in einer Ausklappliste zusätzlich einstellen, ob die Zeile MINDESTENS oder GENAU der Angabe entsprechen soll.

Breite

Auf der Registerkarte SPALTE ([Alt]+[s]) kann man die bevorzugte Breite einer Spalte einstellen. Dazu muss das Kontrollfeld BEVORZUGTE BREITE ([Alt]+[b]) aktiviert sein. Im nebenstehenden Eingabefeld [TAB] gibt man die Breite der Spalte in cm an.

Sehr praktisch, vor allem für blinde Nutzer, ist die Möglichkeit, die Einstellung der Breite der Spalten Word zu überlassen. Word stellt abhängig von den der Wort- und Textlänge in den einzelnen Zellen eine optimale Breite der Spalten ein. Minimum dabei ist die Länge des längsten Wortes in einer Spalte. Dazu stellt man den Cursor in die Tabelle und wählt im Register TABELLENTOOLS LAYOUT Gruppe ZELLENGRÖßE den Menüpunkt AUTOANPASSEN (kurz: [Alt]+[j][l],[f]) und wählt mit [AB] den Untermenüpunkt "Inhalt automatisch anpassen".

Wenn man nur ein besonders langes Wort in einer Spalte hat, kann man durch Trennen des Wortes mit einem Trennstrich verhindern, dass die gesamte Spalte nur wegen des einen Wortes entsprechend breit wird.

Umgekehrt kann man durch die Verwendung eines geschützten Leerzeichens ([Strg]+[Shift]+[leer]) statt eines normalen Leerzeichens zwischen zwei Wörtern die minimale Breite der Spalte auf die Breite der beiden, neben einander stehenden Worte erzwingen. Ein geschütztes Leerzeichen bewirkt, dass die beiden durch das geschützte Leerzeichen getrennten Worte immer in einer Zeile stehen.

Textausrichtung

Die horizontale Textausrichtung in einer Zelle lässt sich genauso einstellen, wie die Textausrichtung in normalem Text, also mit den Befehlen:

  • Linksbündig (STRG+L)
  • Rechtsbündig (STRG+R)
  • Zentriert (STRG+E)
  • Blocksatz (STRG+B)

In Zellen ist auch eine vertikale Ausrichtung möglich. Man kann einstellen, ob der Text oben, in der Mitte oder unten steht. Diese Einstellung macht sich besonders bemerkbar, wenn der Text nicht die gesamte Höhe der Zelle einnimmt. Dazu stellt man den Cursor in die zu formatierende Zelle, öffnet das Dialogfenster TABELLENEIGENSCHAFTEN (ALT,L,E) auf der Registerkarte ZELLE (ALT+E). Dort gibt es die Optionen zur vertikalen Ausrichtung:

  • OBEN (ALT+B)
  • ZENTRIERT (ALT+Z)
  • UNTEN (ALT+U) Von JAWS blockiert

Zellrahmen

Jede Zelle ist mit einem Rahmen umgeben. Das Aussehen des Rahmens kann man verändern. Dazu positioniert man entweder den Cursor in der Tabelle, wenn man die Veränderung auf die gesamte Tabelle anwenden möchte, oder markiert einzelne Zellen, wenn man die Veränderung nur auf diese bestimmten Zellen beziehen möchte.

Im schon bekannten Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG im Menü FORMAT / RAHMEN UND SCHATTIERUNG (ALT,T,R) kann man Linienart, Farbe, Breite etc. einstellen. Näheres zum Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG siehe dort. Der einzige Unterschied besteht in einer zusätzlichen Einstellung auf der Registerkarte RAHMEN (ALT+R). Hier findet man neben KONTUR (ALT+K), was den Rahmen um die gesamte Tabelle meint, die Einstellung GITTERNETZ (ALT+I), was auch die Begrenzungslinien zwischen den einzelnen Zellen meint. Standardmäßig ist nach dem Erstellen einer neuen Tabelle die Einstellung GITTERNETZ aktiv. Das heißt, dass sämtliche Begrenzungslinien der Tabelle als feine Linie gedruckt werden. Sehr häufig wird eine Tabelle jedoch auch als Möglichkeit verwendet, um Text auf einer Seite zu positionieren. In diesem Fall sind die Begrenzungslinien unerwünscht. Man wählt entsprechend als Einstellung für den Rahmen die Einstellung OHNE (ALT+H). Als Beispiel für ein Layout einer Seite durch eine unsichtbare Tabelle dient FAQ: Lebenslauf erstellen in diesem Wiki. Es beinhaltet das Erstellen eines tabellarischen Lebenslaufs für eine Bewerbung.

Zellschattierung

Zusätzlich zum Zellrahmen kann die gesamte Tabelle oder auch einzelne Zellen mit einem (farbigen) Schatten hinterlegt werden. Dazu positioniert man entweder den Cursor in der Tabelle, wenn man die Veränderung auf die gesamte Tabelle anwenden möchte, oder markiert einzelne Zellen, wenn man die Veränderung nur auf diese bestimmten Zellen beziehen möchte.

Im schon bekannten Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG im Menü FORMAT / RAHMEN UND SCHATTIERUNG (ALT,T,R) kann man auf der Registerkarte SCHATTIERUNG (ALT+C) die Farbe der Schattierung einstellen.

Tabellen umwandeln...

Tabelle in Text

Manchmal ist es hilfreich, eine Tabelle in einen normalen Text umzuwandeln. Diese Funktion bietet Word an. Die Begrenzung zwischen Zellen innerhalb einer Zeile wird durch ein zu definierendes Zeichen (z.B. :) kenntlich gemacht. Eine neue Zeile wird durch ein Absatzende-Zeichen kenntlich gemacht.

Vorgehen:

Um eine Tabelle in einen Text umzuwandeln, stellt man den Cursor in die Tabelle und wählt das Menü TABELLE / UMWANDELN / TABELLE IN TEXT (ALT,L,U,T). Im sich öffnenden Dialogfenster TABELLE IN TEXT UMWANDELN wählt man eine der Optionen TEXT TRENNEN DURCH:

  • ABSATZMARKEN (ALT+B): Trennt den Text zwischen den ursprünglichen Zellen durch ein Absatzende-Zeichen voneinander. Dadurch verliert man jedoch die Information, wo eine Zeile zu Ende ist.
  • TABSTOPPS (ALT+T): Trennt den Text zwischen den ursprünglichen Zellen durch ein Tabstopp-Zeichen voneinander.
  • SEMIKOLONS (ALT+S): Verwendet ein ; als Trennungszeichen zwischen den ursprünglichen Zellen.
  • ANDERE (ALT+A): Hier kann man im Eingabefeld selbst ein beliebiges Zeichen definieren.


Text in Tabelle

Umgekehrt funktioniert dies übrigens auch. Über das Menü TABELLE / UMWANDELN / TEXT IN TABELLE (ALT,L,U,X) kann man einen Text in eine Tabelle umwandeln. Dazu muss ein sich wiederholendes Zeichen im Text enthalten sein, welches die späteren Zellinhalte voneinander abtrennt. So kann beispielsweise der Text:

Deutschland : England : Frankreich : Spanien

eins: zwei: drei: vier

in eine Tabelle mit vier Spalten und zwei Zeilen umgewandelt werden. Dazu markiert man den umzuwandelnden Text, geht in das Menü TABELLE / UMWANDELN / TEXT IN TABELLE (ALT,L,U,X), wählt im Dialogfenster TEXT IN TABELLE UMWANDELN die SPALTENZAHL (ALT+Z) - in unserem Fall "4" - und die ZEILENZAHL - in unsrem Fall "2". Schließlich gibt man noch unter ANDERE (ALT+D) das Zeichen aus, welches im Text die späteren Zellinhalte voneinander abtrennt - in unserem Fall ":" . Mit EINGABE schließt man das Dialogfenster und bewirkt die Umwandlung.

Aufgabe

Erstelle eine sinnvolle Tabelle zu folgenden Ländern: Deutschland, Frankreich, USA, China und Indien. Die Tabelle sollte folgende Informationen enthalten: Fläche des Landes, Einwohnerzahl, Bruttoinlandsprodukt (BIP). Die Angaben sind bei Wikipedia zu recherchieren. Die Tabelle sollte so gestaltet sein, dass Jaws im Strukturierten Modus die Zeilentitel und Spaltentitel mit anzeigt.